5文件控制程序

编制/修改：何志荣审核：祁伟林批准：孟步祥太原钢铁（集团）公司批准：2012年09月20日修建有限责任公司OHSMS程序文件生效：2012年10月08日文件控制程序修改码：B/1编码：TGXJ-AQ-OHSMS-2005-2012第1页共8页1目的对职业健康安全管理体系文件及相关文件或资料进行有效控制，规范文件的建立、批准、标识、格式、发放、保存、使用、更新、撤回、废止等流程，保证相关岗位获得和使用的文件都是现行且有效的。2适用范围本程序适用于体系所覆盖的修建公司各科室、分公司。3职责3.1安全科负责职业健康安全管理体系手册、程序文件的建立、发放、更新，保存体系文件变更、作废等相关记录。3.2各科室负责与分管业务相关的体系管理文件的建立、发放、更新，保存管理文件变更、作废等相关记录。3.3各分公司负责本单位作业指导书及记录表格的建立、发放、更新，保存作业指导书变更、作废记录；建立和保存各种记录。3.4各科室、分公司负责保管和使用体系手册、程序文件、管理文件及相关文件、资料。4工作程序与要求4.1职业健康安全管理体系文件的层次层次名称编制、修订主体审核主体批准人一级管理手册体系管理办公室管理者代表最高管理者编制/修改：何志荣审核：祁伟林批准：孟步祥二级程序文件主管领导及各职能部门专业部门主管领导管理者代表三级管理文件各职能部门部门负责人管理者代表四级作业指导书（管理标准或控制要求）作业区或班组专业管理部门作业区、科室主管管理者代表五级记录、表格与主文件同时进行编、审、批4.2修建公司建立的职业健康安全管理体系文件，应确保准确性和适宜性，达到内容正确、完整，表达清晰、无歧义，与其他文件协调一致，经批准后方可发布。4.3文件的标识和格式4.3.1OHSMS体系手册只标识版本号。4.3.2编码方法：4.3.2.1程序文件编码方法：编码TGXJ-AQ-OHSMS-2XXX-yyyy修改码B/1代码含义TGXJ-AQ-OHSMS表示修建公司职业健康安全管理体系文件。2表示该文件在职业健康安全管理体系中的结构层次序号为第二级文件（程序文件）xxX对应文件顺序号yyyyyyyy表示发布年号修改码字母/数字字母用B---表示厂级体系版本；数字用012---表示本版本第几次修改4.3.2.2管理文件依据《修建公司规章制度管理办法》进行编号。4.3.2.3作业指导文件、记录表格的编码方法：编码TGXJ-AQ-OHSMS-nz00-yyyy修改码B/1代码含义编制/修改：何志荣审核：祁伟林批准：孟步祥TGXJ-AQ-OHSMS表示修建公司职业健康安全管理体系文件。n表示该文件在职业健康安全管理体系中的结构层次序号为第四级文件（作业指导文件）z取值范围1-7代表作业区；1代表煤备；2代表炼焦；3代表运焦；4代表化产；5代表化验；6代表运保；7调度室；00对应文件顺序号yyyyyyyy表示发布年号修改码字母/数字字母用B---表示厂级体系版本；数字用012---表示本版本第几次修改4.3.3文件的格式程序文件、管理文件、作业指导书按照本程序首页、中间页行文格式编写。文件统一用Word文档，A4纸，上边距3cm，下边距2.5cm，左边距2.5cm，右边距2.5cm，装订线0cm，全文行间距1.5倍，文中所有英文字母/数字统一用TimesNewRoman字体。4.4文件的内容4.4.1程序文件内容主要有：目的、适用范围、引用标准与术语、职责、工作程序、相关文件与记录等6项；4.4.2管理文件内容要求按照《修建公司规章制度管理办法》执行。4.4.3作业指导书内容按照体系一体化整合后的管理手册执行。