Excel2000快速教程

作者：曾庆祝一、Excel2000的特点与新功能Excel是一种功能强大的分析工具,能够在单一区域中建立电子表格,使用公式、函数对数据自动进行计算,快速地对大量数据进行排序、筛选、自动汇总等。Excel2000是该软件的最新版本,与以前版本相比较,Excel2000除了可与Office2000中的其他组件进行数据交换并完全兼容外,更具有Web的协作和信息共享特性,它丰富的分析工具和更高级的弹性和智能特性,将使你以更高的效率工作。·个性化界面设定：全新的个性化界面可让你只保留使用中最常用的、你喜欢的功能按钮。·剪切板功能大大加强：全新的剪贴板允许你将多达12项来自于不同应用程序的内容添加进去,并按你的需要选择粘贴。·拖放功能更简捷方便：可从浏览器复制表格式信息并拖放到Excel,这是转换和操作Web数据最快、最简单的方法。·提供了OfficeWeb组件：Excel2000使你能在使用浏览器的同时,使用Excel分析工具。·分析工具更加丰富：分析工具、新的Web组件和改进的数据库连接可以使你访问、分析、跟踪和响应变化中的信息。·数据透视表功能得到加强：Excel2000以多种方式对数据透视表视图进行改进,使你方便地创建具有专业外观的数据库风格报表。它还提供了查看和分析数据库信息的动态方法。·查询表中可应用公式：你可以在查询表中插入列,并应用公式和格式,当数据被刷新时,格式和分析仍被保留。这一新特性也适用于Web查询。·文本导入可刷新：Excel2000含可刷新的文本查询,可使你方便地更新文本信息源的数据,同时保持格式、公式等特性。·提供了工作簿组件：该组件使向Web浏览器传递交互式工作簿特性成为可能。你可以利用Excel公式计算数据,在计算中还可以引用Web页的其他元素。·列表自动填充简化了操作：新的“列表自动填充”自动地扩展列表的格式和公式,简化了操作步骤并确保其准确性。·绘制图表功能改进了格式：Excel2000中的绘图改进包括改进的格式(数据标志、多级分类轴和时间刻度标志、以及可定义的数值轴单位)和创建数据透视表视图的能力。·加强HTML文档支持：可以很容易地将Excel2000文件以HTML格式直接保存在Web服务器上,并选择是静态的还是交互式的HTML。同时还新增了在Web浏览器中查看工作簿数据的能力,在Excel中打开该HTML文件,图表的外观同Excel中的原始图表相同。·改进了Web查询：新的“Web查询”对话框可引导你完成将数据从Web页获取到Excel的整个过程,帮助用户创建查询文件。“Web查询”页可以按期自动刷新。·视图更加清晰。·提示型光标可帮你明确操作。·使用了2000年日期。·使用了欧元货币功能。二、Excel2000基本操作1.工作薄基本操作工作薄是Excel2000运算和存储数据的文件,每一个工作薄包含多个工作表,Excel2000是在单个工作薄文件中完成对多种类型的相关信息的管理的。(1)创建工作薄：选择“文件”菜单中的“新建”命令。若建一空白工作簿,单击“常用”选项卡,然后双击“工作簿”图标；如创建基于模板工作簿,单击“电子表格模板”选项卡或“自定义模板”选项卡,双击希望创建的工作簿类型。(2)打开工作薄：选择“文件”菜单的“打开”命令或单击“常用工具栏”的“打开”按钮,根据弹出的“打开”对话框,选择要打开的工作薄,然后单击“打开”按钮或双击需要打开的工作簿。可以一次打开多个工作薄。(3)查找工作薄：在“打开”对话框中,单击“工具”按钮右边的下箭头,选择“查找”命令,然后设置文件的非文本属性或是更高级的复合条件来搜索文件。(4)保存工作薄：为了保证以后还能利用已有数据,必须以文件形式将工作薄保存起来。①首次保存工作薄。方法为：从“文件”菜单中选择“保存”命令,或单击“保存”工具按钮；在“保存位置”框中,选择希望保存工作簿的驱动器和文件夹；在“文件名”框中键入为其命名的工作簿名称,然后单击“保存”按钮。②带口令保存工作薄。可以在保存时为其设置一个口令,以防止非法打开或修改。方法为：在保存文件的过程中,单击“工具”按钮右边的下箭头,选择“选项”按钮；在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入口令,单击“确定”按钮；在“确认密码”对话框中重新输入口令并按回车键；单击“保存”按钮。