lw002论图书馆的内部机制

１论图书馆的内部机制王春田（石家庄铁道学院图书馆石家庄050043）（摘要）文章针对图书馆在深化改革和现代化建设过程中必须着重认识和解决的内部机制问题，从基本概念入手，论述了机制的普遍性、层次性、作用的双向性、相生（克）性等四个主要特征。最后提出了转换机制的基本原则。（关键词）图书馆管理机制（分类号）G25现代化设备的广泛应用，使图书馆的管理手段产生了飞跃，管理水平和工作效率明显提高。然而，有些图书馆虽然硬件设施并不落后，自动化，网络化建设也比较先进，但仍不同程度地存在着人心涣散、动力不足、纪律松弛、秩序一般、效率不高、服务被动等现象，影响了图书馆职能的发挥、地位的巩固、形象的优化、乃至生存和发展。究其原因主要是管理水平滞后，内部机制不合理、不完善、不科学造成的。为了使图书馆的全面建设健康快速发展，在搞好自动化和网络化建设的同时必须高度重视深化内部管理改革，转换内部机制，实行现代科学管理的问题。本文拟对图书馆的内部机制谈点管窥之见，以供指教与商榷。1、机制的概念机制亦称机理，原指机器的构造和动作原理，生物学和医学上的机制指某种生物之所以具有某种功能的内在工作方式，包括有关生物结构组成部分的相互关系，以及各种变化过程的物理、化学性质和相互联系（1）。对“机制”概念的广泛应用是改革开放以来的事。随着社会全面改革的发展和深化，人们认识到改革必须标本兼治，重在治本，从机制上解决根本问题。于是“机制”一词也变得炙手可热，谈改革必言“机制”，写文章也常涉及“机制”。诸如管理机制、决策机制、执行机制、反馈机制、调节机制、动力机制、激励机制、制约机制、协调机制、生存机制、发展机制、生命机制、工作机制、分配机制、考核机制、聘任机制、竞争机制、评比机制、民主机制、监督机制、市场机制、运行机制、心理机制、生理机制……２这一方面说明机制广泛地存在于许多事物（系统）之中，存在于系统的各层次（子系统）之中；另一方面说明机制是决定事物发生、发展、变化的“本原”和内部条件，任何问题要想从根本上得以解决都须在机制上下功夫、用气力。正如一个人得了肾结石，外科医生用手术取出结石或用超声波碎石排出体外，虽然也治了“病”，但由于没有从生理代谢机制上解决问题，结石还有可能再度形成。笔者认为，机制是事物发展变化的本源和条件的总和。在一定的外部条件下或当其变化时，事物的内部机制决定着事物的存在和发展，是事物“生存和发展的最根本的东西”。（2）从哲学意义上讲，机制就是事物内部和外部的各种关系的总和。图书馆的内部机制就是其内部各种关系的总和。它决定图书馆的生机和活力，各种职能的发挥，工作效率的高低，适应环境变化能力的强弱，图书馆的整体风貌，乃至图书馆的建设和发展。2、机制的特性认识图书馆的内部机制必须认识其特性。只有认识了它的特性，才能更深刻地了解它，并在管理、业务、技术、思想等各项工作的实践中正确把握和充分运用这种认识，在现有条件基础上发挥人的主观能动性，推动图书馆事业的发展。2.1普遍性图书馆内部机制的普遍性有三层含义：一是机制普遍地存在于图书馆这个系统之中，存在于各个子系统及其变化之中，存在于子系统之间的联系之中，存在于构成图书馆的各个要素之中和要素之间，以及要素的构成方式之中，存在于管理方式之中，存在于各项业务活动和研究活动之中。总之，图书馆内凡有物质运动就有机制的存在并发生着特定的作用。就是在馆员的精神领域或在精神与物质之间也存在着特定的机制。二是机制本身也在发展变化、产生或消亡。图书馆人既是管理的主体又是管理的客体，通过管理改革可以强化或弱化某种关系乃至新建或消除某种关系。如针对个别馆员因工作马虎、粗心造成业务工作差错的问题，除加强教育增强责任心、强化培训促使其养成严谨细致的行为习惯外，我们采取了部门内任何人做的任何一项工作的质量考核结果（质量分数），均代表该部门该项工作的总体质量情况的措施，并以制度形式确定下来，与业绩酬劳的分配挂钩，效果明显。