ERP系统管理办法

第1页ERP系统管理办法（试行）根据北方公司ERP项目管理要求，为规范各部门使用BFS++和SAP系统，充分发挥管理软件的各项先进功能，确保生产物资需求计划的顺利提交，提高工作效率，制定本办法。本办法自下发之日起执行。本办法适用于上都发电有限责任公司。1．物资需求计划填报1．1填报要求：1．1．1物资描述必须正确完整齐全，必须遵循“自下而上”原则—即物资名称务必要先“零部件，后设备”，物资名称、型号两者对应关系要始终保持一致。1．1．2通用物资（材料类）名称、规格型号按国标或电力行业标准填报，具体参照北方公司物资管理软件（查重软件）数据库即《800集团层》和《北方电力公司物资明细填写标准（试行）》，单位统一按照《SAP计量单位对照表》对应填写。1．1．3非通用物资（机电类、备品备件）必须注明所属专业、主设备名称、规格、型号、图号、材质、用途等内容；具体参照北方公司物资管理软件（查重软件）数据库即《800集团层》和《北方电力公司物资明细填写标准（试行）》，单位统一按照《SAP计量单位对照表》对应填写。1．1．4要求各部门物资需求计划提报人员必须掌握物资材料规范化提报申请编码的方法和北方公司物资管理软件（查重软件）的使用方第2页法，上报材料计划必须通过北方公司物资管理软件（查重软件）提报新增数据，并严格按照要求进行查重、分类、编码。1．1．5新增主数据维护时间控制在3个工作日以内。生产主数据维护人员在1个工作日内完成数据查重、分类工作，北方公司主数据维护人员在2个工作日内完成数据查重、分类编码工作。1．2考核指标1．2．1月度新增数据合格率小于95％，每次考核提报部门50元。1．2．2月度新增数据提报重复率大于5％，每次考核提报部门50元。1．2．3数据不合格被生产主数据维护员驳回后不做核实修改补充，重复提交，每次考核提报部门50元。1．2．4生产主数据维护人员在1个工作日内未完成数据查重、分类工作，每次考核50元。2．物资需求计划提报、审批2．1提报、审批要求：2．1．1要求各部门物资需求计划提报人员保持相对稳定，认真学习BFS++系统使用方法，准确填写需求计划类型、成本中心等内容，提高物资需求计划的准确性。2．1．2部门提报人员负责物资需求计划的全过程催办审批，通过电话、短信、网络等方式及时通知各级审批人员审核。物资需求计划驳回后，提报人员应根据审批人员签署意见及时修改、重新上报。物资需求计划在生产厂长签批后不能传送到SAP时及时通知生产主数据维护人员解决。物资需求计划审批结束后，提报人员及时在BFS++中第3页标注“工作结束”。2．1．3每月20日至25日集中提报、审批月度维护材料、大宗材料需求计划，原则上各部门月度计划每月只允许提报一份，提报部门提前做好新增物资生码工作。2．1．4各项大修、技改工程材料计划在会审通过后5个工作日内通过BFS++系统提报。原则上每项大修、技改工程材料计划只允许提报一份，提报部门提前做好新增物资生码工作。2．1．5为减少垃圾数据的产生，各提报部门优先利用作废的需求计划编号重新填写新的需求计划。2．1．6各级审批人员每日登陆BFS++系统审批物资需求计划，每个环节审批时间不得超过24小时。2．1．7各级审批人员因出差、休假等原因无法审批时需委托代理人审批计划。2．1．8事故抢修或急件物资的采购由需求部门提纸质需求计划后，经生产部、分管生产副总经理及总经理批准后交供应部特办。事后通过BFS++和SAP系统补办。2．2考核指标2．2．1物资需求计划提报部门不及时逐级通知审批人员审核计划，每次考核提报部门50元。2．2．2物资需求计划驳回后，提报部门1个工作日内未及时根据审批人员签署意见修改、重新上报，每次考核提报部门50元。2．2．3物资需求计划经生产厂长签批后不能传送到SAP时未及时通第4页知生产主数据维护人员解决，每次考核提报部门50元。2．2．4物资需求计划驳回后，提报部门24小时内未根据审批人员签署意见修改计划重新上报，考核提报部门50元。2．2．5无正当理由，提报部门通知审批人员后24小时内未签署审批意见，考核审批人员50元。2．2．6在规定时间外提报月度维护材料、大宗材料计划，一般不予审批。特殊情况经厂领导同意可以办理审批手续，但每项需求计划考核提报部门50元。月度维护材料、大宗材料计划未一次上报完全，考核提报部门50元。2．2．7各项大修、技改工程材料计划超过规定时间未上报至计划主管，每天考核提报部门50元。同一项工程材料计划未一次上报完全，考核提报部门50元。2．2．8垃圾数据产生后一个月未消除，每条考核提报部门50元。