生物大会人员分工(修改)

1山东国际会展管理有限公司关于第四届中国生物产业大会服务方案第一部分组织架构督办人：何元清总负责人：范伟协调人：张宏伟，衔接协调各组，汇总各组情况，及时与市发改委衔接沟通，传达领导指示。一、接待组调度人：张同坤负责人：王安松13356675513李晓东15866780166遥墙机场负责人：孙海辉13210524455火车站负责人：刘川15098836301火车东站负责人：张家铭13615412301机场、车站工作人员：24人（两班）随车工作人员：24人（含大会期间的随车人员）共计：54人服务内容：大会普通参会代表的接送站及会议论坛的车辆摆渡。二、酒店服务组负责人：韩传花13954141132成员：各酒店接待负责人及工作人员编号酒店名称酒店接待负责人志愿者备注01山东大厦王洪蕾、商梅6名一、着装要求：1.工作人员穿工装；02舜耕山庄刘芳、郭静6名03南郊宾馆陈丛丛、吕波6名204玉泉森信任俊华、赵华平6名2.志愿者穿校服二、接待要求1.热情、周到三、每天做好汇总和交接工作。05泉城大酒店韩红、黄静思6名06索菲特大酒店贺金凤、任红梅5名07舜元大酒店刘璐璐、侯传婷5名08翰林大酒店石静、张乐勇5名09石岛山庄曹琳、段红霞5名10舜德大酒店倪雯、李龙5名11学府大酒店张琳（质培）杨莹5名12后备酒店2人5合计11个酒店2475名备注：1、17日7：30-18：00各酒店工作人员由1个负责人，4名或者3名志愿者组成。17日18：00-18日7：30各酒店工作人员由1个负责人，2名或1名志愿者组成。2、19日-20日7：30-18：00各酒店工作人员由两个负责人组成。3、21日7：30-14：00各酒店工作人员由两个负责人组成。服务内容：1、16日，所有酒店组的成员到现场检查所需物品是否到位，现场演练工作流程。2、设立接待处，负责已经定酒店参会代表的登记、资料发放、现场咨询等；协助办理入住手续；3、协助未提前预定酒店的参会代表定酒店。4、协助办理返程票的预定；5、17日完成授牌人员报到；6、当日信息的汇总，包括参会代表入住情况、房间号、日程安排及退房时间等，将汇总情况上报组长和调度人员。7、做好参会代表在酒店的协调及其它工作。8、协助参会代表退房。三、会议论坛服务组负责人：雷虹159531278793成员：邢超、崔俊、范淼、陶奕炜、王娜、周天乐志愿者2人人数共计：9人服务内容：衔接安排各专业论坛场地、布置场地、配合各主办单位落实会议条件。四、展场服务组负责人：李霞86866916现场接待负责人：魏彩凤15898919077（负责）成员：张琳（财务）、张小蓓（票务）、志愿者4人现场协调负责人：王春来13066010305（负责）成员：石强（仓储物流）、毕雪艳、孙红燕人员合计：12人服务内容：1、负责二层标展区展位的落实，不能出现空展位。2、设立服务处负责展场参会代表的签到，展证及资料发放、现场咨询工作。3、负责余款的催收及发票的发放。4、负责现场设立票务预订处，提供票务预订工作。5、负责展品的接收及发放，寻求物流公司现场提供物流服务。6、负责二层展位协调、核对楣板，相关标识的到位。7、负责二层标展生物产业基地、科普展区、科研院所展位及展板的落实。8、负责设立参会代表登记处，做好临时参展代表的注册登记，9、做好现场秩序的维护、协助展商撤展。五、后勤服务组负责人：侯黎13011708683宋卫红82585218成员：吴佳男、孔慧、万老师、孙春林，滕志强、崔北山、常胜德4志愿者：3名人员共计：12人。服务内容：1、负责协调公司内部抽调服务人员的到位；2、负责落实六名讲解员，做好相应培训及调度；3、负责各服务组人员的用餐安排，展场参会代表用餐；4、负责各服务组所需物品的准备及协调；5、负责后备车辆的保障及调度；第二部分各组工作方案一、车辆服务组（一）服务时间2010年6月17日8:30-6月21日12:001、接站时间（流水发车）：6月17日8:30-6月18日18:00接站地点：火车站、火车东站、遥墙机场2、送站时间（定点发车）：6月18日：14:30；6月19日—6月20日：8:30；12:30；14:30；6月21日：8:30；送站地点：酒店→遥墙机场、火车站、火车东站3、大会期间车辆时间安排：2010年6月18日-20日8:00-18:004、每天接送时间具体为：上午：8:00—9:00各酒店发往展场及各论坛会场。