ERP系统管理办法

1/13河北御捷车业有限公司ZY/IC-05ERP系统管理办法共13页版本：A编制审核批准发文号：实施日期：二〇一四年月日ERP系统管理办法2/13发文范围：□最高管理层□管理者代表□审计部□总经办□信息化中心□人力资源中心□工程商务中心□规划管理部□采购中心□财务中心□成控中心□质量中心□清河基地□齐河基地□生产管理中心□汽车研究院□营销中心□发动机事业部□动力系统事业部会签单会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期修订历史序号更改页码修订日期实施日期修订人1234567ERP系统管理办法3/131、目的为保证ERP系统的正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据及时、准确、规范、完整，根据ERP系统的运行特点，结合本公司的实际应用情况，特制定本办法。2、适用范围本办法适用于与ERP信息系统维护、使用相关的公司各部门、操作用户。3、定义3.1ERP:即公司资源计划系统(EnterpriseResourcePlanning),是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为公司决策层及部门提供决策运行手段的管理平台。3.2BOM:即物料清单(BillofMaterial)，描述产品零件、半成品和成品之间的关系。3.3MPS:即主生产计划（MasterProductionSchedule，MPS是闭环计划系统的一个部份。MPS的实质是保证销售规划和生产规划对规定的需求（需求什么，需求多少和什么时候需求）与所使用的资源取得一致。3.4MRP:即物料需求计划(MaterialRequirementPlanning)，MRP被设计并用于制造业库存管理信息处理的系统。3.5VMI:即供应商管理库存（VendorManagedInventory）是一种以用户和供应商双方都获得最低成本为目的，在一个共同的ERP系统管理办法4/13协议下由供应商管理库存，使库存管理得到持续地改进的合作性策略。4、职责4.1ERP业务使用组业务使用组包括营销中心（市场管理部、计划科、物流部、售后部）、采购中心、商务中心、财务中心、制造部、质量部、设备动力部、配套科、车业物流科、四大车间、动力系统事业部、发动机事业部。4.1.1营销中心市场管理部主要负责ERP系统中销售订单（整车）的录入工作，由计划科审核。同时，计划科负责在系统中录入销售预测单。营销中心物流部根据销售订单以及实际发车情况在系统中下推销售出库单。售后部主要是对整车销售后的配件索赔以及处理情况在ERP系统中录入。4.1.2采购中心主要负责非量产车型零部件的采购订单的录入工作以及跟踪订单的执行情况，但是需要注意的是在录入采购订单时采购模式的选择（普通采购、VMI采购），以及后期供应商配额比例的维护工作。4.1.3商务中心主要负责非生产类物料的采购工作，在采购模块中录入采购订单，以及跟踪订单的执行情况。ERP系统管理办法5/134.1.4车业制造部负责销售预测单进行MPS计算，根据MPS以及实际订单的变动情况手工录入每天的生产任务单。4.1.5车业四大车间统计员根据每天的生产任务单下推生成产品入库单，如与实际入库情况不符，则对产品入库单手工进行调整。除此之外，各车间统计员还要及时录入产品调拨单，由生产任务单下推生产领料单。4.1.6车业配套科主要负责对销售预测单进行MRP计算，再由计算出的采购申请单下推采购订单，同样要注意的是采购模式（普通采购、VMI采购）的选择，以后后期订单执行情况的跟踪。4.1.7车业物流科主要负责在系统中录入外购入库单，针对启用批次号管理以及质保期管理的物料需要维护相关字段。（对由质量部以及研究院提供的关重件的采购订单直接下推请检单）。除此之外，还要根据制造部录入的生产任务单以及BOM下推物料的调拨单。4.1.8质量部主要负责在系统中对外购关重件的请检单下推检验单并且进行审核，以便物流科在ERP系统中进行相应入库单据的录入。同时质量部还要负责各车间产成品质检工作的记录以及外购关重件属性的维护。ERP系统管理办法6/134.1.9设备动力部主要负责公司车间以及厂区设备的维护工作，并对设备的维修以及保养工作在ERP系统中进行记录。4.1.10发动机事业部以及动力系统事业部主要负责本事业部采购订单、外购入库单以及调拨单的录入工作。4.1.11财务中心主要负责ERP系统中对财务的一些参数和子系统进行使用和维护。主要包括：（1）在基本信息子系统中对科目信息、币别信息、金融机构、汇率、税籍信息、外购零部件的价格管理等基本参数进行维护；（2）负责在应收应付系统内，处理相关应收应付账务的处理，包括应付凭单、付款单，应收凭单、收款单等业务数据；（3）负责在自动分录系统中，对自动抛转的凭证进行设定；（4）负责在总账系统中对财务凭证、会计总账等财务数据进行处理和维护；（5）对财务的分析、统计的报表进行设置和维护。4.2ERP运维组运维组包括财务中心以及信息化中心。