2555_上海大众配件配送服务控制管理规定-2009

AA-SAB-8.1-MA-003第1页/共5页1．目的对配件的配送过程进行控制，不断提高配送服务水平和质量。2．适用范围售后服务部配件业务科、各配件分中心通过配送服务供方与上海大众特许经销商/特约维修站之间的配件配送服务。3．术语无4．责任4.1售后服务部配件业务科配件物流股负责制订配送规定并监督控制配送服务供方的日常运作，协调解决各配件分中心、配送服务供方与经销商之间的配件索赔。4.2各配件分中心与配送服务供方负责实施对经销商的配件配送和索赔等事宜，并保留相关单证。4.3经销商负责对配件的清点收货和入库，并配合各配件分中心完成配送任务。5．规定5.1配送服务供方5.1.1上海大众对配送服务供方能力的评判，在进行质量体系审核和在签订或续签合同时进行。5.1.2配送服务供方需按要求建立并保存配送服务过程的记录。5.1.3对各配件分中心配送服务供方配送的监督控制，由各配件分中心和配件业务科配件物流股进行。5.2配送规定5.2.1根据经销商地理位置的不同，上海大众进行配送区域的划分。5.2.2配送对象：与上海大众签有合同的VW及SKODA品牌特许经销商和特约维修站。5.2.3配送范围:经销商在上海大众订购的原装配件、附件及维修工具。5.2.4新建经销商的配件配送5.2.4.1新建经销商应通知上海大众开业时间，并提前10天发送首次订单。5.2.4.2首次订单将于上海大众收到订单日起7天内送达经销商。5.2.4.3次月起，上海大众将按照配送日程表规定的日期进行正常配送。工作指导书配件配送服务控制管理规定AA-SAB-8.1-MA-003版本：1.1编制日期:2009.03.16审核日期:批准日期:生效日期：2009.04.01编制:审核:批准:AA-SAB-8.1-MA-003第2页/共5页5.2.5常规订单订货5.2.5.1上海大众将于每月底前5天通知经销商下月度的《常规订单配送日程表》。5.2.5.2经销商每周可订货一次，订货项目不限，订货数量为每项配件最小包装数的倍数，VW经销商每次最低订货金额为5万元，SKODA经销商每次最低订货金额为2万元。低于最低订货金额的常规订单，最迟在该经销商下一次常规订单配送时合并配送。5.2.5.3经销商必须根据《常规订单配送日程表》规定的日期，通过在线订货系统发送配件订单，如未在规定时间内递交订单，上海大众将视为该经销商放弃本次订货。5.2.5.4如经销商在一个月内累计两次未能按照《常规订单配送日程表》中规定的日期发送配件订单（延误发送时间或未发送），自次月起，上海大众将取消该经销商每周订货、配送一次的资格，改为每两周一次。如遇到网络或系统故障,经销商可通过电子邮件和传真等方式发送订单。5.2.5.5上海大众订单接收时间：周一至周五，国家法定假日除外。5.2.6常规订单配送5.2.6.1“到货时效”指上海大众收到经销商在规定时间内发送的订单后至配件送达经销商的整个时间周期。5.2.6.2根据上海大众配件仓库到各经销商的距离，常规订单到货时效分为三种：72小时到货：当天收到的订单，配件在第4天下午5点前送达经销商处，96小时到货：当天收到的订单，配件在第5天下午5点前送达经销商处，96-144小时到货：当天收到的订单，配件在5-7天内送达经销商处，5.2.6.3经销商常规订单具体到货时间请见附件《经销商配件到货时效表》。运输过程中如遇不可抗力原因（天气、道路等），到货时间将另行通知。5.2.6.4常规订单免费配送。