excel的应用与优化及疑难问题解答

Excel应用﹒优化疑难问题与技巧详解安装与设置一、安装与设置：1、启动时自动打开某个工作薄：问题：由于经常在一个固定的工作薄里操作，因此，希望在启动excel2003时能够自动的直接打开该工作薄。方法：在“mirosoftoffice\office11”下可以找到xlstart文件夹，然后将要打开的工作薄图标移动到替补启动文件夹中。如果不想讲工作薄在其当前位置移动，则使用“文件”菜单的擦创建快捷方式”命令为工作薄创建快方式，然后将快捷方式移动到替补启动文件夹中。重启excel，即可完成该设置。（提示：如果要在启动excel时打开一组相关的工作薄，须将工作薄保存在工作区文件中，然后将工作区文件放到替补启动文件夹中。）2、启动excel时使用启动开关：问题：由于经常使用某一个工作薄，常希望能在开始菜单中直接打开该文件，该如何实现这样的目的？方法：首先在office11中找到excel的应用程序—excel.exe，右击，再单击“创建快捷方式”命令。用鼠标右击创建的快捷方式，选择“属性”，然后在“目标”框中输入开关路径（可以通过复制地址的方式将所需的路径进行复制粘贴），例如要打开“e:\新书工作应用\样本\档案管理.xls”则在“目标”框的路径后键入一个空格，然后键入地址。最后单击“确定”后，将快捷方式移至“开始”菜单中即可。3、更改默认文件格式：方法：单击“工具→选项”命令，再单击“1—2—3的帮助”选项卡。在“excel文件保存为”框中，单击所需的文件格式，（提示：设置了默认格式以后，所有新工作薄都将以默认格式保存，除非在“另存为”中另外设置指定的格式类型）4、可以将比较好的工作薄格式保存的时候保存为“模板”，这样以后使用的时候便可以直接拿来使用而无需重新设置格式。二、工作薄和工作技巧：1、为工作表标签添加颜色：便于更加直观的查找到所需要的工作表。（可以通过右击工作表找到，也可以“格式→工作表→工作表标签添加颜色”）2、更改单元格网格线的颜色：、经常面对灰色的工作表，很想有一些新鲜的感觉，因此希望更改表中单元格的网格线的颜色。（方法：首先选中需要更改颜色的工作表，然后单击“工具→选项→视图→窗口选项→网格线颜色”3、隐藏工作表：在一个工作表中，引用了另一个工作表中的数据之后，想把被引用的工作表隐藏起来，这些被引用的工作表有时只是为了工作薄中其他表的引用提供数据元素，因此在引用完成之后完全可以将其隐藏（方法：首先选定需要隐藏的工作表，然后单击“格式→工作表→隐藏”即可，如果想取消该隐藏，只需要“格式→工作表→取消隐藏”即可。如果有时“取消隐藏”无效，说明当前工作薄正处于防止更改结构的保护状态，需要撤销保护工作薄之后，才能正常显示工作表。（单击“工具→保护”命令，再单击其中的“撤销工作薄保护”命令。然后执行“格式→工作表→取消隐藏”命令即可显示被隐藏的工作表。）如何更改该默认工作表数量:问题:每次创建一个新的工作薄时,总是会产生三个工作表,事实上,我们只会用到一个,因此,我们需要设置默认的工作薄中的工作表数量.方法:在“工具→选项→常规”选项卡.在创建新工作薄是,在“新工作薄内的工作表数”框中,输入在创建新工作薄时要添加的默认工作表数.切换到全屏显示视图:问题:经常由于工作表中的数据太多而使得整个屏幕无论是纵向还是横向,都不能完全显示所有的数据,这样能够就需要频繁使用滚动条,有没有便捷的方法?方法:1、在“视图”菜单上单击“全屏显示”就会将所有的工作区之外的工具栏、菜单栏、状态栏等隐藏，而用这些控件显示数据。（如果想切换回普通视图，则在“全屏显示”工具栏上单击即可。）2、如果通过全屏显示还不能显示所有数据，还可以通过缩放显示范围来解决这个问题，则可以通过“显示比例”框中，单击所需的显示比例，来完成。同时显示多张工作薄或工作表：问题：有时需要频繁地在不同的工作薄中查找、摘录、引用数据，显得非常不便，如何才能同时将多张工作表或薄显示在同一个窗口？方法：打开需要同时显示的工作薄。如果在活动的工作薄中同时显示多张工作表，需单击“窗口”菜单上的“新建窗口”。切换至新的窗口，然后单击需要显示的工作表。对每张需要显示的工作表重复以上操作。