Excel2007教程导入数据与链接数据库

斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。当缺一不可时，一就是一切-1-Excel工作簿连接（导入）外部数据的方法MicrosoftOfficeExcel连接外部数据的主要好处是可以在Excel中定期分析此数据，而不用重复复制数据，复制操作不仅耗时而且容易出错。连接到外部数据之后，还可以自动刷新（或更新）来自原始数据源的Excel工作簿，而不论该数据源是否用新信息进行了更新。安全性您的计算机可能禁用与外部数据的连接。若要在打开工作簿时连接到数据，必须通过使用“信任中心”栏或者将工作簿放在受信任位置来启用数据连接。1.在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“现有连接”。将显示“现有连接”对话框。2.在该对话框顶部的“显示”下拉列表中，执行下列操作之一：若要显示所有连接，请单击“所有连接”。这是默认选项。若要只显示最近使用的连接的列表，请单击“此工作簿中的连接”。此列表是从以下连接创建的：已经定义的连接、使用数据连接向导的“选择数据源”对话框创建的连接或者以前在该对话框中选择的连接。若要只显示计算机上可用的连接，请单击“此计算机的连接文件”。此列表是从通常存储在“我的文档”中的“我的数据源”文件夹创建的。若要只显示网络上可访问连接文件的可用连接，请单击“网络的连接文件”。此列表是从MicrosoftOfficeSharePointServer2007网站上的ExcelServices数据连接库(DCL)创建的。DCL是MicrosoftOfficeSharePointServices2007网站上的一个文档库，其中包含一个Office数据连接(ODC)文件(.odc)的集合。DCL通常由网站管理员设置，网站管理员还可以将SharePoint网站配置为在“外部连接”对话框中显示此DCL中的ODC文件。有关详细信息，请参阅OfficeSharePointServer2007管理中心帮助。如果没有看到所需的连接，则可以单击“浏览更多”以显示“选取数据源”对话框，然后单击“新建源”启动数据连接向导，从而创建连接。3.注释如果从“网络的连接文件”或“此计算机上的连接文件”类别中选择连接，则连接文件将作为新工作簿连接复制到工作簿中，然后将用作新连接信息。4.选择所需的连接，然后单击“打开”。将显示“导入数据”对话框。5.在“请选择该数据在工作簿中的显示方式”下，执行下列操作之一：o若要创建表以进行简单排序和筛选，请单击“表”。o若要创建数据透视表以通过聚合及合计数据来汇总大量数据，请单击“数据透视表”。o若要创建数据透视表和数据透视图以可视地汇总数据，请单击“数据透视图和数据透视表”。o若要将所选连接存储在工作簿中以便今后使用，请单击“仅创建连接”。斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。当缺一不可时，一就是一切-2-使用此选项将选定的连接存储到工作簿中以备后用。例如，如果要连接到联机分析处理(OLAP)多维数据集数据源，而且打算通过使用“转换为公式”命令（在“选项”选项卡上的“工具”组中，单击“OLAP工具”）将数据透视表单元格转换为工作表公式，则可以使用此选项，因为不必保存数据透视表。6.注释这些选项并非对于所有类型的数据连接（包括文本、Web查询和XML）都可用。7.在“数据的放置位置”下，执行下列操作之一：o若要将数据透视表或数据透视图放在现有的工作表中，请选择“现有工作表”，然后键入要放置数据透视表的单元格区域的第一个单元格。也可以单击“压缩对话框”以临时隐藏对话框，在工作表上选择单元格以后，再按“展开对话框”。8.若要将数据透视表放在新工作表中，并以单元格A1为起始位置，请单击“新建工作表”。9.或者，可以通过以下方法来更改连接属性：单击“属性”、在“连接属性”、“外部数据区域”或“XML映射属性”对话框中进行更改，然后单击“确定”。Excel和Access间复制、导入和导出数据在MicrosoftOfficeAccess和MicrosoftOfficeExcel之间存在多种交换数据的方法。·若要将Access中的数据装入Excel，可以从Access数据表中复制数据并粘贴到Excel工作表中，从Excel工作表连接到Access数据库，或者将Access数据导出到Excel工作表中。·若要将Excel中的数据装入Access，可以从Excel工作表复制数据并粘贴到Access数据表中，将Excel工作表导入Access表中，或者从Access表链接到Excel工作表。注释·“导入”一词在Excel和Access中的意义各不相同。在Excel中，导入指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在Access中，导入则指将数据装入Access中一次，但不建立数据连接。·您不能将Excel工作簿保存为Access数据库。Excel和Access都不提供利用Excel数据创建Access数据库的功能。在Excel中使用Access数据斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。当缺一不可时，一就是一切-3-如果数据在Access中，但您希望在Excel中使用这些数据：操作：交换的性质：将Access数据复制到Excel中临时将Access数据导出到Excel定期从Excel连接到Access数据永久在Access中使用Excel数据如果数据在Excel中，但您希望在Access中使用这些数据：操作：交换的性质：将Excel数据复制到Access中临时将Excel数据导入到Access定期从Access链接到Excel数据永久Excel中使用Access数据您可能想在Excel工作簿中使用Access数据，以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局的灵活性或其他一些Access中不可用的功能。将Access数据复制到Excel中您可以从Access的数据表视图复制数据，然后将数据粘贴到Excel工作表中。1.启动Access，然后打开包含要复制的记录的表、查询或窗体。2.在“起始页”选项卡上单击“视图”，然后单击“数据表视图”。3.选择要复制的记录。如果要选择特定列，请在相邻的列标题之间拖动。