3教师编辑文档的10个小技巧

教师编辑文档的10个小技巧学习内容简介本课程主要内容、特色及要解决的核心问题：本课程以“教师编辑文档的10个小技巧”为主题，分别从常用文字编辑软件和文字处理软件的功能两部分来展开阐述，其中在文字编辑软件部分侧重介绍了常用的文字编辑软件的发展史，而在文字处理软件部分分别从问题提出、使用样式、使用多级编号、插入分节符、添加目录、页眉、页脚、分栏的问题、如何给文章加脚注、分页符、如何删除页眉中的横线等几个方面来展开详细介绍。学习目标能够熟练运用文档编辑的技巧对文档进行编辑。学习建议结合本专题的学习内容及“想一想，做一做”对学习者在学习过程中的学习行为提出具体要求及建议。1．了解文档编辑的技巧；2．能够熟练运用文档编辑的技巧对文档进行编辑。1、编辑文档概述常用文字编辑软件一、常用文字编辑软件随着计算机技术的发展，文字信息处理技术也进行着一场革命性的变革，用计算机打字、编辑文稿、排版印刷、管理文档，是高效使用新技术的一些具体内容。优秀的文字处理软件能使用户方便自如地在计算机上编辑、修改文章，这种便利是与在纸上写文章所无法比的。时间软件发展过程1979WordStar可以进行文字的插入、添加、删除等操作1988WPS1.0第一套拥有自主知识产权的字处理软件1990Word1.0基于Windows的操作系统1993盘古组件文字处理、名片管理、事务管理、英汉词典等1997WPS97支持“所见即所得”处理方式1999Office套装集字处理、数据处理、幻灯片为一体的办公软件二、文字处理软件的功能文档管理功能文档的建立、搜索满足条件的文档、以多种格式保存、文档自动保存、文档加密和意外情况恢复等，以确保文件的安全、通用。编辑功能对文档内容的多种途径输入、自动更正错误、拼写检查、简体繁体转换、大小写转换、查找与替换等，以提高编辑的效率。排版功能提供了对字体、段落、页面的方便、丰富、美观的多种排版格式。表格处理表格建立、编辑、格式化、统计、排序以及生成统计图等。图形处理建立、插入多种形式的图形、对图形编辑、格式化、图文混排等。高级功能提高对文档自动处理的功能，如建立目录、邮件合并、宏的建立和使用等。问题的提出：很多教师攻读教育硕士，要完成的最后一项“作业”就是对毕业论文进行排版。以前用过Word进行文字编辑，觉得很简单。但看完学校下发的“毕业论文格式”后却轻松不起来了。一般来说，学校关于“毕业生毕业论文格式”的要求如图所示。毕业论文不仅文档长，而且格式多，处理起来比普通文档要复杂得多，如为章节和正文等快速设置相应的格式、自动生成目录、为奇偶页添加不同的页眉、让页眉随文档标题改变等。这些都是平常做简单编辑未遇到过的问题。2、用样式设置标题格式样式就是一组已经命名的字符格式或段落格式。样式的方便之处在于可以把它应用于一个段落或者段落中选定的字符中，按照样式定义的格式，能批量地完成段落或字符格式的设置。样式分为内置样式和自定义样式。设置新的格式前最好先清除原来的格式，方法是选择要清除格式的内容，然后点击右键在“样式”下选择“清除格式”菜单。选择要设置为标题1格式的标题，如果需要修改样式见图中红色标记。设置同级标题很简单，选中刚才设置的标题1标题，然后点击“开始”-“剪贴板”标签中的“格式刷”按钮，把其他为标题1格式的标题刷一遍。设置标题2格式的标题，选中要设置为标题2的标题，选择“开始”-“样式”中的“标题2”样式，此时会自动生成标题2样式的标题，如果需要修改参考上一步。想一想做一做：请修改标题1，黑体，四号，段前、段后0.5行，单倍行距新建样式“论文正文”，要求：论文正文的格式为“五号、仿宋”，多倍行距1.25字行，首行缩进2个字符，并将“论文正文”样式应用于论文正文中。3、多级编号对于一篇较长的文档，需要使用多种级别的标题编号，如第一章、1.1、1.1.1或一、（一）、1、（1）等等。如果手工加入编号，一旦对章节进行了增删或移动，就需要修改相应的编号。那么，如何能使标题编号随章节的改变而自动调整呢？这就要用自动设置多级编号的方法来实现。我们以第1级编号为例。单击“标题1”样式的下拉按钮，选择“修改”命令；在“修改样式”对话框中，单击“格式”按钮，从中选择“编号”命令。4、如何插入分节符通常前言、目录、正文等部分设置了不同的页眉和页脚，如封面、目录等部分没有页眉，而正文部分设置了奇偶页不同的页眉和页脚；目录部分的页码编号的格式为“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”，而正文部分的页码编号的格式为“1、2、3、…”。如果直接设置页眉页脚，则所有的页眉页脚都是一样的。那么如何为不同的部分设置不同的页眉页脚呢？所谓“节”就是Word用来划分文档的一种方式。之所以引入“节”的概念，是为了实现在同一文档中设置不同的页面格式，如不同的页眉页脚、不同的页码、不同的页边距、不同的页面边框、不同的分栏等。建立新文档时，Word将整篇文档视为一节，此时，整篇文档只能采用统一的页面格式。为了在同一文档中设置不同的页面格式就必须将文档划分为若干节。节可小至一个段落，也可大至整篇文档。