继而在“窗口”菜单上，单击“重拍窗口”。再在弹出的对话框中的“排列方式”下单击所需的选项。（如果只是要同时显示活动工作薄中的工作表，则需要选中“当前活动工作薄的窗口”复选框）快速设定打印标题：问题：在平时工作中，由于表格比较长，经常需要分几页打印，这时需要将表头在每一页都复制一份，以便打印时能在每页的顶部出现标题行，这样不仅麻烦而且当每页内容发生变化时，还得重新调整排版，希望能自动生成这样的表头，求方法？方法：单击“文件→页面设置→工作表→顶端标题行”输入框右边的按钮，然后在工作表中将需要作为表头的一行或多行选中，然后单击“确定”即可。（如果表格很宽，可以分多页打印，选中“左端标题列”并选择列标题，可在每页中都打印列表头。）如何为单元格设置．．．．．．．．“．斜线”．．．：问题：有时，我们需要在表头中设置“斜线”效果，请问如何实现？方法：首先需要利用单元格中的分行。例如，在单元格中输入“性别”，这时如果按回车键，光标就会转到其他单元格中去，我们必须按住“alt”键的同时按回车键，光标才转到同一单元格的下一行。接着输入“姓名”，然后在“性别”前加入几个空格键。最后，选择单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”命令，在出现的对话框中选择“边框”标签，进行斜线的设置。如何为工作表加盖“公章”：问题：如何像打印文件上加盖公章一样，为excel工作表文件加盖数字“公章”?方法：首先我们来制作公章的图案，当然，把公章图案扫描到电脑中是最简单的方法。但如果没有扫描仪，也可以直接用excel制作。1、在绘图工具中选择“椭圆”工具，在按下shift键的同时在工作表中拖动鼠标，就可以得到一个圆形了。2、双击这个圆形，打开“设置自选图形格式”对话框，在“颜色与线条”选项中，选择“无填充颜色”但将线条设为红色、3磅。3、利用艺术字来制作公章中的圆形的文字，先输入艺术字内容，例如“leader出版公社”，然后填充颜色和线条颜色都用红色，把艺术字拖到圆形上方，在艺术字工具中选“艺术字形状→细上弯弧”，按住黄色的四方块往下拉，进行适当的调整，就可以做出公章里的圆弧形的文字了。4、按照同样的方法制作公章中的横文字。5、用“自选图形”的星形可以做出红五角星。然后把所有的内容放置到圆形中，然后进行调整。最后，按住shift键把组成公章的文字、图形全部徐昂上，执行哟偶见菜单中的“组合”命令，一个公章就做好了。6、接下来，我们把工作表另存为web页（即网页），然后在在其保存目录中找到files文件夹，就会得到公章的gif图片，它的背景是透明的。7、先把公章图性复制出来（复制的是另存为web页中的“加盖公章”图片），然后单击“工具→自定义”命令，选中“命令”选项卡，在“类别”栏中找到“宏”，在右边的“命令”栏里就会出现一项“自定义按钮”。用鼠标把这个笑脸图标拖到菜单栏或工具栏上，在笑脸图标上击右键，在弹出的菜单中把“命名”处的文字改为“加盖公章”。8、接下来单击“粘贴按钮图标”命令，就可以用刚才复制的公章图性来代替笑脸图标了。9、再单击“分配超级链接→插入图片”命令，然后在“请键入文件名称或web页名称”栏里输入公章图片的文件名及路径，然后按“确定”按钮返回。（这样以后在工作表中只要单击这个按钮，就会在页面上盖上一个鲜红的公章了。）自动创建序列目录：问题：我在写完一本书稿后，需要将D盘根目录下名为01.doc～10.doc的文件分别复制到《盘中的10个文件夹（目录名分别为“第一章～第十章”）中，请问有没有快捷的方法？方法：我们可以利用excel2003创建一个批处理文件，然后自动执行这个过程；1、打开一个excel的空白工作薄，在a1中输入md，然后利用填充柄将其复制到a2：a10中。2、在b1中输入“第一章”，然后利用填充柄将其按序列复制到b2：b10中，即形成从“第一章”到“第十章”的序列。3、单击“文件→保存”，在保存对话框中选择“保存类型”为“文本文件”命令，文件名为“md.bat”，即批处理文件，保存路径选择为《盘根目录。