K3ERP系统作业流程及岗位责任管理制度

K/3ERP系统作业流程及岗位责任管理制度摘要:第一章总则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称K/3ERP）系统的管理，特制定本制度。第二条K/3ERP系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条K/3ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI目标考核第一章总则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称K/3ERP）系统的管理，特制定本制度。第二条K/3ERP系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条K/3ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI目标考核体系。第四条我司ERP系统分为系统设置管理、销售管理、采购管理、仓存管理、车间生产管理、计划管理、财务管理七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：模块职能部门关键用户数据输入员数据审核员系统设置管理工程部工程部经理资料组文员资料组组长销售管理生管部生管部主管销售数据处理员生管部主管采购管理采购部采购部主管采购单据处理员采购部主管仓存管理物流部物流部主管仓库数据管理员物流部主管车间管理生产部生产部经理生产流程控制员生产部经理计划管理生管部生管部主管计划管理员生管部主管任务管理员财务管理财务部财务部主管总账管理员财务部主管成本管理员存货核算员应收管理员应付管理员固定资产管理员系统维护IT部IT部经理/系统工程师第五条ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工程师及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。其中项目领导小组由副总经理任组长，各部门经理组成项目领导小组，对项目的实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统实施成功提供保障。ERP系统工程师（项目经理）负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障，提供系统二次开发；第六条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。第十二条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。第二章岗位说明第十三条系统设置管理模块（工程部）（一）系统设置管理模块—工程部经理主要职责：1、负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性的设置总体方案；2、审核并签字确认本模块所有作为K/3系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、单位换算系统文件等；3、负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等；4、对于物料数据表中的物料属性（自制、外购）、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料BOM表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；5、分配、指导、监督物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误及时指导纠正；6、协助做好KPI考核工作；（二）、系统设置数据--资料组组长1、负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM层次设置方案和工艺路线、生产损耗，并提供给系统设置数据管理员执行；2、负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个工作日内收集数据并提供给系统数据管理员输入、修改数据；（三）、系统设置管理--资料组文员主要职责：1、负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；2、负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数；3、不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；4、保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；5、当收到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；6、负责根据系统数据提供员签发的BOM层次设置方案和工艺路线文件，设置物料清单，及依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；；7、保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并以系统中改变后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门；8、负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据；9、新产品的完整父BOM和子BOM在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在四个小时内完成录入确认工作，并列印受控；K/3工作流程：1、收到系统数据提供员提供的各类基础数据——录入K/3系统——本人检查确认——反馈给数据提供人员审核确认——列印受控2、系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、物料名称、详细的物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制件来源、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线、检验方式、检验方案等；3、系统提供员提供的物料BOM单必须结构完整，最底层子项物料必须为外购件，自制件物料必须有一个或以上BOM存在，物料父BOM和子BOM相嵌套.内容包括：版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等；4、系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监督职能，因系统数据提供员的资料不完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否则责任自己承担；系统业务功能名称：基础资料——物料、计量单位、BOM维护、工程变更合作部门：生管计划部、生产部、物流部、品质部、财务部第十四条销售管理模块（生产管理部）（一）、销售管理模块—生管部主管主要职责：1、负责制定客户编码、操作人员的工作分配；2、制定、发布、完善销售管理基础数据，增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程图；3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料、运输提前期文件等；4、如有特殊情况或订单变更时，应及时通知销售订单处理员；5、指导、监督销售数据管理员、销售订单处理员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；6、跟踪销售订单执行情况，如有错误及时指导纠正；（二）、销售数据管理员主要职责：1、负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等基础资料的输入、更新；2、根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销售订单；3、每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部，不能因自己的工作延误影响财务的出货对帐；4、如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；5、保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；6、跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部主管；K/3工作流程：1、收到部门主管提供的销售单——销售订单K/3系统录入——本人检查确认——反馈给部门主管审核确认——列印交财务——通知下层用户；2、审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控人员处理；系统业务功能名称：基础资料——客户、销售订单处理合作部门：工程部、财务部第十五条计划管理模块（生产管理部）（一）、计划数据管理员(——)主要职责：1、负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据的系统设定；2、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；3、负责依据部门主管签发的月生产计划、产品生产的优先顺序、物料库存情况制定合理的采购申请单，并在当天通知采购部门；4、负责定期运行MRP物料需求运算，可以每两个工作日进行一次，计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误的，如发现问题必须马上向工程部门、销售数据管理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进行MRP运算；5、计划有变动时，及时调整并维护、重运行MRP物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式的文字通知；6、当收到下游采购部、生产任务管理员反馈的运算单据错误质疑通知后，有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；系统业务功能名称：物料需求计划——方案设置、物料需求计划——MRP计算、采购管理——采购申请；合作部门：工程部、物流部、采购部（二）、生产任务管理员；（——）主要职责：1、根据计划数据管理员MRP计算生成的生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；2、当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；3、负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作；4、发现上游MRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决5、因产品BOM错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产投料单，必须通知工程部门在一个小时内立即更新；系统业务功能名称：生产任务管理——生产任务单、生产任务管理——生产投料单合作部门：工程部、生产管理部K/3工作流程：1、每个工作日检查上游销售订单及对应物料BOM是否正确，然后对其作MRP运算——调整审核生成的采购申请单——通知采购部门；2、检查生成的生产任务单——调整并下达生产任务单——维护审核生产投料单——列印生产投料单——通知物流部门备料；第十六条采购管理模块（采购部）（一）、采购管理模块--采购部主管主要职责：1、负责制定采购合同、委外加工合同、以及供应商编码原则；2、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；3、负责制定、完善本模块各项业务操作流程，包括正常采购、采购退货，编写流程图；4、提供供应商编码文件给采购订单处理员，供应商编码、税率等发生改变时，应及时通知采购订单处理员。5、分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查供应商数据、采购订单、委外加工单的正确性，发现错误及时指导纠正；6、追踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；7、协助做好KPI考核工作。（二）、采购订单处理员主要职责：1、负责根据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据；2、对于新增加供应商应根据编码原则进行编码，确保编码的一致性、统一性；3、负责根据采购申请确定的采购订单输入、修改、列印、以及传送物流财务部门；4、当日交采购订单、委外加工单给物流出入库控制员，不能因自己的延误影响物流物料的收发；5、跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和委外加工单应及时关闭；6、如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应及时通知生产管理配合解决