（注：18日上午只发往会展中心）中午：11:30—12:30会展中心发往各酒店便于参会代表就餐休息。下午：13:00—14:00各宾馆间发往会展中心及各论坛会场。5晚上：17:00—18:00会展中心、山东大厦、南郊宾馆发往各酒店。备注：入住在舜耕、舜元、舜德的参会代表到展馆不安排接送。接送地点：酒店-展会现场、论坛会场（二）服务地点火车站、火车东站、遥墙机场济南舜耕国际会展中心：舜耕会堂（一楼会见厅、二楼谈判厅）山东大厦、南郊宾馆、舜德大厦、吉华大厦、舜元大厦、舜耕山庄、石岛大酒店、翰林大酒店、学府大酒店、索菲特大酒店、玉泉森信大酒店、泉城大酒店（三）接送对象各省代表、在线注册人员、普通参会代表。（四）工作方案1、接站工作内容：（1）联络发改委协调火车站、飞机场确定接站位置和临时通行证(各接站点保持4辆大车位置、40个大车证、20个小车证)。（2）配合办公室（王安松）预定大会所需车辆，绘制接送站路线图。（3）确定并制作接站点、车内、及酒店接站点（酒店服务组确定位置）的标示。（4）有刘川、张家铭落实参会人员每个酒店住宿人数、各省份代表团抵达方式等详细资料进行汇编，发放到本组每个人。（5）制定接站快速登记表、接站车次和接待人数统计表等（6）对车辆服务组人员进行模拟演练，确保工作顺利进行。（7）随车人员做好车次和接站参会人员统计提前及时与酒店沟通。工作流程：(1)16日有各组负责人把接站的人员汇集到会展中心进行人员、所需物品6的安排（工作人员的联系方式、参会名单、接站牌、表格、工作时间、确定随车人员和人员分工）；由调度和负责人对车辆进行安排（接站地点、会展中心接送车地点、临时通行证、线路图、编号）。（2）确定车辆出发点，6月17日8:00到达各接站点，按事先确定的接站点和车辆停车点做好人员分工（接站人员、登记人员、随车人员）和各自的准备工作。（3）出口接站人员对每次到达的航班和列车都要把接站牌摆在明显的位置，直到最后一位出站人员方可休息，等待下一个航班和列车的到来。（4）有出口接站人员向参会代表详细指导接站车辆停车位置。（5）随车人员把标示放在明显的位置，对上车的参会代表进行简单的了解和登记（参会人员的身份、是否预定过酒店）司机可根据情况调整路线。（6）站点发车后，随车人员（基本了解车上人员的酒店情况）及时通知酒店组负责人准备工作及接待。（7）参会人员全部下车后及时通知调度，等待下一步工作安排。做好接站人员和车次的统计（见表格）。注：根据17日汇总后的接站参会人员数量酌情安排18日3个站点的车辆和工作人员。多余人员会展馆待命送站。2、送站工作内容：（1）专人联络酒店服务处落实的送站代表的统计汇总。(2)由调度按组委会确定的时间段安排车辆。（3）随车人员送站。（4）做好送站人员的统计。工作流程：（1）提前一天专人联络酒店服务处参会代表的送站人数和送站地点。7（2）当天把送站人数和送站地点汇总到车辆调度人，根据送站人数安排车辆，同时安排随车人员。（3）根据定点发车的时间，提前10分钟到达。（4）有随车人员和酒店服务处负责人共同确认送站参会人员的身份，请客人上车。（5）根据参会代表尽量提前到达机场和火车站。（6）参会人员全部下车后及时通知调度，等待下一步工作安排。做好接站人员和车次的统计（见表格）。3、大会期间车辆服务工作内容（1）专人统计酒店18日-20日的参会人数，便于分配车辆。（2）落实所需酒店-会展中心-论坛会议往返的摆渡车数量。（3）根据组委会确定摆渡时间往返发车，确定酒店-会展中心-论坛会议的往返接送路线和地点。