3生产项目档案质量规范

1生产项目档案质量规范（以公司最新颁发的规范要求为准）1项目文件的质量要求1.1本规范规定的所有应归档文件均应有实体文件和电子版文件，并应逻辑归档和物理归档。1.2一般项目文件的编制要求1.2.1项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。其载体及书写、制成和装订材料应符合GB/T11822规定。1.2.2文字材料幅面一律采用70g以上的A4纸（297mm×210mm），小于此标准的，应用A4标准纸裱托；大于标准幅纸的，应折叠成A4标准幅尺寸。1.2.3项目文件需要签字、签章、审核或批准，手续完备。1.2.4由分承包单位形成的文件，总承包单位应负责审核并签字。1.2.5专业施工与验收记录，应符合现行国家和南网行业标准和格式。1.2.6需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完成后按要求编制相应的闭环文件。1.2.7原材料证明文件，应按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐分类编制原材料质量跟踪记录。1.2.8设计变更文件，应由施工单位根据DL/T520规定，按专业、时间编制《设计变更执行情况登记表》1.2.9文件题名中一般不得使用标点符号，题名中必须包含项目名称及标段或工序名，能够体现文件主要实质内容。1.2.10非纸质载体文件归档时，应由整理单位编制文字说明与纸质载体一起移交，并在备考表中填写互见号。1.3合同的质量要求1.3.1所有归档的合同或协议，均应为签章手续完备的生效合同或协议。1.3.2合同（协议）盖章应在有文字的页,不允许在单独一页盖章。1.3.3征地、林木砍伐、青苗赔偿、房屋拆迁等协议，应注明所在县、乡（镇）、村，格式应统一，且手续完备，文件题名应完整。21.4竣工图的质量要求1.4.1竣工文件应按DA/T28规定编制。竣工图应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备，其内容真实、可靠，并与项目竣工验收时实际相符。1.4.2生产项目应由设计单位按照DL/T5229规定，负责本单位设计范围内竣工图的编制。建设单位对竣工图编制深度和出图范围有特殊要求时，应在合同中约定。1.4.3以未修改的施工图作为竣工图的，应加盖竣工图章以示区别。竣工图章格式见DL/T5229，样式及尺寸如图6.3.3图6.3.3竣工图图章样式及尺寸（单位：mm）1.4.4其他建设项目由施工单位制作竣工图的，竣工图章按照DA/T28规定，样式及尺寸见6.3.4图6.3.4竣工图图章样式及尺寸1.4.5竣工图均应编制竣工图总说明、设计变更执行情况对照表、各专业的编制说明。1.4.6竣工验收文件应包含档案验收检查项。1.5电子文件的归档质量要求1.5.1各类电子文件的格式要求：文字部分为PDF；扫描件为双层PDF和、多页TIFF（像素200dpi）；图纸为DWG；照片为JPG；网页文件为XML、HTML、HTM转为PDF；多媒体文件为SWF。31.5.2电子文件的清晰度要求：照片要600像素以上；扫描件要求200dip及以上1.5.3电子文件内容要求：电子文件要保持其真实性、完整性、可读性。1.6光盘的质量要求:光盘应为利用长久保存的只读光盘。1.7照片及录像档案质量要求1.7.1冲洗出的照片尺寸为彩色3R或4R。1.7.2数码照片的像素不低于800万。1.7.3录像画面清晰，录像和录音音质清晰,播放流畅。1.7.4录像（录音）带带边不得有任何变形，检查带边的卷曲情况，并观察装在卷轴上的磁带是否平坦整齐。贮存前应将录像（录音）带在贮存环境中重新卷绕。1.7.5照片和录像资料应附有简要说明，应能描述图片和影像的主题内容。1.7.6工程重要部位、关键工序和隐蔽工程施工时，应从不同角度进行有针对性和目标性的拍摄；监理和监造形成的照片及录像应反映全过程。1.7.7勘测单位拍摄的照片及录像应反映勘测工作的全过程，从选址、原貌、地勘、取样等进行拍摄。1.7.8设计单位应从设计的角度进行拍摄，反映施工过程质量是否满足设计要求，并对有变更部分进行现场取证拍摄。1.7.9各参建单位项目竣工时，应向建设单位移交一份照片及录像档案。施工单位、监理单位在移交照片及录像前，附有相应的说明。