EXCEL在财务管理中的应用第4章

KingLian第四章KingLian本章的学习目标了解会计凭证有关基本概念掌握如何建立会计科目表掌握修改和删除会计科目掌握如何建立会计凭证表KingLian一、会计凭证概述1.会计凭证的含义：•会计凭证就是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。任何单位，每发生一项经济业务，如现金的收付，物资的进出，往来款项的结算等等，经办业务的有关人员必须按照规定的程序和要求，认真填制会计凭证，记录经济业务发生或完成的日期、经济业务的内容，并在会计凭证上签名盖章，有的凭证还需要加盖公章，以对会计凭证的真实性和正确性负责任。一切会计凭证都必须经过有关人员的严格审核，只有经过审核无误的会计凭证才能做为登记账簿的依据。KingLian2.会计凭证的类型•按填制的程序及其在经济管理中的用途，分为原始凭证和记账凭证。•⑴原始凭证：指在经济业务发生时取得或填制的，用以证明经济业务的发生或完成等情况，并作为原始依据的会计凭证。如出差乘坐的车船票、采购材料的发货票、到仓库领料的领料单等。KingLian•⑵记账凭证：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而填制的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。在前面的章节中曾指出，在登记账簿之前，应按实际发生经济业务的内容编制会计分录，然后据以登记账簿，在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的。KingLian•由于原始凭证来自不同的单位，种类繁多，数量庞大，格式不一，不能清楚地表明应记入的会计科目的名称和方向。为了便于登记账簿，需要根据原始凭证反映的不同经济业务，加以归类和整理，填制具有统一格式的记账凭证，确定会计分录，并将相关的原始凭证附在后面。这样不仅可以简化记账工作、减少差错，而且有利于原始凭证的保管，便于对账和查账，提高会计工作质量。KingLian•原始凭证与记账凭证之间存在着密切的联系。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是根据原始凭证编制的。在实际工作中，原始凭证附在记账凭证后面，作为记账凭证的附件；记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明；原始凭证有时是登记明细账户的依据。KingLian3.原始凭证的填制原始凭证绝大部分不是由财会人员填制的，而是由有关单位或本单位有关业务人员填制的。但是，全部原始凭证都必须经过财会人员审核，才能登记入账。因此，财会人员不仅本身应掌握原始凭证的内容和填制方法，而且还要向有关业务人员说明原始凭证的重要作用，帮助他们掌握正确填制原始凭证的方法。KingLian原始凭证的内容•原始凭证的名称；•凭证的编号；•填制凭证的日期；•接受凭证单位名称（抬头人）与填制单位名称；•经济业务简要内容；•金额（单价、数量）；•有关人员（部门负责人、经办人员）的签名盖章。KingLian4.记账凭证的填制记账凭证必须具备以下基本内容：•（1）记账单位名称与填制单位名称；•（2）记账凭证的编号；•（3）记账凭证的日期；•（4）经济业务的内容摘要；•（5）会计科目（包括一级、二级和明细科目）的名称、记账方法和金额；•（6）所附原始凭证的张数；•（7）制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。KingLian二、会计科目表•在进行账务处理时，首先应建立会计科目表，即制定会计科目编号、科目名称。在制定中应按照《企业会计制度》中的规定进行。•可以直接在单元格中输入，也可以用记录单方式输入。KingLian1.建立会计科目表：•输入科目表名→输入科目名（字段名）→填写数据（选中科目名→数据→记录单→输入数据）KingLian•2.修改和删除会计科目•3.查询删除会计科目•4.美化会计科目表KingLian三、建立会计凭证表•在建立会计科目表后，应将企业日常发生的经济业务填写在记账凭证上。即建立并填写数据库表的过程。•建立步骤：①填写凭证表名②填写字段名③填写记录KingLian1.自动生成会计凭证编号：•通过CONCATENATE()函数可以生成以“年+月+日+当日序号”的凭证编号。•语法CONCATENATE(text1,text2,...)•Text1,text2,...为1到30个将要合并成单个文本项的文本项。这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。•说明:也可以用&（和号）运算符代替CONCATENATE函数实现文本项的合并。KingLian•例：•CONCATENATE(08,01,05,11)•结果为：08010511KingLian•步骤：①设置年、月、日、序号列单元格格式为文本②单击要生成凭证编号的单元格，单击函数选择文本类中的CONCATENATE()函数③输入文本列即年、月、日、序号所在列KingLianKingLian2.自动显示会计科目⑴VLOOKUP()函数：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。使用此函数时首先应对返回值列进行升序排列。•语法：•VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])KingLian•Lookup_value：为需要在数组第一列中查找的数值。可以为数值、引用或文本字符串。•Table_array：为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用。•Col_index_num：为table_array中待返回的匹配值的列序号。为1时，返回table_array第一列中的数值；为2，返回table_array第二列中的数值。•Range_lookup：为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。KingLian说明•如果函数VLOOKUP找不到lookup_value，且range_lookup为TRUE，则使用小于等于lookup_value的最大值。•如果lookup_value小于table_array第一列中的最小数值，函数VLOOKUP返回错误值#N/A。•如果函数VLOOKUP找不到lookup_value且range_lookup为FALSE，函数VLOOKUP返回错误值#N/A。KingLian第2列即B列在第1列即A列（见说明）KingLian•例：•VLOOKUP(G3,会计科目表!A3:B57,2,1)•即在会计科目表A3:B57中非精确查找与本表中G3单元格中数据相匹配的第二列数据。KingLian⑵IF函数•执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。•语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)•Logical_test:表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。•Value_if_true:logical_test为TRUE时返回的值。•Value_if_false:logical_test为FALSE时返回的值。KingLian•例1：•IF(32,”YES”,”NO”)•结果为：YES•例2：•IF(G3=,,VLOOKUP(G3,会计科目表!A3:B57,2,1))•表示如果G3单元格为空，则返回空值，否则返回VLOOKUP的函数值。KingLian四、数据筛选从数据中找出满足给定条件的数据，将符合条件的数据显示在工作表上。步骤：数据→筛选→自动筛选或高级筛选KingLian