节用分节符标识，在大纲视图中分节符是两条横向平行虚线。论文按封面、摘要部分、目录部分、正文、参考文献等部分。在每一部分结束之后分别插入“分节符”。在“页面布局”选项卡中，选择“分隔符”中的“分节符”（下一页）。5、分页符文档的任意位置强制分页，使分页符后边的内容转到新的一页。使用分页符分页不同于文档自动分页，分页符前后文档始终处于两个不同的页面中，不会随着字体、版式的改变合并为一页。第一种方法：将插入点定位到需要分页的位置。切换到“页面布局”功能区。在“页面设置”分组中单击“分隔符”按钮，并在打开的“分隔符”下拉列表中选择“分页符”选项。第二种方法：将插入点定位到需要分页的位置。切换到“插入”功能区。在“页”分组中单击“分页”按钮即可。第三种方法：将插入点定位到需要分页的位置。按下Ctrl+Enter组合键插入分页符。6、目录的自动生成域是一种特殊的代码，用来指示Word在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能。域的最大优点是可以根据文档的改动或其他有关因素的变化而自动更新。例如，生成目录后，目录中的页码会随着页面的增减而产生变化，可通过更新域来自动修改页码。目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地了解文档的结构内容，并快速定位需要查询的内容。目录通常由两部分组成：左侧的目录标题和右侧标题所对应的页码。目录是长文档必不可少的组成部分，由文章的标题和页码组成。手工添加目录既麻烦又不利于以后的编辑修改。但是，在完成样式及多级编号设置的基础上，巧用样式可以快速生成目录。输入文本“目录”并将格式设置为“居中、小二、黑体”。“引用”选项卡下选择“目录”选项卡，选择“插入目录”；在“显示级别”中选择“3”，单击“确定”按钮。7、页眉页眉和页脚是页面的两个特殊区域，位于文档中每个页面边距（页边距：页面上打印区域之外的空白空间）的顶部和底部区域。通常诸如文档标题、页码、单位信息等需打印在文档的页眉或页脚上。添加页眉要求：封面、摘要和目录页上没有页眉；从论文正文开始设置页眉，其中：奇数页的页眉为单位名称；偶数页的页眉为章名。8、页脚添加页脚要求：封面无页码；目录页的页码位置：底端，外侧；页码格式为：Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…，起始页码为Ⅰ。论文正文的页码位置：底端，外侧；页码格式为：1、2、3、…，起始页码为1。9、页眉怎样删除横线第一种方法：选中页眉中的文字，在“开始”选项卡中“样式”里选择“正文”样式即可。第二种方法：选中页眉中的文字，在“开始”选项卡的“段落”区域中边框下拉按钮中选择“无框线”。第三种方法：修改页眉的样式来去掉黑色下划线。选中页眉文字，然后右键单击，选择“样式-将所选内容包成为新快速样式”。弹出“根据格式设置创建新样式”对话框10、分栏的问题为了在文末实现两栏的对齐，在结尾执行菜单“插入-分隔符-连续”或把分栏段最后一个字后面的回车符号选中，接着执行分栏命令（分栏数目与前面一致），则可以发现两边段落对齐了。11、脚注在论文排版中，在题目或作者处插入了脚注后，再对正文分栏时；或者先分栏，再在题目或作者处插入脚注，分栏后的正文就跑到下一页上去了。稿件格式的要求：1．题目和摘要部分不分栏，正文部分要求分两栏；2．在首页底部用脚注方式插入作者简介，脚注要撑满页面，即通栏。示意图如下标题------------------------------------摘要---------------------------------------------------------------------------正文------|----------------------------|----------------------------|----------------------------|----------------------------|----------------------------|----------------------------|----------------------------|--------------_______脚注------------------------------------------------解决方案之word2003，打开工具--选项，设置兼容性，选中按照word6.x/95/97的方式排放脚注。解决方案之word2007，在word2007左上角圆形图标-word选项-在左边列中点高级-在右边的“兼容性选项”下点“版式选项”，展开版式选项，勾选按word6.x/95/97的方式排安排脚注。解决方案之word2010，选择文件—选项—高级，选择最后的版式选项，勾选按word6.x/95/97的方式排安排脚注。为了在文末实现两栏的对齐，在结尾执行菜单“插入-分隔符-连续”或把分栏段最后一个字后面的回车符号选中，接着执行分栏命令（分栏数目与前面一致），则可以发现两边段落对齐了。