2014年人事行政部档案管理制度终稿(2014.5.22)

物流金融事业部档案管理制度1.0目的为加强我司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高管理水平，有效地保护及利用档案，对于有效资料可以完整保存，无价值的资料能够及时销毁，保证档案资料的及时更新，为公司发展服务，特制定本制度。2.0适用范围适用于事业部总部人员（业务部、市场部、风控部、运营部、客服部、人事行政部）。3.0职责3.1对于各部门归档的资料及时归档。3.2档案管理员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求。3.3对外借的档案资料及时催还。3.4档案管理员必须做到：爱护档案、保持整洁、严谨涂改、注意安全保密，严谨。3.5、电子版、纸质版档案交接信息，做好存档保存。3.6、对于档案资料中的信息不随意外泄，做好档案保密工作。3.77、具备防火、防潮、防虫的安全意识及条件。4.0档案管理要求总则4.1档案管理人员严格按照档案管理制度管理档案4.2档案管理人员应及时认真负责的做好收录工作。5.0执行时间本制度自2014年6月1日起执行。6.0附件6.1附件一《档案借阅登记表》6.2附件二《档案归档登记表》6.3附件三《交接单类文件归档目录表》6.4附件四《协议类文件归档目录表》7.0其它7.1本制度如有未尽事宜，则于每年底统一进行完善。7.2总部人员具体档案管要求细则详见附件。拟制人：事业部总经理审批：物流金融事业部档案管理制度事业部总部人员：一．归档要求（1）归档文件资料份数以及每份文件的页数均应齐全完整，不得有丢页的现象。（一经发现有权驳回装订完整后再归档）2）案卷封面，应逐项按规定书写，信息书写要完整不能有缺少、字迹要工整、清晰。（一经发现经销店或银行书写不完整的有权驳回，书写完整后再归档）（3）档案文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即正件在前、副件（附件）在后等等，其它文件依其特点，保持文件之间密切联系。（4）各部门归档资料严格按照各部门归档明细进行归档，超出档案明细以外的人事行政部有权进行驳回。（5）由于档案橱子都不在视线范围内，因此我们将及时关闭上锁，钥匙由档案专员统一保管。二．各部门行政人员要求（1）各部门设置一名行政人员与人事行政部档案专员进行工作对接。（2）部门行政人员在与档案专员进行档案对接时需提供《归档资料详细信息表》包括电子版及纸质版，双方各留存一份，防止档案丢失等情况发生（交表时需要双方签字方可生效）（3）档案管理人员进行归档时必须与档案管理者面对面进行交接，不得在档案管理者不在的时候，直接把资料放到工位处然后人员离开（一旦有资料丢失，或者资料不完整的情况由兼职内勤人员承担全部责任）并且档案专员有权进行驳回（4）除各部门的行政人员可与档案专员之间有档案资料的交接，其他任何人员不得拿资料进行归档。备注：特殊归档资料需要部门负责人进行归档，并且写归档登记表否则丢失概不负责（5）档案专员有权了解归档资料的相关信息，若发现有问题时，各部门行政人员有义务向档案专员解说，不得敷衍了事，否则视为不配合工作，（一经核实，视情节轻重进行处理）（6）各部门需要查阅档案时，必须由人事行政部档案专员进行查找（取走资料时需做档案借出登记，归还也需做登记，不得擅自翻阅.若不做登记，档案丢失，由借阅档案人员承担全部的责任）物流金融事业部档案管理制度三．档案管理职责（1）交接过程中当面核对归档文件，双方在交接目录上面签字确认。（2）少量归档文件要在归档文件登记表上签字确认。（3）对于各部门归档的资料及时查阅、记录、归档。(4)档案借阅者必须做到：爱护档案、保持整洁、严谨涂改、注意安全保密，严谨转借遗失。（5）、电子版、纸质版档案交接信息，妥善保存。（6）、对于档案资料中的信息不随意外泄，做好档案保密工作。（7）、具备防火、防潮、防虫的安全意识及条件。四、自2014年6月起各部门档案归档目录为：市场部：合同、签呈、汽车协议回收、委托监管协议、仓库保管安全协议、合同填写说明、补充协议、假期监管通知、监管情况说明、备忘录、印鉴样本、补充条款、仓库移交、动质押合同、印章变更函、场地使用协议、解除监管通知业务部：合同、签呈、4S授权书、委任书、二次上岗培训记录、交接书原件（复印件）、业务流转单、业务暂停流转单、监管员上岗须知、监管员设备接收确认书、经销商告知函（回执)运营部：合同、签呈、风险问题处理单风控部：合同、签呈人事行政部合同、签呈、客服部：合同、签呈、物流金融事业部档案管理制度附件一：《档案借阅登记表》档案借阅登记表（适用于2014年）提示：档案借阅登记表不准涂改，请工整书写。档案借阅登记表序号文件名称借阅时间借阅人归还日期归还人备注123456789101112131415161718物流金融事业部档案管理制度附件二：《档案归档登记表》（适用于少量合同、签呈等少量文件归档）档案归档登记表（适用于2014年）档案归档登记表（所属部门如：人事行政部）序号文件名称文件类型归档时间归档人备注123456789101112131415161718物流金融事业部档案管理制度附件三：《交接单类文件归档目录表》交接单类文件归档目录表（适用于2014年）交接单类文件归档目录表序号店名银行内容时间备注1234567891011121314151617181920212223日期：2014-1-24接收人接收时间物流金融事业部档案管理制度附件四：《协议类文件归档目录表》协议类文件归档目录表（适用于2014年）协议类文件归档目录表序号店名银行内容时间协议编号1234567891011121314151617181920212223日期：2014-1-24接收人接收时间