Excel2003教程(从入门到高手)

Excel简介及基本操作１、Excel是什么Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能！2、Excel的启动及界面介绍（１）、工作簿与工作表Excel会给新文件取名BOOK1，BOOK2，扩展名xls.一个工作簿中可以有多个工作表。例：中文系资产管理。单元格是由256列和65536行组成，我们看到的只是这个工作簿的一部分。列和行交差行成单元格，列由字母组成：ABCD……行由数字组成：12345……所在单元格的具体位置需要2个数据来表示。例：A5，B6。（２）、建立工作簿和工作表新建的工作簿提供3个工作表。插入工作表与工作表的改名移动与取名。3、文字和数据的输入特点选中单元格可直接进入了输入状态；或者双击单元格，光标出现在这个单元格中，也表示进入了输入状态。你会发现上面的“编辑栏”是也显示出刚才所写的文字，编辑栏中也可以输入内容。数字输入超过单元格长度时，Excel将自动使用科学计数法来表示输入的数字，例“123456789”表现为“1.2E+09”如果是输入文字，系统会自动识别为“字符”型，并将其靠左对齐。数字则向右对齐。如果要输入数字组成的字符串，像电话，邮编等，可以在输入项中添加“’”的方法，或将单元格改为字符型。４、自动填充功能Excel有自动填充功能：一些有一定规律的数字，相同的汉字，有规律的序列等都可以用自动填充的办法。例：12345，13579、ABCD,（输入3个以上有规律的数字，选中3个单元格，光标在左下角成“＋”时拖拉。如果是相同的数字或文字则选中一个单元格拖拉）自设自动填充序列：Excel可以增加自己需要的特殊的序列用来自动填充。方法是-----工具\选项\自定义序列\输入序列\添加\确定。5．选定单元格大部分选定与WORD中的表格一样。全选：在工作簿窗口与行号和列标的交汇处有一按钮，单击为选定整个工作表。名称框输入选定：在“名称框”中也可以用输入具体的单元格来表示。可以叫做“引用地址”。注意冒号“：”表示连续；逗号“，”表示断开。单是数字表示行，单是字母列，字母与数字表示矩形区域。“１：１”表示第１行整行的区域。“１：５”表示从第１行和第５行的连续５行构成的区域。“１：１，５：５”表示第１行和第５行不连续的２行构成的区域。“Ｆ：Ｆ”表示Ｆ列整列。（教材１４９Ｐ）“Ａ１：Ｃ３”表示一个以单元格Ａ１和单元格Ｃ３为顶角的矩形区域。“Ａ１，Ｃ３”表示一个Ａ１和Ｃ３两个单元格。“Ａ１：Ｃ３，Ｂ５：Ｄ８”表示两个不连续的矩形区域。二、简单计算及公式计算1、简单计算从“Excel举例.xls”“简单的计算”例子看，销售额等于零售单价乘以销售量。以这个例子我们看一看用Excel计算一个数据的方式。与我们平时的计算方式一样，只是我们不用数字计算而是用单元格来计算。这是为了更好地适应单元格数据的变化。我们先点击需要存入数据的单元格，输入“=”号。(这是一个约定，Excel将开端有“=”号的单元格看成是进入了公式计算)。然后点击计算的单元格，再输入符号(加减乘除，乘以*号表示，除以/号表示)，再点击第二个需要计算的单元格。回车以后有“=”号的单元格就出现了结果。例：“Excel举例.xls”中的“简单计算功能”。2、利用公式计算我们在Excel中可以根据计算的需要自己创建公式。重要区别：输入公式的时候，要以一个等号“＝”开头，这是输入公式与输入其他数据的重要区别。与平时我们计算相同之处：它也是按照我们平时的运算一样“从左到右”的次序，先乘除后加减。可以使用优先级，输入时要注意通过括号来改变运算的顺序。＝A1+B2/100,=(A1+B2)/100结果是不同的。与平时我们计算的不同之处：它是一种单元格与单元格之间的计算，不是数据与数据之间的计算。输入的步骤：先从放入计算结果的单元格开始，在放入结果的单元格中输入计算公式。然后才引用其他单元格，加上运算符。其他单元格可以用输入的方式也可以用鼠标点选的方式。算术运算符：包括加号（＋）、减号（－）、乘号（＊）、除号（/）、百分号（％）、和乘幂（＾）比较运算符不等于大于小于=大于等于=小于等于：区域运算符，联合运算符在计算的过程中我们会遇到有的单元格要连续，有的则要断开，怎样输入呢？同样，在这里冒号“：”表示连续；逗号“，”表示断开。（Excel举例.xls\不连续单元格的计算）公式单元格与其他单元格的不同：“工具”｜“选项”“视图”中“公式”打上勾可以让带有公式的单元格不以数据方式显示。（Excel举例：创建公式，例１，例２，例３，例4。）例：计算一下公式y=（3x+1）/2在x从1变化到20时y的值：我们首先需要考虑的是如何创建这个公式，经过思考我们在第一列中输入好1到20这些数，然后在B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到下面的单元格中，就可以得到计数后的直观的结果了。创建公式的关键在于你要想好怎么去创建这个公式，以及合理的使用单元格的引用。3、编辑公式公式和一般的数据一样可以进行编辑，编辑方式同编辑普通的数据一样，可以进行拷贝和粘贴。先选中一个含有公式的单元格，然后单击工具条上的复制按钮，再选中要复制到的单元格，单击工具条上的粘贴按钮，这个公式复制到下面的单元格中了，可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。例：（Excel举例.xls、自动填充式计算）其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的，只是要注意在有单元格引用的地方，无论使用什么方式在单元格中填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。4、自动填充式计算。我们利用公式可以进行自动填充计算。把鼠标放到有公式的单元格的右下角，鼠标变成黑色的十字时按下右键拖动，松开右键，Excel就自动计算出结果。如果你调整物品的单价或销售数量的话，销售额会自动进行调整。例：“Excel举例.xls”中的“简单计算功能”。