4.5文件的发放应形成记录，受控文件加盖“受控”印章，涉密文件加盖密级章。外来文件需要加盖“外来文件供参考”印章。4.6文件控制4.6.1各科室、分公司应制定本科室、分公司文件发放、领用登记规定。4.6.2文件要保持清洁，不得毁坏和丢失，不得涂改、增加或删减。4.6.3文件严重破损，影响使用时，文件使用人应到发放部门办理更换手续。4.6.4文件丢失时，文件使用人应到原发放部门重新办理领用手续。4.7文件的更新：编制/修改：何志荣审核：祁伟林批准：孟步祥4.7.1使用文件的部门、单位在实际执行过程中发现或审核、管理评审发现文件规定不适用、不充分或无效时，应更新文件4.7.2更新文件时应由科室、分公司说明更新原因和内容，重要的更新应附有充分的依据按文件原审批程序审核、批准后，方可发布。4.8文件的换版与废止4.8.1当发生如下情况时，应对文件进行换版或废止：4.8.1.1体系文件已修改多次或需要进行大幅度修改时；4.8.1.2体系所引用的规范应修订，或组织机构发生重大变化时；4.8.1.3文件长时间停止执行不可能再执行时；4.8.2文件批准换版后，同时作废的原版文件由主管科室负责处理。文件的修改可以采用换页的方式进行，当修改内容较多时也可以全部更换。4.8.3对已作废，但有参考价值的文件进行归档，应加盖红色“作废”印章，无价值的立即收回作废，按规定审批后，统一销毁。4.9各科室、分公司应对与体系有关的各种文件、资料制定相应管理规定，确认为有效版本，登录在科室、分公司文件、资料清单予以管理。5相关文件与记录《安全管理制度清单》《文件分发领用登记表》编制/修改：何志荣审核：祁伟林批准：孟步祥文件控制程序流程图序号输入工作程序输出责任部门11、需要以文件形式描述职业健康安全管理的思想、方法等1、相符文件标识、格式规定的待审批稿各科室、分公司21、待审批稿1、审批后意见稿各科室、分公司31、领导批准稿1、文件编号、套打盖章、领用、保管发放记录；各科室、分公司41、4.5.1，4.5.2，4.5.4，4.6要素发现文件规定有不适用、不充分或无效时；1、不适用、不充分或无效的具体描述2、作废文件各科室、分公司51、作废文件的批准稿1、有参考价值的文件加盖红色“作废供参考”印章归档；2、无价值的收回作废，按规定审批后，统一销毁。各科室、分公司编制/修改部门负责人签字主管领导审核签发权限领导批准发布使用保存审核作废文件征求意见相关科室会审会签销毁或保留并标识编制/修改：何志荣审核：祁伟林批准：孟步祥资料控制程序流程图序号输入工作程序输出控制部门11、国家法律、法规及其他要求2、上级部门的文件3、有关行业标准4、工艺技术标准、规范、设计文件、图纸、说明书等1、其他文件及资料的清单各科室、分公司21、其他文件及资料的清单2、其他文件及资料等1、与体系有关的其他文件及资料的条款清单各科室、分公司31、与体系有关的其他文件及资料的条款清单各科室、分公司41、文件、资料管理规定1、与体系有关的其他文件及资料分类归档各科室、分公司识别使用保存其他文件及资料销毁或保留并标识编制/修改：何志荣审核：祁伟林批准：孟步祥太原钢铁（集团）公司批准：××年××月××日XX公司OHSMS程序文件生效：××年××月××日XXXXXXXXXXXXXXXXXX修改码：B/1编码：TGXJ-AQ-OHSMS-200X-2012第1页共页1目的2适用范围3引用标准与术语4职责5工作程序与要求6相关文件与记录6.1本程序受管理手册控制6.2下列文件为本程序的支持文件编制/修改：审核：批准：编制/修改：何志荣审核：祁伟林批准：孟步祥文件修订记录修订日期原条款修订内容修订人员备注