③设置在工作时自动保存工作簿。单击“工具”菜单中的“自动保存”命令；选中“自动保存时间间隔”复选框；在“分钟”框中,输入希望的时间间隔后按回车键。(5)保护工作薄：①打开工作簿时的“建议只读”方式。单击“文件”菜单中的“另存为”命令,然后单击“选项”按钮,选中“建议只读”复选框,再单击“确定”按钮,最后单击“保存”按钮。②将工作簿设置为只读属性。若将工作簿设置为只读,对工作簿的更改就不能保存在同一个工作簿文件中。不过,可用一不同的文件名或不同路径来保存新的工作簿版本。设置方法：在“资源管理器”窗口中,打开包含所需文件的驱动器或文件夹,单击其文件名,单击“文件”菜单中的“属性”命令,在“常规”选项卡中,选中“只读”复选框。③对整个工作簿的改动进行限制。选择“工具”菜单中的“保护”命令,单击其中的“保护工作簿”；若要保护工作簿的结构,请选中“结构”复选框,这样工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、隐藏、取消隐藏或重新命名,也不能插入新的工作表；为防止他人取消工作簿保护,可以键入密码,再单击“确定”按钮,然后在“重新输入密码”编辑框中再次键入同一密码。2.工作表基本操作工作表是工作薄的一部分,是Excel用来处理和存储数据的最主要的文档,俗称电子表格。(1)为工作表重命名：为了便于记忆和查找,可以给工作表sheet1、sheet2等重命名为容易记忆的名字,方法为：选择要改名的工作表,选择“格式”菜单中的“工作表”,单击“重命名”,这时工作表标签上的名字为反白显示,可直接在上进行重命名。(2)增加工作表数目：在“工具”菜单,单击“选项”命令,再单击“常规”选项卡,在“新工作薄内的工作表数”列表框中键入所需的工作表数目即可。若插入新工作表,选择“插入”菜单中“工作表”命令,即可在当前工作表之前插入一个新的工作表。(3)选定多个工作表：在Excel2000中,选定多个工作表可以创建或修改一组有类似作用和结构的工作表,从而可在多个工作表里同时插入、删除或编辑需要的内容。方法为：若选择一组相邻的工作表,可先选第一个表,按住Shift键,再单击最后一个表的标签；若选不相邻的工作表,要按住Ctrl键,依次单击要选择的每个表的标签。(4)移动和复制工作表：Excel2000不仅可以在一个工作薄里移动和复制工作表,还可以把表移动或复制到其它工作薄里。若要移动工作表,只需用鼠标单击要移动的表的标签,然后拖到新的位置。若要复制工作表,只需先选定工作表,按下Ctrl键,然后拖动表到新位置。(5)工作表的删除：选择“编辑”菜单中“删除工作表”命令,单击“确定”按钮。［注］删除的工作表不能恢复。(6)工作表的隐藏或显示：选定需要隐藏的工作表,在“格式”菜单上,指向“工作表”,再单击“隐藏”命令；要显示隐藏的工作表,可在“格式”菜单上,指向“工作表”,再单击“取消隐藏”命令,在“重新显示隐藏的工作表”列表框中,双击需要显示的被隐藏工作表的名称。(7)隐藏或显示行或列：选定需要隐藏的工作表的行或列,在“格式”菜单上,指向行或列,再单击“隐藏”命令。当要显示隐藏的行或列,选定其上方和下方的行(或左侧和右侧的列),在“格式”菜单上,指向“行”或“列”,再单击“取消隐藏”命令。(8)调整工作表的列宽或行高：将鼠标指针放在列或行标区分隔线处,按住鼠标左键拖动到合适位置,松开鼠标。(9)调整工作表的显示比例：在“显示比例”下拉列表框中单击选定所需的显示比例,或键入从10到400之间的数字便可改变显示大小。(10)为工作表添加文本框：Excel2000允许在工作表的任意地方设置文本框,这些文本框可以编辑和格式化文字,以生成美观的标题等而不影响工作表行和列的位置。方法为：①单击绘图工具栏中“文本框”按钮或“竖排文本框”按钮；②移动鼠标至要添加文本框的位置并单击；③在文本框闪烁的地方插入光标,这时就可以输入文字。(11)为工作表设置背景图案：单击要添加背景图案的工作表,选择“格式”菜单的“工作表”,单击“背景”。选择背景图案使用的图形文件,单击“打开”按钮。若要删除背景图案,将鼠标指针指到“格式”菜单的“工作表”,单击“背景”,单击“无”。