5、相对引用和绝对引用如果我们要计算一些某些固定单元格的数值，我们就要用到“绝对引用”。什么是“绝对引用”？就是用某种符号让计算机每次计算时都能找到这个单元格的数值。比如，我们要计算前一份销售表中的“利润”我们知道“利润率”是30%，这个30%的“利润率”就是一个绝对引用的数据，因为，我们需要将所有的销售额乘以这个利润率，才能得到实际利润。例：Excel举例.xls相对引用和绝对引用例2看过例子后，我们知道在运用“绝对引用”时要注意两个问题：（1）首先我们要正确地确定哪个单元格是“绝对引用”的数值。知道它的行列位置。（2）我们应该加一个符号，让Excel在计算时能够找到这个单元格。这个符号就是“$”需要注意的是：“$”分别加入到“行”与“列”，例：“$a$4”。（3）在哪里加？在需要得到结果的单元格中的计算公式中。可以说，没有加“$”的引用，就是相对引用。三、单元格的格式设置格式设置大部分与WORD中的表格一样。我们重点介绍不同的地方。1、数字不同的格式单元格中的数据可以有不同的类型，如字符、数字、日期和时间等。不同的数值，不同的货币，分数等都只有通过设置来实现。方法是：格式\单元格\数字（Excel举例.xls\不同格式及保护）例：表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设置好了。我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式”按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一个“￥”符号。我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式：选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。2、对齐与合并我们可以让单元格中的数字或文本变成斜体。从单元格格式中对齐标签中拖动“文体方向。（操作示范）制作表头在这个标签中我们还可以选择单元格合并。我们通常在制作表头时需要用到合并单元格，例：“Excel举例”“自动求和…”表头。3、工作簿保护，工作表保护与数据打交道，常常需要保护数据。Excel提供工作簿保护，工作表保护。方法：工具\保护。选择工作簿保护或工作表保护或共享与保护（操作示范）工作簿保护主要保护的结构与窗口，对数据没有保护作用。工作表保护在保护工作表菜单有多种选项让保护者选择，只要是打上勾的选项就是不被保护的内容。如果所有选项都不打勾，所有选项都不能操作与改变。例：将“插入列，插入行”选中，在保护的工作表中我们还能进行插入列行的操作，反之，菜单将出现虚的，操作将不能进行。允许用户编辑区域在实际工作中，我们常常要与别的部门或其他单位合作协调，有一些数据需要别的部门来填写，但我们又不希望整个数据表格被改动，这样我们就可以设定某一区域给指定的用户修改。在“工具”｜“保护”｜下选择“允许用户编辑区域”新建一个区域，选定区域后可以设定一个密码，这时只要我们将工作表保护起来后，修改这个区域的人只要知道密码就可以改这一个区域。举例操作。共享保护则是创建一个可供多用户编辑的工作表，可以多人同时打开编辑。创建一个共享工作簿：1.创建一个可供多用户编辑的工作表，然后输入要提供的数据。如果要包括以下的功能，请将其添加到工作表中：合并单元格、条件格式、数据有效性、图表、图片、包含图形对象对象、超链接、方案、外边框、分类汇总、数据表、数据透视表、工作簿和工作表保护以及宏。在工作簿共享之后，不能更改这些功能。2.在“工具”菜单上，单击“共享工作簿”，再单击“编辑”选项卡。3.选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，再单击“确定”。4.出现提示时，保存工作簿。5.在“文件”菜单上，单击“另存为”命令，然后将工作簿保存在其他用户可以访问到的网络位置上。使用共享网络文件夹，不要使用Web服务器。6.请检查该工作簿与其他工作簿或文档的链接，确保链接没有破坏。使用不可用的功能因为MicrosoftExcel有一些功能在工作簿共享后只能查看或使用，而不能更改，所以在工作簿共享前应设置好这些功能。工作簿共享后，以下功能无法更改：合并单元格、条件格式、数据有效性、图表、图片、对象（包括图形对象）、超链接、方案、大纲、分类汇总、数据表格、数据透视表、工作簿和工作表保护以及宏。设置影响所有用户的设置在共享工作簿时，可自定义一些共享功能。例如，可决定是将跟踪修订记录的保留时间设置为默认的30天，还是更长或更短的一段时间。使用共享工作簿打开一个共享工作簿后，与使用常规工作簿一样，可在其中输入和更改数据。但是，还是有少许不同。查阅其他用户所作更改每次保存共享工作簿时，该工作簿就会按其他用户在您上次保存之后所做的修订进行更新。如果要打开共享工作簿以监视进程，则可在指定的时间间隔内让MicrosoftExcel自动更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。解决冲突在向共享工作簿保存更改时，正在编辑该工作簿的其他人员可能已经将自己的更改保存在了同一个单元格中。这种情况下就会产生修订冲突，这时将出现冲突解决对话框以便决定保存哪个人的更改。保存个人视图与设置Excel可保存共享工作簿的自定义视图（视图：视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。），其中包括已显示了哪张工作表以及缩放设置。默认情况下，视图包括任何一个筛选（筛选：只显示数据清单中满足条件的行。可用“自动筛选”命令显示与一个或多个指定值、计算值或条件相匹配的行。）和打印设置，或者您也可指定使用初始的筛选和打印设置。每次打开共享工作簿时，Excel均以个人视图显示工作簿，这样，每位用户都可拥有自己的设置。编辑共享工作簿1.前往保存共享工作簿（共享工作簿：允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所