5.2.7紧急订单订货5.2.7.1免费配送紧急订单订货次数：月订货金额在80万元以下的经销商每月4次，月订货金额80-100万元的经销商每月6次；月订货金额高于100万元的经销商每月8次；(订货金额参照前一年度配件销售数据)订货项目和范围：除《紧急订单限制订货项目清单》以外的所有配件；订货数量：订货数量为每项配件最小包装数的倍数，但每项配件订货数量不得超过5件，如配件最小包装数大于5件，则以最小包装数为最大订货数量；5.2.7.2收费配送紧急订单超出免费配送紧急订单规定的订货次数、订货项目和范围、订货数量的紧急订单将收取加急服务费，收费标准为该订单开票金额的5%，加急服务费由经销商自行承担，不得转嫁至最终用户。收费配送紧急订单每天不得超过一份，如超过一份则订单将在系统内予以退回；。5.2.7.3上海大众订单接收时间：周一至周五，上午8点至下午4点，下午4点以后收到的订单将在第二工作日处理，国家法定假日除外。5.2.8紧急订单配送5.2.8.1根据上海大众配件仓库到各经销商的距离，紧急订单到货时效分为四种：24小时到货：当天上午收到的订单，配件在第2天中午12点前送达经销商处；当天AA-SAB-8.1-MA-003第3页/共5页下午收到的订单，配件在第2天下午5点前送达经销商处；48小时到货：当天收到的订单，配件在第3天下午5点前送达经销商处；72小时到货：当天收到的订单，配件在第4天下午5点前送达经销商处；96-120小时到货：当天收到的订单，配件在5-6天内送达经销商处；5.2.8.2如紧急订单中出现超重、超长配件或危险品配件（详见《非紧急配送项目清单》），该订单将按照常规订单时效配送。5.2.8.3经销商紧急订单具体到货时间请见附件《经销商配件到货时效表》。运输过程中如遇不可抗力原因（天气、道路等），到货时间将另行通知。5.2.9经销商自行提货的订单5.2.9.1如经销商需自行提货,则提货人员必须是经销商在册正式员工且该员工应与经销商在《处理售后配件的授权委托书》上指定的人员一致。5.2.9.2自提订单的订货规定：订货次数：每个经销商每天不超过一份；订货项目和范围：不限；订货数量：订货数量为每项配件最小包装数的倍数，但每项配件订货数量不得超过5件，如配件最小包装数大于5件，则以最小包装数为最大订货数量；超出规定订货次数或订货数量的自提订单将在系统内予以退回；5.2.9.3自提订单的提货时间：超过48小时不提货的订单将予以作废处理，退回仓库。5.2.10订单的有效期：订单的有效期为当月，订单中欠发的配件将在上海大众到货后以补欠发订单的形式予以补发，到当月底，订单失效，欠发的配件不再补发，经销商需在下月重新订货。补欠发的配件将在该经销商下一次配送时合并配送。5.2.11经销商的付款5.2.11.1有信用额度的经销商：订单金额在可用信用额度范围内的，将按照配送日程表准时发送。订单金额超出可用信用额度，经销商应提前付清超出部分的货款，以便安排配送。如经销商在一个月内累计两次因欠款而影响上海大众正常配送计划，自次月起，上海大众将取消该经销商常规订单每周订货一次的资格，改为每两周一次。如欠款情况继续发生,上海大众将取消该经销商的信用额度。5.2.11.2没有信用额度的经销商：经销商发送订单前，应及时将订单货款汇入指定帐户，以便安排配送。如经销商在一个月内累计两次因欠款而影响上海大众正常配送计划，自次月起，上海大众将取消该经销商常规订单每周订货一次的资格，改为每两周一次。5.2.11.3非经销商责任引起的欠款(银行或上海大众财务部门),经销商需提供汇款证明。5.2.11.4因经销商欠款或订单滞后等原因造成的配送延误，上海大众将另行安排配送时间，最迟在该经销商下一次常规订单配送时合并配送。5.2.12经销商的基础库存：经销商库存必须符合上海大众提供的基础库存标准。经销商应每月对自己的基础库存情况进行自检、补充。售后服务现场代表将对经销商的基础库存情况进行不定期抽查，基础库存管理将纳入经销商考核。5.2.13配件的交接AA-SAB-8.1-MA-003第4页/共5页5.2.13.1交接以配件从配送车辆上卸下但未进入经销商仓库为准。