2．2．9事故抢修或急件物资以纸质计划单提报后需求计划后3个工作日未在BFS++和SAP系统补办手续，考核提报部门50元。3．物资主数据维护3．1物资主数据维护要求：3．1．1物料主数据人员在SAP系统中所建立的物料，包括物料编码、物料描述、物料分类、计量单位、一般工厂数据、MRP数据、采购数据、物料会计数据等主要信息。3．1．2物资主数据维护人员按时完成本单位SAP系统内工厂级物料主数据及供应商主数据的维护，物料编码、单价齐全的在1个工作日第5页内完成。3．2考核指标3．2．1物料主数据人员在SAP系统中所建立的物料，信息未填写明确，每次考核50元。3．2．2物资主数据维护人员未按时完成本单位SAP系统内工厂级物料主数据及供应商主数据的维护，每次考核50元。4．物资采购、保管、出库4．1物资采购、保管、出库要求：4．1．1仓库保管员办理实物签收、上架、在SAP系统进行收货处理操作，验收合格的物资在SAP系统内做非限制标识，并通知需求部门进行领用；不合格的做限制和冻结标识，单独存放于质检区域或质检货架，并通知计划采购人员及供应商，进行退、换货处理。验收合格的物资办理登记、立卡、建档等入库。4．1．2仓库保管员进行实物发货时必须核对SAP系统内对应的领料清单。4．1．3专用物资要遵守专料专用的原则，在SAP系统内标识为受限制物料，没有特殊情况不得擅自挪用。成套设备未经主管领导批准，不得拆散发出。4．1．4因剩余物资形成物料退库的，保管员在接收退库物料后，在SAP系统内将其释放为非限制库存；因质量问题、规格型号不符而发生退库，保管员在接收退库物料后，在SAP系统内将物料转为质量检验状态后，进行供应商退货处理或换货处理。第6页4．1．5物资需用部门通过BFS++系统办理领料手续。事故或紧急情况下可经供应部主管领导签发借条领料，但必须在三个工作日内补办正规领料手续。4．1．6从BFS++系统上提供过来的需求计划，计划员必须在三天内完成询价，十天内完成招标过程，半个月内将此计划落实，生成合同。4．1．7货物到货后，小件三天，大件五天内必须入库验收，验收合格后，采购员必须在两天内在SAP系统内作订单。4．2考核指标4．2．1仓库保管员未登账、立卡、建档、SAP系统内无记录的，或私自用白头条进行出库的考核50元。4．2．2仓库保管员进行实物发货时未核对SAP系统内对应的领料清单或核对不实的考核50元。4．2．3专用物资未遵守专料专用原则在SAP系统内标识为受限制物料或成套设备未经主管领导批准拆散发出，考核50元。4．2．4退库物料未按规定作标识的考核50元。4．2．5事故或紧急情况下白条发料未按规定审批、事后未补办手续、SAP系统没有记录的，予以考核保管50元，考核领料部门50元。4．2．6从BFS++系统上提供过来的需求计划，未按时完成询价、招标、生成合同的视情节严重考核。4．2．7货物到货后未按时完成入库验收、订单，考核责任人50元。本办法自下发之日起执行。5.财务业务处理及相关部门数据第7页5.1财务业务处理及相关部门数据要求：5.1.1财务部负责集成和非集成业务的帐务处理。5.1.2负责及时解决SAP运行过程中，有关供应商、预算等信息的维护和修改等工作。5.1.3负责提供固定资产卡号。5.1.4运行部每月1日前将上月的生产经济技术指标分机组成本中心录入系统，便于财务部运行分摊分配循环，进行财务结帐。5.1.5每年9月初，上报下年度的年度预算时，各部门须通力协作，互相配合，在规定的时间内将本部门的业务数据录入系统，财务部门分析汇总全部数据后，出具下年度的生产经营预算，经公司领导审核后，上报北方公司。5.1.6燃料部、物资部在每月25日前完成本月燃材料的收、发货和发票预制工作，并将原始单据及时传递到财务部。5.2考核指标5.2.1财务部收到其他部门传过来的出入库单据，须在2个工作日内完成过帐业务，如存在问题，不得在没有通知原部门的情况擅自修改凭证，未按规定完成考核财务部20元/条。财务部门审核原始单据数据时，如发现与系统数据不符，考核责任部门50元/次。5.2.2财务部应在收到固定资产信息2个工作日内完成录入和提供卡号工作，未按规定完成考核财务部50元/条。5.2.3财务人员因人为原因帐务处理错误，每人每月超过3条，考核责任人50元。第8页5.2.4财务部收到供应商维护信息，预算额度不足等问题时，须在2个工作日内处理完毕，未按规定完成考核财务部50元/次。5.2.5各部门如不能在规定时间内将本部门的数据录入系统，考核责任部门50元/次。二〇〇八年六月十七日