4.2.1信息化中心主要职责：4.2.1.1负责ERP系统的管理工作；2.1.1.2制定公司ERP管理系统的管理办法和规章制度；2.1.1.3负责系统硬件设备和软件的安装、维护ERP系统管理办法7/132.1.1.4负责系统数据修改、维护工作2.1.1.5负责系统运行过程中出现的各种问题解决和现场业务支持，包括系统的日常操作错误纠正、功能解释和最终用户正确使用指导，确保ERP系统的正常运行2.1.1.6负责系统故障记录和处理；2.1.1.7应急方案的实施指导，联系ERP软件售后部门，进行相关沟通，权限管理与维护；2.1.1.8组织和管理公司ERP管理有关人员的培训工作，向公司领导定期汇报ERP系统的运行状况。4.2.2财务中心主要职责：4.2.2.1对ERP用户的权限进行管理分配4.2.2.2对ERP系统数据进行备份管理5、程序5.1基础数据维护5.1.1物料数据维护流程ERP系统管理办法8/13业务运行物料代码使用物料代码是否存在业务部们查看物料替换对应表是否物料替换正确物料名称是否有变化结束查看物料替换表判断是否替换正确业务部门向信息化中心反馈结束信息化中心接收反馈情况并依据反馈进行处理是否需要新增物料向财务部和配套科发起新增物料流程并收集物料属性信息依据收集信息新增物料并维护物料属性新增的物料由财务成本材料会计进行确认审核结束是否需要物料更正由信息化中心发起更正流程由财务物流和配套科确认进行更正财务依据物料更正情况对库存进行调整结束新增原始帐套代码替换错误代码财务部物流部进行确认由物流或财务对物料的库存进行结转调整结束否否否结束否ERP系统管理办法9/135.1.2BOM数据维护流程配套科运行MRP并对计算出来的采购申请单进行验证验证是否合理和正确结束查找出不合理或错误的物料清单（BOM）并反馈到信息中心信息化中心依据反馈信息发起BOM变更流程，由研究院和制造部进行处理和反馈信息化中心依据反馈情况对BOM进行变更，由研究院，制造部和物流部进行确认结束物流部进行生产任务单下推调拨单并进行验证判断BOM的准确性验证是否合理和正确结束制造部进行生产扣料时对生成的扣料单进行验证判断BOM的准确性验证是否合理和正确结束ERP系统管理办法10/135.1.3VMI供应商以及VMI供应商仓库维护采购中心开发新供应商判断是否进行用后结算采购中心发起发起新增VMI供应商流程配套科和财务部进行确认信息化中心新增VMI供应商和对应的VMI仓库，并做关联启用原先新增供应商流程进行新增结束结束ERP系统管理办法11/135.1.4经销商名称更改流程销售管理部录入销售订单验证K3经销商信息与实际是否相符由销售管理部发起经销商变更或新增反馈到信息化中心信息化中心依据反馈向财务确认并在ERP系统中进行处理由销售管理部和财务确认结束结束ERP系统管理办法12/135.2系统管理5.2.1ERP系统软件、硬件安装工作由信息化中心负责具体执行。5.2.2各部门不得擅自使用ERP系统硬件设备开展其它无关业务。5.2.3用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序文件。5.2.4各用户不得使用安装有ERP软件系统的计算机终端安装其它与业务办公无关的软件。5.2.5信息化中心设立专人负责按照系统安全规定定期对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份，并对系统和数据库运行的全过程进行监控，保证系统安全运行和数据传递通畅。5.2.6ERP软、硬件系统管理员须遵守保密制度，严禁把自己的密码转告他人；不得泄露其他用户的密码，不得在网上操作超越自己权限的信息；不得用不正当手段、方法对模块进行修改。数据修改必须按规定程序执行并及时对数据库进行备份。5.2.7系统管理员和信息化中心有关工作人员要定期对服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。5.2.8ERP系统各相关部门都应指定专人对本单位的数据工作进行检查和维护。5.2.9系统用户在休假或因公外出时，必须将相关的工作内容授权其他用户负责完成，不得延误工作.ERP系统管理办法13/136、考核办法6.1ERP系统管理员在系统日常维护工作中因疏忽或怠慢工作进度，造成ERP系统故障无法及时解决、系统瘫痪等不正常现象，考核责任人50元/次；因日常检查、维护工作不到位，而影响系统出现重大问题，考核责任人100元/次。6.2未及时对物料编码进行维护而影响后续流程的，考核责任人20元/次；未及时维护BOM单、价格管理、供应商配额而影响后续流程无法进行的，考核责任人30元/次。6.3未按订单进行收发货及出入库确认，考核该责任人30元/次。6.4未及时录入发票或录入信息错误影响财务正常核算，考核责任人30元/次。6.5未按生产订单对应做入库的考核责任人30元/次，因入库不及时，导致系统库存信息失真或影响财务正常核算的考核30元/次。6.6要求整改的问题没有及时处理的一次扣责任部门主管100元/次、扣罚系统相关操作人员50元/次；