其机制就是在原来关系基础上又建立了业务工作与馆员、馆员与部门之间的新关系，形成了新的矛３盾运动。就馆员而言，在新的关系条件下心理压力的强度和性质发生了变化，情感更丰富了，需要的层次提高了（保证工作不出差错不仅是个体的需要，也是群体的需要），行为动机和责任心更强烈了。（3）三是图书馆这种社会机构在其产生、发展过程中，从它出现时起就有机制起作用，一旦这种机制弱化到难以适应环境的变化或机制消亡时，图书馆也就消亡了。就某个馆而言，这种情况早已发生。2.2层次性（系统性）机制的层次性是与客观事物的层次性相统一的。客观事物在总体上，在各个组成部分（子系统）及更深层次的组成部分（孙子系统）中都有机制在起作用。各个宏观机制和不同层次的微观机制构成了复杂的机制体系。机制层次性的第一个含义是指有全局性的高层次机制，如图书馆的生存机制、发展机制；也有某个部分、方面、要素的机制，如馆员工作的动力机制，包括利益的分配方式、教育方式、奖惩方式等等；还有决定某个单一功能或某个具体事物（某项具体工作、某个人）的微观机制，如某项业务工作的考核方式、评价方式等。一般来说，图书馆任何一项功能都不是单一机制起作用，而是多个机制形成的“合力”在起作用。有的起主要作用，有的起辅助作用，有的则是起调节作用。这是层次性的第二个含义。例如：为读者提供一本急需的书，是个简单的过程。管理员为读者“找”书，（或为书找读者），则有多种机制起作用。仅从工作动力来看，主要机制是劳动的量和质的评价方式、劳动报酬的分配方式；在此基础上馆员的思想水平、道德境界、责任感、事业心也是动力之源；此外还有部门领导、同志们及读者的制约作用。第三个含义是指某种机制由更深一层的机制决定，或者说机制之中还有机制。例如竞争本身是一种机制，通过竞争优胜劣汰或互相促进，推动系统的优化和发展。但是要解决竞争中的公平、公正、合理的问题，防止不正当不公平的现象，又需要研究解决更深层的机制问题。例如在实行聘任制的管理方式时，竞争机制的引入是实现优化组合的强有力措施。但是为了确保用人得当、人尽其才、人才互补、优化组合，就须在赋予部主任有适当的用人决定权的同时，给其他人一定的民主参与、民主监督权；聘任过程中，要公开岗位的职责、权利、工作要求，进行公开答辩、必要的考核或民主评议，一定范围内的民主预选，并有馆领导、职工代表参与协调、监督。这样虽然不可能做到完全彻底意义上的用人得当、组合优化，但可以从机制上基本保证做到竞争的相对公平合理，达到优化组合的目４的。图书馆内的各种机制形成机制体系，这些体系构成了整个机制系统。系统中的各机制既相对独立又相互结合、渗透、影响，共同起作用。所以管理改革在某种意义上就是如何构建优化的机制系统问题。2.3双向性任何一种机制的作用都不是单一的。对某项工作、某种功能而言，某一机制的作用是多方面的、利弊皆存的。以图书馆的决策为例，实行馆长负责制，馆长个人有权拍板决策，便于馆长集中行使权力，统一领导，有利于决断和执行，防止议而不决或环节过多而贻误时机；有利于增强馆长的责任心，防止因无人负责和承担责任而造成损失；有利于充分发挥馆长的积极性、创造性和潜能……但是也容易引发忽视民主或民主不够充分、决策失当乃至失误、以及独断专行等弊端。所以必须配合以民主管理制度和监督制度，处理好馆长负责制与坚持党组织的政治核心作用的关系，馆长决策与职工当家作主的关系，充分发挥各级管理骨干与全体职工参与决策的辅助作用。再如，我馆实行定额管理后，极大地激发了馆员劳动积极性，许多工作以前是“要我干”，实行定额后变成了“我要干”、抢着干。但是由于对图书馆的各种不同性质的劳动的价值评价是个正在研究尚未完全解决的系统工程，人们认识事物的出发点和视角（立场和观点）又存在差别，故而不同性质的劳动之间、不同岗位之间、部门之间出现了相互攀比的问题；两人或多人共同完成的工作每人各占多少份额的问题；同一工作部门中许多工作被其他同事“抢”着干了、自己可干的工作少了的问题（“吃不饱”）；做不计工作量或无法计量的工作如社会工作或临时性工作（没有量化）积极性不高的问题等等。