2项目文件收集与整理2.1收集范围及保管期限项目文件的收集范围及保管期限见附录B。2.1.1档案保管期限一般分为永久和定期两种，定期保管档案的年限分为30年和10年。2.2项目文件整理2.2.1整理基本要求2.2.1.1项目文件应由文件形成或主办部门（单位）整理。2.2.1.2项目文件整理，卷内文件不得有重复，共用时应在备考表中说明。2.2.1.3底图以张或套为保管单位进行整理。2.2.1.4成套、册的项目文件宜保持其原有形态和基础。2.2.1.5案卷厚度一般不超过5CM。项目文件或图纸数量较多,应在同一单位工程内按不同专业组成若干卷。42.2.2分类项目文件按照来源、项目建设阶段、专业性质和特点等进行分类。分类方案见附录B2.2.3组卷2.2.3.1应遵循项目文件形成的自然规律，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学，组卷合理。2.2.3.2应尽量将同一保管期限的文件材料集中在一起组卷。如同一卷中有二种以上的保管期限，按最长的期限计。2.2.3.3项目前期准备、建设过程管理、竣工验收、试运行、评价等管理性文件，应按阶段、问题、来源、时间组卷。2.2.3.4设计文件应分阶段-专业，按卷册号组卷。设计更改文件应按专业-时间组卷，也可以分部工程、单位工程为单位单独组，或以与有更改的相应图纸一起组卷。2.2.3.5施工文件，应按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。2.2.3.6原材料、成品和半成品的出厂质量证明文，应分别按材料的类别、进货批次组卷；设备质量证明文件的组卷按台套组卷。2.2.3.7调试文件，应按阶段、专业组卷。2.2.3.8监理文件，监理过程中形成的文件应按文种（或专业）-时间整理组卷。如：变更支付、进度款支付、索赔支付等，应分别单独组卷，同时应把过程文件作为附件一并归档；监理月报或监理简报、监理日志等按时间顺序组卷。2.2.3.9试运文件，按系统、阶段、专业组卷。2.2.3.10设备文件，应按专业、台件组卷。2.2.3.11与第三方签订的合同、协议类文件，有关征地、房屋拆迁、青苗补偿等的合同、协议及林木采伐等类文件材料的组卷，以村、镇为单位组卷。2.2.3.12竣工文件竣工图（施工图）根据图纸卷册总目录，按专业、卷册号组卷。如反映同一单位工程的图纸数量少，可组成一卷。开停（复）工报审应与附件一起组卷。重大质量事故处理应单独组卷,应包括事故发生的原因分析、处理方案、实施过程和处理效果等文件材料。2.3案卷的排列2.3.1按分类号顺序排列。即项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目5验收及项目后评估等阶段排列。2.3.2设备仪器类案卷应按设备的制造、监造、安装、调试、试运行阶段排列；2.4卷内文件的排列2.4.1管理性文件按问题、时间、或重要程度排列。2.4.2设计变更文件说明性文件在前，记录性文件在后。2.4.3工程技术性文件按管理依据、施工安装记录、检测试验、评定、证明等排列。2.4.4设备按依据性材料、开箱验收、安装记录、安装调试、运行维护和随机文件等排列。2.4.5卷内文件一般文字在前，图样在后。2.4.6卷内图纸按原设计图纸的目录顺序排列。2.5归档文件的装订2.5.1在装订前应拆除文件的金属物(不锈钢钉除外)、塑料封皮及不能长久保存的装订材料。2.5.2卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。装订材料少于25页的，可用缝纫机装订或不锈钢钉装订；较厚的文件材料应采用棉线“三孔一线”的方法装订。2.5.3案卷内超出卷盒幅面的项目文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T10609.3。破损的项目文件应修复。2.5.4采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。2.6案卷的编目2.6.1档号的编写2.6.1.1档号结构。档号由项目代号（目录代号）、分类号、案卷顺序号三组代号构成，分别用字母或数字标识。各组代号之间用“-”分隔。档号结构示例见图7.7.2.1。（有标段的可自行在项目代号后或案卷号前用圆点分隔加标段号。）