5.2.13.2交接内容：配送设备外观完好，设备编号与送货单内容相符；配送设备数量与送货单相符；钣金件、保险杠、玻璃制品、灯具等易损、易碎件，应开箱验收；汽车附件应当面清点；其它有大包装的配件，按照送货单注明的件数点收；5.2.13.3在交接现场如发现配送设备损坏、配件外包装损坏、配件损坏等情况，由交接双方共同在送货单上签字注明，并拍照取证，作为索赔依据。5.2.13.4经销商应当配合配件交接，尽量缩短交接时间。5.2.14经销商的收货5.2.14.1为保证物流安全，经销商应指定配件经理或专人负责配件的清点、签收。5.2.14.2经销商指定的收货人必须填写《处理售后配件的授权委托书》后在上海大众登记备案，如有变更应立即通报上海大众，不办理《处理售后配件的授权委托书》的经销商，将暂时不予安排配送。5.2.14.3经销商签收送货单时必须加盖单位公章，并注明具体收货时间，如：“XX月XX日XX点”，在签单后经销商应在在线订货系统中同时进行电子签收并打印签收单交与运输商带回上海大众，签收人应与《处理售后配件的授权委托书》上指定的人员一致，如经销商无故拒绝签收和打印签收单，上海大众将视为此批配件已经按照到货时效要求送达。5.2.15配件的索赔5.2.15.1售后配件的索赔：如发生配件索赔，经销商应按规定填写《配件索赔申请处理单》，并通过在线订货系统向所属配件分中心递交，除在线订货系统以外的索赔申请将视为无效，不予索赔，具体索赔要求请参考《配件索赔工作条例》。5.2.15.2整车担保索赔件的回收：经销商应将整车担保件的索赔与售后配件的索赔予以区分。上海大众在每月的《配送日程表》上注明经销商的索赔件回收日期，请经销商按照日程表提前做好准备。索赔件需装入相应的配送设备，由配送车辆带回上海大众索赔件仓库。经销商与运输商的交接数量以双方共同认可的交接单上注明的大件数为准。5.2.16配送设备的回收5.2.16.1配送设备卸货交接后将在经销商处停放，由下次配送车辆带回。5.2.16.2配送设备回收时，由配送方送货人和经销商收货人当面清点，并在送货单上注明回收数量。5.2.16.3对不如数返还，占用配送设备超过一个月的经销商，上海大众将视为该设备已灭失，由经销商负责赔偿。5.2.16.4经销商应配合配送设备的回收装载。5.2.16.5经销商应爱护物流设备，避免野蛮装卸。5.2.16.5因经销商操作不当造成配送设备损坏、灭失的，由经销商负责赔偿。5.2.17维修工具的配送5.2.17.1维修工具无订货限制（时间、项目、数量等）。AA-SAB-8.1-MA-003第5页/共5页5.2.17.2维修站将订单直接发送至上海大众配件业务科。5.2.17.3维修工具将跟随该经销商的配件订单一起配送。5.2.17.4上海总库下属经销商的到货时间为发送订单日起的9天内。5.2.17.5各配件分中心下属经销商的到货时间为发送订单日起的20天内。5.2.18各配件分中心负责指定配送联系人，详见附件《配送联系人表》5.3其它规定5.3.1配送服务供方与上海大众已签订配件物流服务合同的，按合同有关要求和规定进行。5.3.2配送服务供方应实施客户回访，从用户的角度来了解配送的服务质量，用适当的记录表式进行记录。并通过对回访记录进行统计、分析，发现不足之处，不断纠正、改进。5.3.3上海大众每月根据合同要求对配送服务供方进行一次考核，考核内容包括配送时间、配送质量、设备管理、安全管理、服务质量等方面，各按权重进行评分。6．存档文件配件送货单……两年7．评审与更改本文件由配件物流股负责更改8．分发配件物流股各配件分中心上海大众特许经销商/特约维修站配送服务供方9．附件《紧急订单限制订货项目清单》《非紧急配送项目清单》《售后配件索赔工作条例》《VW经销商配件到货时效表》《SKODA经销商配件到货时效表》《配送联系人表》