7.5 人事档案管理实施细则(试行)

受控文件请在规定范围内使用1人事档案管理实施细则1目的为加强公司人事档案管理，确保人事档案的完整性、准确性、系统性，便于利用，实现人事档案管理工作标准化、规范化和科学化，根据公司《档案管理制度》及国家相关法规等规定，结合公司实际情况，特制定本细则。2范围适用于全公司范围内人事档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。3职责3.1总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责公司人事档案的归档保管、鉴定与销毁、统计和利用工作。3.2人力资源部：对人力资源部队人事档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本部门的人事档案工作进行监督、检查、指导和考核。3.3各单位档案管理人员：负责人事档案收集、整理档案资料；对本单位人事档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有人事档案的整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号、编写目录、装盒等归档工作，最终形成完整的人事档案。4术语定义4.1编目：指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。4.2案卷：由互有联系文件按相同类目（二级、三级类目）组合成的档案宗卷。（详见案卷目录）4.3卷内目录：指登记卷内档案文件按排列次序的表格，排列在相同类目卷内文件之前。4.4案卷目录：指以全宗为单位登记案卷，按二级类目进行分类的，按类目次序编排而成的一种档案台账目录。5细则内容5.1总则5.1.1人事档案是指公司人事管理工作中形成的文件材料。5.1.2人事档案文件包括纸质文件和电子文件，实行人力资源部自行管理。5.1.3本实施细则规定的人事档案收集、整理和管理等方法及要求，适用于公司人事档案的管理。5.2归档主体、范围及保管期限5.2.1归档主体：人事档案按全宗（独立法人）收集归档。5.2.2归档范围：受控文件请在规定范围内使用25.2.2.1履历材料；5.2.2.2自传材料；5.2.2.3鉴定、考核、考察材料；5.2.2.4评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；5.2.2.5政审材料；5.2.2.6参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；5.2.2.7奖励材料；5.2.2.8处分材料；5.2.2.9招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；5.2.2.10其他可供组织参考的材料。5.2.3保管期限：人事档案保管期限为：永久、30年、10年。5.3收集5.3.1收集要求5.3.1.1员工基础信息资料在员工入职手续办理完毕后1个月内完成归档；5.3.1.2员工在职期间产生的奖惩、升迁、考核等材料应随办随归；5.3.1.3员工离职后，相关离职手续应在1个月内完成归档。5.3.2移交要求5.3.2.1每年4月30日前，各部门依据归档范围，检查核对移交文件材料的种类、数量、时间、完整性及存在问题，根据通知的时间规定移交档案室。人事档案在公司未作通知要求前由人力资源部保管。5.4整理5.4.1分类人事档案一般以个人为单位进行整理。根据《档案归档范围及分类编号表》中的内容进行分类整理。原则上分为在职和离职。5.4.1.1履历材料；5.4.1.2自传材料；5.4.1.3鉴定、考核、考察材料；5.4.1.4评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；5.4.1.5政审材料；5.4.1.6参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；5.4.1.7奖励材料；5.4.1.8处分材料；受控文件请在规定范围内使用35.4.1.9招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；5.4.1.10其他可供组织参考的材料。5.4.2排序与编目5.4.2.1人事档案档号：全宗号－编号－案卷号人事档案档号：全宗号－一级类目号·编号－盒号01-E·XX-X编号（1、2、3······）、盒号（1～9）二级类目一级类目号（E）全宗号（01）一级类目号：E（人事档案类）编号：人员编号（按员工职别、所属部门、加入公司时间排列）如：“01-E·在职1-1”代表公司1号员工的第1册档案。如：“01-E·在职2-1”代表公司2号员工的第1册档案。如：“01-E·离职1-1”代表公司1号离职员工的第1册档案。5.4.2.2每类人事档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。5.4.2.3档案材料排序的基本方式：(1)按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、以及第七类、第十类材料；(2)按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；(3)第九类材料可根据不同层次的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：1、工资情况的材料；2、任免材料；3、出国、出境材料；4、其它材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。5.4.2.4每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：(1)按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写；(2)根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目受控文件请在规定范围内使用4或在目录上加以注明；(3)“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间；(4)填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份(包括附件)；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写；(5)书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；(6)书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。5.4.3复制与技术加工5.4.3.1档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、秒写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。5.4.3.2为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：(1)对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪执不能购的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏；便于展开阅读；(2)对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蛀、不腐蚀纸张；裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；(3)对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；(4)拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。5.4.3装订与验收入库5.4.3.1每个人事的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：(1)将目录与材料核对无误；(2)把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐j(3)在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《条例》附件一的规定；(4)一律使用《条例》附件一规定的标准人事档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。5.4.3.2人事档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。5.5检查验收每季度由总经办组织对整理的档案进行检查，另行通知的除外。受控文件请在规定范围内使用55.6档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用根据《档案管理制度》的要求内容执行。6附则6.1本制度的最终解释权归总经办。6.2对未按本实施细则执行档案管理的单位责任人员，按公司《奖惩制度》相关规定酌情给予考核。7附表7.1《人事档案卷内目录》7.2《人事档案案卷目录》