GZZD-19-2008(A)-公司文件格式要求

GZZD-19-2008(A/0)《公司文件格式要求》浙江某某管业有限公司公司文件格式要求1目的因公司涉及多厂区、多部门，各类文件又没有固定格式，由于不同人员操作而产生了多个版本。为加强管理，现对公司内文件的格式进行规定。2适用范围适用所有某某公司文件，包括公文、记录表单和对外宣传用印刷品。3要求统一使用方正字体。4公司商标使用说明4.1经中国商标局注册的商标如下图，注册颜色为黑色。（说明：企业可自行更换颜色以宣传用）4.2经中国商标局受理的商标如下图，登记颜色为黑色，一般外贸用。4.3某某所有公司使用彩色的商标，见下图，颜色为墨兰色加红色。墨蓝色的色谱值：CMYK（C:100M:80Y:0K:60）；RGB（R:16G:32B:68）红色的色谱值：CMYK（C:0M:100Y:100K:0）；RGB（R:218G:37B:29）4.4商标使用要完整（显示“○R或○TM”），下图所示不得使用：5公司名称字样说明5.1一般对外宣传用，公司中文名称字体同公司厂牌（铜字）：行楷，字体大小不固定，根据实际情况编排。GZZD-19-2008(A/0)《公司文件格式要求》例：浙江某某管业有限公司上海某某管业制造有限公司瑞安市某某管业有限公司温州某某贸易有限公司5.2一般对外宣传用，公司英文名称字体：TimeNewRoman，加粗。（电脑里若有方正字库，可以选标宋，下同。）例：ZHEJIANGFEITINGPIPECO.,LTD.5.3代表所有某某公司用字见下图：“某某管业”中文字体：方正综艺简体。英文字体：ＡrialBlack。6公司常用公文格式说明公司所有公文或记录均属于文件系统内。6.1常用公文种类（根据《现代应用写作》结合公司实际而定）：●通知：是发布规章、传达要求、任免和聘用干部等需公司内部人员周知的一种公文。●通报：是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的一种公文。●报告：向上级领导汇报工作，反映情况，答复上级领导的询问的一种公文。“报告”不得夹带请示事项。●请示：向上级领导请求批示、批准的一种公文（一事一请）。●意见：对重要问题提出见解和处理办法，意见不分上下级。●函：不相隶属的平级部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，以请求批准和答复审批事宜的一种公文，分去函和复函。●会议纪要：是记载和传达会议情况和议定事项的一种公文。6.2公文体现形式：红头文件和非红头文件。●红头文件：用于公司制订的规章制度、人事任免、重大事情的通知、通报等。●非红头文件：用于公司日常事务的通知、通告等以上所列公文。6.3红头文件格式要求6.3.1用纸规格：A4。6.3.2“页面设置”中设置：GZZD-19-2008(A/0)《公司文件格式要求》●上边距：2.5cm±0.1cm●下边距：2.0cm±0.1cm●页脚：1.5cm±0.1cm●左右边距最小为：2.5cm±0.1cm6.3.3红头内容：公司名称加“文件”。字体：大标宋。颜色：红色。字体大小：（字体大小可在格式栏里直接输入数字。）●“浙江某某管业有限公司文件”字体大小：40；缩放比例：90%。●“温州某某贸易有限公司文件”字体大小：40；缩放比例：90%。●“瑞安市某某管业有限公司文件”字体大小：38；缩放比例：90%。●“上海某某管业制造有限公司文件”字体大小：38；缩放比例：85%。●“某某管业董事会文件”字体大小：40；缩放比例：100%；字间距加宽：3磅。6.3.4发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。字体：三号仿宋体字。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用全角括号“［］”括入（“序号”不编为001，且不能在“序号”前加“第”字）。例：“某某办［2009］1号”“某某董［2009］1号”6.3.5红色版线中间印制一颗红色五角星（字体大小：小二号）。6.3.6标题：如“关于*******”●标题字体：标宋。字体大小：至少二号，居中，标题需多行排时要做到词意完整。若是试行的，则在标题紧接下一行标“（试行）”，仿宋小二号。●标题位于红色版线下空1行（空行大小：三号）。6.3.7正文：标题下空1行，用小三号仿宋体字，每自然段首行左空2字。●正文结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。●特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调GZZD-19-2008(A/0)《公司文件格式要求》整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。6.3.8附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用小三号仿宋体字标识“附件一”，后标全角冒号和名称。6.3.9成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。6.3.10印章：印章是公文的生效标识，印章用红色，骑年盖月。6.3.11主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字。6.3.12抄报和抄送：抄报是向上级领导，抄送是向平级或下级部门。送阅机关间用逗号隔开，有换行时与冒号后的字对齐；在最后标句号。6.3.13红头文件模板电子文件见附件1：6.4通知、通告、会议纪要格式要求：6.4.1用纸规格：A4。6.4.2“页面设置”中设置：●上边距：2.5cm±0.1cm●下边距：2.0cm±0.1cm●页脚：1.5cm±0.1cm●左右边距最小为：2.5cm±0.1cm6.4.3抬头内容：公司名称+文件。字体：大标宋。颜色：黑色。大小：小初。抬头内容下加一直线。6.4.4标题字体：黑体。大小：至少二号。6.4.5会议纪要正文（具体可根据内容排版）：字体：五号宋体。行距：单倍行距，段前段后：0.5行。会议纪要模板电子文件见附件2：6.4.6通知和通告正文（具体可根据内容排版）：字体：宋体。GZZD-19-2008(A/0)《公司文件格式要求》大小：至少四号。通知通告模板电子文件见：6.5报告、请示、函等公文的格式页面设置同上。标题：黑体；大小至少二号。正文：宋体，至少三号。7公司记录表单抬头格式说明7.1用纸大小：一般用A4，小记录如工序完成日报表单可用A5。具体根据实际情况而定。7.2A4“页面设置”中设置（一般情况下，具体根据内容再进行调整）：●上边距：2.5cm±0.1cm●下边距：2.0cm±0.1cm●页脚：1.5cm±0.1cm●左右边距最小为：2.1cm±0.1cm7.3记录表单抬头一般格式要求：7.3.1一般需提交给客户或供方，如交工文件或询报价表单等，其抬头格式如下：●单位名称（中文）：行楷；二号字体；字间距：2磅。●单位名称（英文）：TimesNewRoman，加粗；三号字体。●记录名称（中文）：标宋，小二号字体。记录名称下设备“双线下划丝”，一般为公司内部用。●记录名称（英文）：TimesNewRoman，加粗；小三号字体。●说明：记录中采用彩色商标，不代表必须打印成彩色，下同。是否同时放中英文，由归口部门自行决定。例:浙江某某管业有限公司ZHEJIANGFEITINGPIPECO.,LTD.产品质量证明书GZZD-19-2008(A/0)《公司文件格式要求》MILLTESTCERTIFICATE编号：RZBB-03A×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××7.3.2某某所有公司内通用的记录表单，其抬头格式：●“某某管业”字体：方正综艺简体，小二号字体。●“FEITINGPIPE”字体：ArialBlack；大小：13.5。●记录名称（中文）：标宋，小二号字体（一般其文字下加双横线）例：热处理过程监控记录编号：RSCB-16-8公司常用记录模板随着企业发展，将逐一固化各种记录模板。8.1国内用传真模板电子文件见附录4：8.2外贸用传真模板电子文件见附录5：8.3国内用采购合同模板电子文件见附录6：8.4国内用销售合同模板电子文件见附录7：8.5外贸销售合同模板电子文件见附录8：