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文件名称××××有限公司文件编号版本号档案室管理规定页码第1页共2页分发号拟制审查核准审核生效日期1.目的:为规范档案室文件、资料、办公用品及其它存放物品的安全保管,准确收发,借阅文档资料的按期归还,做到不丢失不损坏。。2.适用范围:档案室所有办公用品、文件资料、存放物品均适合本办法。3.职责:档案室管理员依照岗位职责切实做好收发保管工作;全体员工遵照本管理规定执行。4.细则4.1办公用品入库、发放登记;4.1.1档案室管理员根据《请购单》对符合要求的文具办公用品进行入库,在送货单上签名并留用一联。4.1.2员工领用或以旧换新办公用品一律填写《领料单》,由部门主管签名后,管理员按照办公用品发放标准发放且做好领用登记以便做账。无《领料单》者,管理员不得发放相关物品。4.1.3档案室管理员对领用物品和以旧换新物品一律在账本上登记,以便每月核对盘点。4.1.4领用价值在30元(含30元)以上的办公用品、工具、固定资产等,在领料前需编写财产编号并签名后方可发料。4.2文件借阅、存放4.2.1领班及以下级别员工借阅图书、文件资料,由部门主管签批同意借阅条方可借阅,借阅图书、产品说明书、各部门存放资料及其它历史资料时需在《文件传阅登记表》上登记,并确认归还日期。4.2.2体系文件资料的借阅、复印需登记在《文件传阅登记表》中。4.2.3外来文件或资料的存放应做好登记,且注明存放位置,管理员应在明显位置贴好标识。4.3退货、盘点4.3.1对不符合采购要求的物品,应联系采购人员予以协商换货或退货处理,在供应商未取回之前,不得发放使用。文件名称××××有限公司文件编号版本号档案室管理规定页码第2页共2页分发号4.3.2每月1日对所有办公用品、存放图书盘点,并填写盘点记录表;对新增加或减少的物品要在清单上注明。根据盘点的库存结果,由管理员填写用品《请购单》。4.4文件资料的防护4.4.1文本资料的保管应作到“六防”,即:防尘、防潮、防火、防鼠、防虫、防霉。4.4.2档案室应合理利用空间,所有文本档案都应当标签清楚、排列有序、存取方便。4.4.3档案柜有锁应注意随时锁好,未经允许或没有特殊原因不得随便开启。5.处罚5.1未经允许任何人不得私自拿走档案室任何物品,发现一次扣5元,并完好归还物品,如有损坏照价赔偿;5.2借出的资料按期归还,续借需重新登记,未遵守者,发现一次扣5元;5.3体系文件的发放做到不重发不漏发,按时回收旧版文件,未遵守者,发现一次扣5元;5.4盘点发现记录不全,漏记错记,标识不清,分类不明,目录或内容不清楚,发现一次扣5元;5.5员工因离职或工作调动等原因需移交或接受物品不详,蒙混过关,有忽职行为,发现一次扣10元,物品如有损坏按维修费赔偿,如有物品遗失或故意损坏不能维修的,照价赔偿。6.相关文件《仓储管理办法》7.相关表格《文件传阅登记表》《请购单》《领料单》《同意借阅条》
本文标题:2015年档案室管理规定
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