OA办公自动化系统运行管理办法

Q/LT内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准Q/LT201505—2011代替Q/OA办公自动化系统运行管理办法2011-11-11发布2011-11-11实施内蒙古兰太实业股份有限公司发布Q/LT201505—20111OA办公自动化系统运行管理办法1目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。2适用范围本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。3工作流程及职责3.1用户帐号注册各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。3.2个人表单流程设置3.2.1按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。3.2.2员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。3.2.3年度目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。3.2.4各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。3.3公文流程设置3.3.1发文流程3.3.1.1公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。3.3.1.2各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。3.3.2收文流程3.3.2.1公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。Q/LT201505—201123.3.2.2公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。3.3.3归档公文借阅流程3.3.3.1归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。3.3.3.2档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。3.4新闻发布流程3.4.1新闻的发布范围是全体OA系统用户。3.4.2各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。3.4.3新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。3.5公告发布流程3.5.1对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。3.5.2各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。3.5.3各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。3.6文档管理授权3.6.1OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。3.6.2各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。4系统管理要求4.1用户帐号信息管理4.1.1各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。4.1.2用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。4.2协同管理4.2.1待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）4.2.2已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）4.2.3各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。Q/LT201505—201134.3目标卡归档各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。4.4公文归档4.4.1各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。4.4.2总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。4.5新闻发布要求4.5.1新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）4.5.2各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。4.5.3所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。4.6公告发布要求4.6.1公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。4.6.2公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）4.6.3各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。4.6.4所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。4.7讨论管理4.7.1讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。4.7.2禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。4.7.3所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。4.8系统日常维护兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。4.9安全及保密管理4.9.1OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。4.9.2任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。Q/LT201505—201144.9.3各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。4.9.4凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。4.10登陆管理4.10.1OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。4.10.2为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。5检查考核OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行，OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。6附则6.1本办法由兰太企业管理中心归口和起草。6.2本办法自发布之日起执行。_________________________________