(12)为工作表设置保护措施：为防止别人修改数据,可用以下方法保护工作表：①选择“工具”菜单中的“保护”命令,再选择“保护工作表”；②若选择保护活动工作表,选定要保护的“内容”、“对象”或者“方案”的选项；③在“口令”框里输入一个口令,注意口令区别字母的大小写；④按计算机的要求重输入这个口令,以确保口令正确；⑤单击“确定”按钮。3.单元格基本操作在Excel2000中,单元格是工作表的基本单元,所有对工作表的操作都是在对单元格操作的基础上进行的,因此必须掌握单元格的各项操作。(1)单元格的表示方法：单元格是按照单元格所在的行列位置来命名的,如单元格B6表示位于第6行B列交叉点上的单元格；如B6:D10表示一个从单元格B6到D10的区域。(2)为单元格命名：若有一个或几个单元格要经常使用,就应该给这些单元格起一个名字。方法1：a.选择要命名的单元格,选择“插入”菜单中“名称”,单击“定义”命令；b.在显示“定义名称”对话框里,在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字。方法2：选择要命名的单元格,单击位于编辑栏左侧的名称框,然后在名称框中输入一个名字。在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或小数点,名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。(3)设置单元格字体：选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本,单击“格式”工具栏中的“单元格”命令,在“字体”框中选择字体,在“字号”框中选择字体大小。若要在单元格中显示多行文字,方法为：选定要设置格式的单元格,在“格式”菜单中,先单击“单元格”命令,然后单击“对齐”选项卡,选中“自动换行”或“缩小字体填充”复选框。(4)设置单元格边框：选择要添加边框的所有单元格,单击“格式”菜单中的“单元格”命令,选择“边框”选项卡,然后单击所需的线型样式,再单击指示边界位置的按钮；若要更改已有边框的线型,选择“样式”框中新的线型,再单击“边框”下单元格图框中要更改的边框；若要设置含有旋转文本的选定单元格的样式,使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮,边框应用于单元格的边界,它会和文本旋转同样的角度。(5)设置单元格文本对齐方式：选择要设置文本对齐的单元格,单击“格式”菜单中的“单元格”,单击“对齐”标签,然后根据需要设置。(6)为单元格设置背景色：其方法为：a.选择要设置背景色的单元格,单击“格式”菜单中的“单元格”命令,然后单击“图案”选项卡；b.单击“单元格底纹”框,单击“图案”框,选择所需的图案样式和颜色。(7)输入单元格中数据：①数据输入选项的设置。选择“工具”菜单中的“选项”命令,弹出“选项”对话框,在单击“编辑”选项卡,然后可按图[520103a]表1进行设置。②输入数字、文字、日期或时间。选择单元格,键入数据并按Enter或Tab即可。如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分：例如,可以键入9/5/96或Jun-96。③输入公式。选择单元格,然后键入＝(等号),若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮,Excel2000将插入一个等号,接着输入公式内容后,按Enter键。［注］先选定一个区域,再键入公式,然后按Ctrl+Enter组合键,可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。④同时在多个单元格中输入相同数据。选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入相应数据,按Ctrl+Enter键即可。⑤同时在多张工作表中输入相同的数据。方法：选定需要输入数据的工作表,再选定需要输入数据的单元格或单元格区域,在第一个选定单元格中键入或编辑相应的