aeon系统介绍

理念与技术融合的档案利用新工具——本特利历史图书馆AEON系统介绍2015年5月10日至30日，作为中青年档案干部，笔者参加了由国家档案局组织的第八期中青年档案业务人员赴美档案专业培训代表团，访问了密歇根大学本特利历史图书馆和美国国家档案与文件管理局。在密歇根大学本特利历史图书馆的培训课程上，馆员MattAdair向我们介绍了该馆于2015年新上线的AEON系统。Matt介绍说，这套系统最初是为大学图书馆所设计，后经过改造引入档案行业，目前全美有多家大学档案馆已经开始使用这套系统。为适应该系统的上线，本特利历史图书馆甚至还对馆内、线上利用流程进行了调整，以期更好的发挥AEON系统的效用。在此之前，本特利历史图书馆由MIRLYN、FindingAids等软件系统支撑的档案检索利用系统已经相当成熟，为何还要引入一套新的系统呢？这套系统究竟有何神奇之处能让本特利历史图书馆下定决心调整沿用多年的利用流程？这引起了笔者强烈的好奇。通过查阅Atlas公司（AEON系统软件生产商）网站发布的产品资料，以及通过在本特利历史图书馆进行实际查档体验，观看馆员对该系统后台操作演示，可以发现AEON的功能主要包含以下几个方面：1.便捷的在线预约、在线查档功能。利用者可通过AEON系统，进行远程在线注册，填写个人信息、联系方式等资料，而不必等待亲身来到馆内利用前台，填写传统的纸质申请表单。AEON系统具备从MIRLYN、FindingAids等档案目录检索系统直接定位档案、文件的能力，利用者可以在到馆之前就检索到所需档案文件，进行在线的利用预约，馆内工作人员则可提前从库房为利用者准备好这些档案。如果利用者不能亲自到本特利历史图书馆，还可通过该系统的邮件借阅功能，由馆员代为获取所需档案的数字化副本并发送到利用者邮箱。AEON系统所具有的这些特点大大提高了本特利历史图书馆的前台接待、档案借阅效率以及利用者的用户体验，与美国档案界以人为本的档案理念一脉相承。而在此之前，尽管本特利历史图书馆网站可以提供周到详尽的服务。但是只是停留在目录阶段和外围信息的状态，想要获得实质内容，还是要亲自到本特利历史图书馆来，或通过其他方式与本特利的工作人员取得直接的联系。12.新颖的利用大厅管理功能。AEON系统这项功能让人印象深刻，它使得档案馆管理人员甚至不用起身对利用大厅进行巡查，就对目前利用大厅的座位占用情况、档案调阅情况、大厅内利用者情况了如指掌，档案利用专家（利用大厅内专职为利用者提供馆内资源情况、查档系统、利用方式介绍和帮助的专门人员，类似银行大堂经理）更可根据这些情况，1谈本特利历史图书馆的利用工作，朱亚玲，档案管理，2007年第3期了解到哪些利用者可能需要帮助。有趣的是，该功能还让本特利历史图书馆获得了一项特殊的能力：VIP用户自动预警。由于美国的档案征集、档案管理经费募集主要来自于捐赠，一旦系统内已经标识的VIP用户（如潜在的档案捐赠者、费用提供者）出现在利用大厅并登录系统，该系统可自动提醒馆长、档案征集谈判专家等在第一时间到场迎接，提高VIP用户满意度的同时，也大大提高了开展档案征集、经费募捐工作的成功率。AEON系统定制化管理器界面3.灵活的定制化管理等功能，具备高度可定制的工作流管理。如上图所示，AEON系统为档案系统管理员提供了细致灵活的借阅利用流程定制工具，可对该系统与其他系统的数据接口进行配置，对用户注册流程进行设置，对邮件查阅收发模版进行设计，对检索、调阅、利用流程进行定制，对档案目录推荐结果展示方式进行调整。此外管理员还可使用这个定制化管理器自行制作数据统计报表和图形，定制文件批处理等功能。AEON系统甚至还提供了档案复制收费的定制功能，由管理员设计好收费环节，利用者可直接通过AEON在线完成付费。所有设计更改过程，都有详尽的历史记录，可随时查看、回滚。4.强劲的用户使用模式记录、数据挖掘、数据分析报告平台，支持第三方查询工具对其进行调用。AEON系统对用户登录那一刻起，就开始记录其每一步操作数据，并设计了一系列报表、工具对这些数据进行统计分析。这使得该系统具备了强大的用户行为数据收集和分析能力，而这一能力若在基于纸质表单的利用流程下，其实现难度是无法想象的。基于这些收集起来的数据，本特利档案馆可以了解到，哪些档案利用率最高，需要优先进行数字化；哪些方面的关键字被检索最多，借此可以调整档案资源的征集方向；哪些时段将是查档高峰期，需要预先调配好档案资源和人力；哪些档案利用者没有查到却可能会感兴趣，需要在页面上向其推荐等等。笔者认为，这项功能是AEON系统最激动人心，最具有划时代意义的设计。在大数据时代的背景下，日积月累的这些数据本身就是一笔宝藏。今后对这笔宝藏的挖掘、分析，将给未来的档案利用带来无限的想象空间。5.完整的利用过程审计功能。得益于AEON系统对各项操作数据的完整记录，管理者可以通过该系统可以了解到每一个利用者的档案利用记录，他曾经借阅、复制过哪些档案，目前正在利用哪些档案，一目了然；该功能也同时为利用者查看自身的调阅记录提供了便利。管理者借此还能了解到任意一份档案当前的状态，可轻易知晓这份档案是在库、正在出库、被调阅、是否归还、特定利用者的使用时间、其他利用者是否有更多副本可以借阅。这项功能不但使得档案管理人员能更好的了解档案利用和库存情况，更为档案安全提供了可靠的保障，档案错位、丢失、被窃等现象大大减少。6.除上面提到的功能之外，AEON系统还允许多用户之间进行多个文件、档案的协同工作，以支持诸如档案展览、教学会议等活动。概括起来说，AEON系统是一套用户注册预约及工作流管理系统，该系统主要工作在档案管理系统的后台，与本特利历史图书馆现有的MIRLYN、FindingAids目录查询等系统完美对接。利用者几乎察觉不到它的存在，却可以在地球上任何地方、任何时间完成在线注册、预约查档以及通过邮件获取档案。本特利历史图书馆也可借助AEON强大的功能，实现对利用全过程的掌控，获取到与利用相关的详细数据，并以此为起点，开启在大数据时代档案行业的数据原始积累。