4.在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。5.启动Excel，然后打开要在其中粘贴数据的工作表。6.单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。若要确保复制的记录不替换现有记录，请确保工作表中您单击的单元格的下方和右方不存在数据。7.在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。将Access数据导出到Excel通过使用Access中的“导出向导”，可以将一个Access数据库对象（如表、查询或窗体）或视图中选择的记录导出到Excel工作表中。您在执行导出操作时，可以保存详细信息以备将来使用，甚至还可以制定计划，让导出操作按指定时间间隔自动运行。下面是需要将数据从Access导出到Excel的常见情形：·您的部门或工作组在处理数据时既使用Access也使用Excel。您在Access数据库中存储数据，但使用Excel来分析数据和分发分析结果。您的小组目前在需要时将数据导出到Excel，但您想让这个过程更加高效一些。·您多数时间都在使用Access，但您的经理更愿意在Excel中查看报表。您要按固定时间间隔将数据复制到Excel中，但您想自动完成这个过程以便节省您自己的时间。有关将数据从Access导出到Excel的详细信息，请参阅Access“帮助”系统。从Excel连接到Access数据斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。当缺一不可时，一就是一切-4-若要将可刷新的Access数据装入Excel中，您可以创建一个到Access数据库的连接，这个连接通常存储在Office数据连接文件(.odc)中，并检索表或查询中的所有数据。连接到Access数据的主要好处是：您可以在Excel中定期分析这些数据，而不需要从Access反复复制或导出数据。连接到Access数据后，当原始Access数据库使用新信息更新时，您还可以自动刷新（或更新）包含该数据库中的数据的Excel工作簿。例如，您可能想更新每月分发的Excel预算摘要报表以使其包含当月数据。1.单击要存放Access数据库中的数据的单元格。2.在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自Access”。3.在“查找范围”列表中，找到并双击要导入的Access数据库。在“选取数据源”对话框中，单击要导入的表或查询，然后单击“确定”。4.在“导入数据”对话框中，执行以下操作：在“选择数据显示方式”下，执行下列操作之一：5.若要以表（表：关于特定主题的一组数据的集合，以记录（行）和字段（列）的形式存储。）的形式查看数据，请选择“表”。6.若要以数据透视表（数据透视表：一种交互的、交叉制表的Excel报表，用于对多种来源（包括Excel的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）的形式查看数据，请选择“数据透视表”。7.若要以数据透视图（数据透视图报表：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。）和数据透视表的形式查看数据，请选择“数据透视图和数据透视表”。8.或者单击“属性”为导入的数据设置刷新、格式和布局选项，然后单击“确定”。9.在“数据的放置位置:”下，执行下列操作之一：10.若要将数据返回到选择的位置，请单击“现有工作表”。11.若要将数据返回到新工作表的左上角，请单击“新建工作表”。12.单击“确定”。Excel将外部数据区域放在您指定的位置。在Access中使用Excel数据您可能想在Access数据库中使用Excel数据，以便利用Access的数据管理、安全或多用户功能。Access中有许多有用的功能，对于使用Excel数据的用户来说其中有两个功能尤为有用：·报表如果您熟悉Access报表的设计，并且想以此类报表的形式汇总和组织Excel数据，则可创建Access报表。例如，您可以创建更灵活的报表，例如分组和摘要报表、打印的标签和图形报表。·窗体如果您想使用窗体查找或显示Excel中的数据，则可创建Access窗体。例如，您可以创建一个Access窗体以与工作表中的列顺序不同的顺序显示字段，或者以更方便的方式在一屏中查看较长的行数据。有关使用Access窗体和报表的详细信息，请参阅Access“帮助”系统。将Excel数据复制到Access中您可以在Excel的工作表视图中复制数据，然后将数据粘贴到Access数据表中。注释如果您将工作表中多个字段的数据粘贴到一个数据表中，请确保这些列与要复制的数据的顺序匹配。将多个字段中的数据粘贴到一个窗体中时，Access将数据粘贴到与源字段同名的字段中，无论它们在窗体中的顺序如何。如果您要复制的数据包含目标窗体中不存在的字段，则Access会询问您是否仅粘贴名称匹配的字段。如果不存在名称匹配的字段，则Access会根据目标窗体的选项卡顺序粘贴字段，此顺序可能不是所需的顺序。如果源字段名称与目标字段名称不同，您可能需要将数据粘贴到数据表而不是窗体中。1.启动Excel，然后打开包含要复制的数据的工作表。2.选择要复制的行。斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。当缺一不可时，一就是一切-5-3.在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。4.启动Access，然后打开要在其中粘贴行的表、查询或窗体。5.在“数据表”选项卡上，单击“视图”，然后单击“数据表视图”。6.请执行下列操作之一：若要替换记录，请选择这些记录，然后在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。7.若要将数据作为新记录追加，请在“起始页”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“编辑”菜单上的“粘贴追加”。将Excel数据导入到Access若要将Excel中的数据存储到Access数据库中，并且此后在Access中使用和维护这些数据，您可以导入这些数据。导入数据时，Access会在新表或现有表中