图7.7.2.1档号结构示例图2.6.1.2项目代号（目录代号）：项目代号用7位字母和阿拉伯数字组合标识（配网用5位字母和阿拉伯数字组合），中间6无分隔符号。由项目类别代码、电压等级、项目顺序号、工期（电缆顺序号）四部分组成。项目类别代码固定在项目代号的首位项目类别代码见下表：类别代码工程类别说明备注S输电线路含送电工程、大跨越工程等82、85、92、95L电力电缆工程含架空电缆、地下电缆、水下电缆（海缆）等83、93B变电站变电站（所）84、86、94、96W电网工程捆绑在一起的输变电工程（含配网、微电网工程）890、891、990、991H换流站换流站86、96Z直流线路直流输电线路85、95电压等级代码：“0”表示20千伏及以下电压等级“1”表示110～154千伏电压等级“2”表示220千伏电压等级“3”表示35～66千伏电压等级“4”表示330～400千伏电压等级“5”表示500千伏电压等级“6”表示660千伏电压等级“7”表示750千伏电压等级“8”表示800千伏及以上电压等级项目顺序号（电缆顺序号）：项目顺序号是各管理单位根据项目类别（输变电工程），在同一电压等级下，分别对变电、线路等工程按建设项目顺序排列的编号，在项目代号中固定在第三至第五位，用三位阿拉伯数字标识。工期：为工程期数，在项目代号中固定在第六位至第七位，用阿拉伯数字标识。变电站新建工程用“00”标识。7当项目类别为L时，表示为同一电压等级下某一变电站内电力电缆线路的顺序号。2.6.1.3分类号分类号由二位或四位阿拉伯数字组成，用0-9标识。2.6.1.4案卷顺序号案卷顺序号是最低一级类目下的案卷排列流水编号，用三位阿拉伯数字从1开始编写。2.6.1.5输变电工程档号应用示例见7.7.2.5示例图7.7.2.5档号应用示例图2.6.1.6配网工程档号应用示例见7.7.2.6示例图7.7.2.6配网工程档号应用示例图2.6.2编写页码2.6.2.1页号应按装订形式分别编写。按卷装订的，卷内文件应从“1”开始连续编写页号；按件装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间页号不连续。2.6.2.2页号位置，单面的，在文件右下角；双面的，正面在右下角，反面在左下角。2.6.2.3以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见附录。2.6.2.4案卷封面、卷内目录及备考表不编页码。2.6.2.5已有连续页码的文件，不另行重编页码。2.6.2.6图纸不用编页码。2.7卷内目录编制要求（式样见附录D1）2.7.1序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注文件在卷内排列的顺序。82.7.2文件编号，应填写文件的发文字号或编号、图纸的图号、通知单编号、合同号等。2.7.3责任者，应填写文件形成单位的全称或规范的简称。合同文件应填写主要责任方；报验文件宜填写报验责任单位。2.7.4文件题名。对按单位工程整理的，每份文件题名前宜填写项目名称；文件标题应准确、完整，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]号。2.7.5日期，应填写文件签署盖章的日期。2.7.6页数（号），应按装订形式分别编写。装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。2.7.7备注，根据需要，注释文件需说明的情况。2.7.8竣工图或印刷成册的项目文件，可不编写卷内目录，以原目录代替。2.7.9档号，按本《规范》填写。2.8案卷封面编制（式样见附录D2）。2.8.1案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。2.8.1.1项目名称应与核准项目名称保持一致，应由建设单位统一规定，可填写全称，也可填写规范简称。2.8.1.2外文归档材料的案卷题名应译成中文。2.8.2立卷单位，应填写案卷整理单位的全称。2.8.3起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期。2.8.4保管期限，应按附录B填写。同一案卷内文件保管期限不同的，应从长。2.8.5密级，应