4、再新建一个excel文件，然后按照前面的方法，在a1：a10中形成“copyD：\01.doc”到“copyD:\10.doc”序列，在b1：b10中填充，“第一章”到“第十章”5、按照同样的方法保存为“copy.bat”。6、推出excel。先执行刚才保存的文件“md.bat”，你会发现系统自动创建了“第一章”到“第十章”目录。7、再执行“copy.bat”，即可把d盘中的文件分别复制到各自的目录中。如何使序号保持不变：问题：在我的工作表中有一列是序号，由于排序等原因，对表格进行了调整，但是序号全乱了，要是手动一个一个该序号是在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？方法：如果序号是不随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作excel表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，例如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏（在取消隐藏时要同时选取与被隐藏的列相邻的多个列，再单击右键进行取消隐藏），这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。快速选取特定区域：使用f5键就可以快速选取特定区域。再出现的对话框中的“引用”位置输入需要选取的区域。数据操作技巧：创建数据表的一些原则：1)数据结构的设计：将相似项置于同一列，在设计数据结构时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。2)使区域独立：在工作表的数据区域和其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，在执行排序、帅选或插入自动汇总等操作时，这将有利于excel检测和选择区域。3)将关键数据置于区域的顶部或底部：一定要避免将关键数据放到区域的左右两侧，因为这些数据在筛选区域时可能会被隐藏。4)显示行和列：在更改区域之前，要确保隐藏的行货列都显示出来，如果区域中的行和列未显示出来，则数据可能会被意外删除。关于自定义填充序列：当不希望重复输入一组已经在工作表中输入过的文本时，则可以通过创建自定义序列的方式来完成。在创建完自定义序列后只需拖拉鼠标即可得到所要的序列内容。方法：首先，如果已经输入了将要作为填充序列的列表，则选定工作表中相应的数据区域。单击“工具→选项”命令，再单击“自定义序列”选项卡。再单击“导入”即可。如果要键入新的序列列表，则选择“自定义序列”列表框中的哦“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按回车键，整个程序完毕后单击添加。解决共享工作薄修订冲突：问题：当我对一个共享工作薄进行修订时，为何显示一个“解决冲突”的对话框？方法：1)在“解决冲突”对话框中，可看到有关每一次修订及其他用户所造成的修订冲突的信息。2)若要保留自己的修订或其他人的修订并转到下一个修订冲突上，则单击“接受本用户”或“接受其他用户”。若要保留自己的所有剩余修订或所有其他用户的修订，则单击“全部接收本用户”或“全部接受其他用户”。3)若要使自己的修订覆盖所有其他用户的修订，而且不再看到“解决冲突”对话框，则关闭此功能。a)单击“工具→共享工作薄”命令，然后单击“高级”选项卡。b)单击“选用正在保存的修订”。单击确定即可。4)若要查看自己或其他人如何解决以前的冲突，可在冲突日志工作表中查看这些信息。a)单击“工具→修订”命令，再单击“突出显示修订”。b)在“时间”框中，单击“全部”。c)清楚“修订人”和“位置”复选框。d)选中“在新工作表上显示修订”复选框，在单击确定按钮。e)在“冲突日志工作表”上，滚动到右边以查看“操作类型”和“操作失败”。（保留的修订冲突在“操作类型”列有“成功”字样。“操作失败”列中的行号用于标识记录有未保存的修订冲突信息的行，包括任何删除的数据。覆盖了数据或编辑内容：问题：如果在修订共享工作薄时，某个用户覆盖了数据或者其他用户的修订内容，有没有办法恢