（4）随车人员做好与酒店服务组的参会代表衔接。（5）做好参会团体和散客的车辆调度。（6）工作人员做好酒店-会展中心-论坛会议的往返接送站的统计。工作流程：（1）每天早上7:50车辆和随车人员到达各酒店接站点，等待参会人员上车，坐满发车。9:00为最后一班车（9:00前没有上车的代表及时通知调度）。（2）行车路线停车点为：酒店-论坛会场-会展中心-停车场（回程发车点）注：18日上午只发往舜耕国际会展中心（3）参会代表下车后，车辆在确定的停车场待命，随车人员回展馆待命。（4）中午11:20车辆和随车人员在会展中心停车场等候发车，等待参会人员坐满发车。12:30发最后一班车。8（本着展场和论坛会议参会人员往返坐同一辆车，司机原路返回）（5）到达各酒店后参会代表下车，车辆停放酒店，等带下午发车。（6）下午12:50车辆和随车人员在各酒店接站点，等待参会人员坐满发车。14:00为最后一班车；（7）参会代表下车后，车辆在确定的停车场待命，随车人员回展馆待命。（8）晚上16:50车辆和随车人员在在会展中心停车场等候发车，待参会人员坐满发车。18:00发最后一班车。（9）参会代表在个酒店下车后，车辆由调度统一安排停放。（10）随车人员做好一天的发车数量和接送人数。备注：1、入住在舜耕、舜元、舜德酒店的参会代表去展馆不安排接送。2、参会团体提前预约车辆接送。3、6月19日、20日执行以上服务时间。（五）服务所需物品二、酒店服务组（一）服务时间6月16日8：30-17：306月17日7:30-24:006月18日00:00-20:006月19—20日7:30-20:0021日：7:30-12:00（二）服务地点所负责酒店大堂接待处（三）工作方案1.在各酒店大堂醒目位置设立接待台，摆放大会所需标识。2.参会代表到达酒店后，引导至接待台进行登记（登记表附后），发放展证及大9会资料（如：代表证、大会指南、成果汇编等），协助参会代表办理入住手续；3、负责做好参加授牌仪式参会代表的签到，17日汇总后及时通报市发改委相关负责人员。4.做好参会代表的各项咨询工作，协助在酒店前台或者商务中心办理订票业务。5.根据参会反馈信息及时协调酒店增派前台服务人员，及时为参会代表办理入住手续。6、合理安排接待服务人员，保证参会代表的顺利入住，不能令参会代表长时间滞留大堂。7、及时提醒参会代表根据日程安排及大会组委会作息时间合理安排自己的行程，随时与各省市代表团带队人员保持联络，如有团体用车及时与车辆服务组联系，安排车辆。8、每天做好当日信息的汇总，包括参会代表入住情况、房间号、日程安排及退房时间等，将汇总情况上报市发改委。（四）服务所需物品酒店条幅（热烈欢迎参加“第四届中国生物产业大会”的各位来宾）接待台6张，椅子20把。参会代表登记薄（参会代表信息）资料袋（检查物品是否齐全）三、会议论坛服务组（一）服务时间：6月17-20日7:30-18:00（二）服务地点：山东大厦、舜耕山庄、南郊宾馆、舜德大厦、舜元大厦各酒店会议室（三）工作方案1、根据大会要求安排场地；2、实地考察、测量、熟悉场地；3、和各论坛联系人沟通落实会议要求；104、根据各会议落实情况准备三部投影仪，协调专人负责调试，督促有关人员制作背景板、会标、指示牌、席签等会议要求。5、与各会议所在酒店营销部营销经理联系沟通落实、确认会场要求，切实做好会前准备。6、与各论坛联系人再次确认会议要求（传真确认）（以上6项工作在2010.6.14之前完成。）7、确认各会场布置，落实相关要求是否完成8、检查会场布置，调试投影仪。9、与各论坛联系人见面沟通、熟悉会场。10、协助接待组做好参会人员的接送工作。11、各论坛开始之前一小时到达会场，检查会场准备情况。12、协助会议论坛组织方协调酒店做好会议论坛期间服务。13、论坛结束后，做好下一场会议的准备工作，同时协助论坛联系人做好各参会代表的接送工作。四、展场服务组（一）服务时间1、参展商布展时间：2010年6月15日—17日8:00—18:00（根据现场