在一定程度上耗损了馆员的精力，影响了心理状态和工作热情。总之，机制的作用是双向的，而且是有一定的局限的。为了达到一定的管理目标，必须有多个机制互相配合，这是管理改革中应十分注意的问题。2.4相生（克）性当任何一种机制处于机制体系之中时，必然与其它机制发生联系，从而影响系统的运行状态。其中有的起强化作用，有的起弱化作用；有的对系统运行有利，有的则相反。前者可称为互补性或相５生性，后者为相克性，统称为相生（克）性。例如我馆在馆员与读者之间原有的服务关系和管理关系基础上，又建立起读者量与馆员业绩量之间的一致关系，即读者量增多馆员的业绩量也增多，读者给馆员带来的不仅是工作量和精力付出的增加，而且带来了劳动效益的增加，结果使馆员的服务由被动向主动转化。但是这种机制对严格管理的作用却很小，甚至使管理关系弱化。再如为了改善服务态度，我们设立了“馆长信箱”，收集读者的各种意见；设立了“读者意见簿”，了解读者的各种需求，包括对馆员服务质量和态度的反映。这种机制对促进馆员的“微笑服务”提高服务水平有利，但同样也对管理关系产生弱化的效应。再如，馆员与文献之间有管理关系，文献是管理客体，也是馆员为读者服务的主要载体。开架文献量增加，馆员的劳动和精力付出随之增加，故过去馆员往往将过刊下架收集起来放到内部蜂窝架中准备装订。这样给读者借阅造成不便，文献利用率也不高。当建立起开架文献量（读者自由拿取阅览的文献量）与馆员业绩量之间的联系后，馆员便主动将库里蜂窝架上的当年下架过刊全部取出放到开架阅览的期刊架上。这种机制对读者与文献间的供求关系有利,但对读者与文献间可能发生的非“法”占有、毁损关系，也起到了“提供方便”的作用。为强化馆员与读者和文献间的管理和保护关系，我们把文献管理情况如丢失率、破损率、乱架率等等，读者管理情况如阅览秩序、文明状况等都作为考核中评价业绩的质的因素之一，同时加强了日常的检查，对读者的意见也认真地进行实事求是的分析，防止偏听偏信，效果很好。总之各种机制之间的联系是客观存在的，在管理工作中不可顾此失彼，要用系统论的方法统筹兼顾，通盘考虑。3．转换机制的原则认识机制的上述主要特征完全是为了机制的优化。机制的优化是图书馆改革的根本问题，否则就难以适应信息时代图书馆建设和发展的步伐，改革就无法深化。一般来说，人的言行是人的本质的外在表现，是以人为中心的各种关系相互作用的结果。优化机制简而言之就是对图书馆原有的各种关系进行实事求是地分析和评价，继续维系、强化那些有利于正确言行导向，起积极作用的关系；“切除”不利的和起消极作用的关系；增建新的能有效地引导和约束人们言行向积极正确方向转化的关系。总之，转换机制可归结为怎样建立一个优化的“关系体系”６的问题。转换机制可从改革管理体制、管理方式（包括现代化的管理手段和工具的使用）入手，以解决动力机制为主要突破口，并从院情馆情出发，采取多种多样的方式方法。主要应遵循以下几个原则：3.1坚持宗旨转换机制的根本宗旨是最大限度的满足读者的需要，即在现有的物质技术条件基础上，通过机制的转换充分发挥个体潜能，优化群体结构，增强群体功能，创造条件为读者提供最大限度的文献和信息，低耗高效地实现知识的交流。鲜明而正确的宗旨是使改革沿着正确方向健康发展的保证。在机制转换的全过程中，从总体规划到具体方案、制度、措施、方法等的酝酿、策划、制定、实施、调整，都必须始终立足于宗旨的落实，任何具有偏离宗旨倾向的机制都不可取。3.2形成合力任何科学的管理都要靠“合力”，即善于建立和运用多种关系，形成有利于发挥全馆整体功能，有利于实现目标、落实宗旨的合力。首先在图书馆的各部门各要素间要建立起有机的联系，并通过相互作用形成结合力强、运作协调的统一体。否则，各自处于相互割裂或比较松散的状态，机制就不健全，合力就弱。特别要注意着力建立起对图书馆的总体目标的共同追求机制，把总目标与各部门、各岗位的分目标统一起来，使总目标充分体现在分目标之中。例如建立采访部门定期到流通、阅览部门进行调研的制度，