47工程档案管理标准(1031)

1.1.1.1.1.1工程档案管理标准Q/W204020-2012发布2012-12-01实施2012-11-28发布Q/W204020-2012I目次前言.............................................................................II1范围................................................................................12规范性引用文件......................................................................13术语和定义..........................................................................13.1档案“十防”......................................................................13.2档案库房消防安全“八不准”........................................................14职责................................................................................14.1开发建设管理局分管领导............................................................14.2开发建设管理局工程部..............................................................14.3开发建设管理局相关部门............................................................25管理活动的内容与方法................................................................25.1本标准依据的流程..................................................................25.2基本要求..........................................................................25.3组织保证..........................................................................25.4设施保障..........................................................................25.5开发建设管理局档案管理............................................................25.6参建单位的档案管理................................................................35.7归档和移交........................................................................45.8档案专项验收......................................................................55.9工程档案的最终归档................................................................56报告和记录..........................................................................57附录................................................................................57.1附录A流程图....................................................................57.2附录B表样格式..................................................................5附录A（规范性附录）流程图.......................................................1附录B（规范性附录）表格样式.....................................................6附录C（规范性附录）水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表................10Q/W204020-2012II前言本标准由公司标准化委员会提出。本标准由开发建设管理局工程部负责解释。本标准主要起草人：王春龙邹云张茂盛本标准初审人：成保才徐维国本标准审核：标准化管理办公室本标准审定人：王鹏本标准批准人：陈永志本标准2012年11月28日首次发布，本次为第0次修订。Q/W204020-2012--1工程档案管理标准1范围本标准规定了开发建设管理局工程档案管理的职责、程序和方法。本标准适用于开发建设管理局工程档案管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10609.3-2009技术制图复制图的折叠方法GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范水办〔2008〕366号水利工程建设项目档案验收管理办法SL176-2007水利水电工程施工质量检验与评定规程SL223-2008水利水电建设工程验收规程Q/W205001-2012科技档案管理标准Q/W222008-2012收发文管理标准3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1档案“十防”防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体。3.2档案库房消防安全“八不准”不准在档案库区吸烟；不准在办公区及档案库区使用电炉、取暖器；不准擅自拉接电线；不准带无关人员进入库区；不准将档案带出库房和查阅室；不准在消防通道上停车和堆放物品；不准在库区和办公区堆放易燃易爆物品；不准擅自移动消防设施设备。4职责4.1开发建设管理局分管领导4.1.1审批档案验收小组成立文件。4.1.2协调工程档案管理工作。4.2开发建设管理局工程部4.2.1组织实施工程档案管理工作。4.2.2对各参建单位档案管理工作进行协调、指导、监督和检查。4.2.3组织成立档案验收小组。4.2.4编制档案专项验收申请。4.2.5组织档案专项验收。Q/W204020-201224.2.6移交档案。4.3开发建设管理局相关部门形成并移交档案。5管理活动的内容与方法5.1本标准依据的流程5.1.1工程档案前期整理归档管理流程（见附录A图A.1）。5.1.2工程档案验收、移交管理流程（见附录A图A.2）。5.2基本要求水利工程档案管理工作要贯穿于水利工程建设程序的各个阶段：a)从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；b)在签订有关合同、协议时，对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；c)检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；d)在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并做出相应的鉴定评语。5.3组织保证5.3.1开发建设管理局设置工程档案管理部门，并适时组织成立档案验收小组，明确其基本工作要求和程序，工程部分管领导协调工程档案管理工作。5.3.2开发建设管理局按工程量及专业配置专职档案管理人员，并对其进行档案管理业务培训，提高综合业务素质，以满足工程建设档案管理需求。档案管理人员对各相关部门档案归档工作进行指导、监督和检查。5.3.3开发建设管理局各部门，对参加单位的档案收集、整理工作进行指导和监督。5.3.4开发建设管理局组织成立由各部门和各参建单位档案管理人员组成的档案管理网络，通过管理网络，使档案室与各部门和各参建单位建立密切的联系，保证工程档案管理顺利进行。5.4设施保障为了集中统一保管档案，开发建设管理局配备满足工程档案管理要求的档案库房，为档案保管和利用配备必要的装具和设备，并满足“十防”要求。5.5开发建设管理局档案管理5.5.1开发建设管理局在工程招投标和签订合同协议时，设立专门条款，明确工程参建单位在工程文件收集、整理、归档等方面的责任，以及移交档案材料的内容、形式、数量、质量、时间、费用等要求和违约责任。5.5.2在主体工程进度款结算中，档案室和相关技术人员按合同约定认真检查、核对工程结算单位工程档案管理情况，确认符合要求后档案管理人员在结算申报表上签字，合同部方可办理资金结算。5.5.3对临建、零星工程最后一笔工程款结算时，要求施工单位按档案管理要求整编、归档工程档案，档案室验收合格并办理交接手续后在结算报表上签字，合同部方可办理资金结算。5.5.4将工程档案管理纳入工程质量管理程序，在检查工程质量的同时检查工程档案资料的收集、整理情况。各参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，开发建设管理局不得返还其工程质量保证金。5.5.5开发建设管理局按SL176-2007《水利水电工程施工质量检验与评定规程》规定，在检查施工单位单元工程质量评定情况的同时，检查其综合性文件、质量保证体系文件、原材料质量检验文件等。5.5.6开发建设管理局按《水利水电工程施工质量检验与评定规程》、SL223-2008《水利水电建设工程验收规程》规定，在分部工程及阶段验收时，检查单元工程质量评定资料、原材料和中间产品检验资料、质量缺陷备案表、工程管理综合性文件等资料的收集、整理情况。Q/W204020-2012--35.5.7开发建设管理局按要求向上级主管单位报送“水利工程建设项目档案管理情况登记表”（附录B表B.1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送“国家重点建设项目档案管理登记表”(附录B表B.2)。5.5.85.5.9工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件，及时进行收集、整理和归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料方可离岗。5.5.10开发建设管理局工程部组织编制项目总平面图和综合管线竣工图，并负责组织归档。竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。5.5.11开发建设管理局各部门按照档案管理要求，收集、整理本部门产生的文件材料，按年度形成档案及档案清单并及时归档。5.5.12档案管理人员对归档后的工程档案进行系统管理，严格借阅、复制等档案管理手续，日常管理做到“十防”及消防管理“八不准”。5.5.13档案管理人员对局内各部门及各参建单位工程档案管理工作进行专业协调、指导、监督和检查，对检查中发现的问题，形成相应的检查记录，并督促、检查其整改落实情况。5.6参建单位的档案管理5.6.1总体要求a)勘察设计、监理、施工等参建单位，要明确本单位相关部门和人员的档案管理责任，切实做好职责范围内工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向开发建设管理局移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，要及时