2015年档案室管理规定

文件名称××××有限公司文件编号版本号档案室管理规定页码第1页共2页分发号拟制审查核准审核生效日期1.目的：为规范档案室文件、资料、办公用品及其它存放物品的安全保管，准确收发，借阅文档资料的按期归还，做到不丢失不损坏。。2.适用范围：档案室所有办公用品、文件资料、存放物品均适合本办法。3.职责：档案室管理员依照岗位职责切实做好收发保管工作；全体员工遵照本管理规定执行。4.细则4.1办公用品入库、发放登记；4.1.1档案室管理员根据《请购单》对符合要求的文具办公用品进行入库，在送货单上签名并留用一联。4.1.2员工领用或以旧换新办公用品一律填写《领料单》，由部门主管签名后，管理员按照办公用品发放标准发放且做好领用登记以便做账。无《领料单》者，管理员不得发放相关物品。4.1.3档案室管理员对领用物品和以旧换新物品一律在账本上登记，以便每月核对盘点。4.1.4领用价值在30元（含30元）以上的办公用品、工具、固定资产等，在领料前需编写财产编号并签名后方可发料。4.2文件借阅、存放4.2.1领班及以下级别员工借阅图书、文件资料，由部门主管签批同意借阅条方可借阅，借阅图书、产品说明书、各部门存放资料及其它历史资料时需在《文件传阅登记表》上登记，并确认归还日期。4.2.2体系文件资料的借阅、复印需登记在《文件传阅登记表》中。4.2.3外来文件或资料的存放应做好登记，且注明存放位置，管理员应在明显位置贴好标识。4.3退货、盘点4.3.1对不符合采购要求的物品，应联系采购人员予以协商换货或退货处理，在供应商未取回之前，不得发放使用。文件名称××××有限公司文件编号版本号档案室管理规定页码第2页共2页分发号4.3.2每月1日对所有办公用品、存放图书盘点，并填写盘点记录表；对新增加或减少的物品要在清单上注明。根据盘点的库存结果，由管理员填写用品《请购单》。4.4文件资料的防护4.4.1文本资料的保管应作到“六防”，即：防尘、防潮、防火、防鼠、防虫、防霉。4.4.2档案室应合理利用空间，所有文本档案都应当标签清楚、排列有序、存取方便。4.4.3档案柜有锁应注意随时锁好，未经允许或没有特殊原因不得随便开启。5.处罚5.1未经允许任何人不得私自拿走档案室任何物品，发现一次扣5元，并完好归还物品，如有损坏照价赔偿；5.2借出的资料按期归还，续借需重新登记，未遵守者，发现一次扣5元；5.3体系文件的发放做到不重发不漏发，按时回收旧版文件，未遵守者，发现一次扣5元；5.4盘点发现记录不全，漏记错记，标识不清，分类不明，目录或内容不清楚，发现一次扣5元；5.5员工因离职或工作调动等原因需移交或接受物品不详，蒙混过关，有忽职行为，发现一次扣10元，物品如有损坏按维修费赔偿，如有物品遗失或故意损坏不能维修的，照价赔偿。6.相关文件《仓储管理办法》7.相关表格《文件传阅登记表》《请购单》《领料单》《同意借阅条》