2012档案培训讲义

一、全宗指南一、主要内容与适用范围全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一全宗内容和成分及其意义的一种参考材料，又称全宗介绍。（一）主要内容包括立档单位（全宗）的简要史，全宗内档案内容与成分与简介，以及其他辅助材料。（二）适用范围本规范适用各级各类机关、团体、企事业单位档案机构（档案室）。（三）全宗介绍的编写方法1、立档单位（全宗）的简要历史（1）全宗名称：即立档单位全称，简称写在后面的括号里。如：中国共产党察布查尔锡伯自治县委员会（中共察布查尔县委）全宗。（2）立档单位的简要历史：立档单位的组建情况，成立时间、地点、机关名称（包括更改名称）性质、任务与职能、隶属关系、下属区域、内部组织机构设置、权限及演变情况，历任重要领导干部姓名情况，立档单位经历的重大事件，执行的特殊任务，以及撤销与合并的时间和原因，继或代行职能机关的名称。（3）全宗的简要历史：档案来源、数量、起止时间、进馆（室）时间。整理、鉴定、利用、编研情况，完成程度，检索工具种类及其他需要说明的问题。如：——2、全宗内档案内容与成分简介这一部分是全宗介绍主体，要求重点突出、叙述准确、完整系统、便于利用。全宗内档案内容与成分简介的编写方法：——按立档单位档案门类介绍档案的来源、内容、成分。如：按某某单位文书档案的主要来源、内容及成分是本单位党支部、工会、妇委会、办公室、各业务科室等在工作活动中产生的文件及上下级来文，包括工作总结、计划、请示与批复、党员干部花名册、统计报表、大事记、组织沿革、领导干部任免文件、会议记录等等；按文书档案归档整理规则的要求，采用保管期限年度分类，以件为保管单位，保管期限划分为永久、30年、10；其中永久卷包括——；30年包括——；10年包括——。二、组织机构沿革1、概念（p282）组织机构沿革——是系统记载一个机关、本企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料。2、种类（理解）：3、内容（p282）实际中普遍采用的编写方法分两部分：（1）概述。（2）组织机构设置和领导人员名录。4、形式（理解）组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。5、结构（p282）：其主体结构的体例通常有两种：（1）是以时期（年度或阶段）为主线，先将材料分成若干阶段，然后在每个时期下面在分别叙述其内容；（2）是以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分成若干题目，然后在每个题目下面再逐年或逐阶段叙述。三、统计数字汇集（基础数字汇集）1、概念：就是以数字的形式反映某一地区或某一方面的基本情况的参考材料。汇集基础数字的工作，实际上也是对原来各种统计材料的综合工作；2、种类：按内容可分为综合性和专题性两种。（1）综合性的统计数字汇集是记载和反映一个机关、企业、地区、系统全面情况的数字汇集，其包容性强，篇幅性较大。如《xx县统计数字汇集》。（2）专题性的统计数字汇集则是记载一个机关、企业、地区、系统某方面基本情况的。如《xx县医药卫生统计数字汇集》。四、专题概要（会议简介）1、专题概要是以文字叙述的形式，简要地记述和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的产生、发展变化情况的参考资料。编写基本要求：内容全面，材料详实；叙中有议、评介得当；叙述准确，文字朴实；文图结合，不拘一格。如：利用档案编制的土地草场纠纷概要、干部任免概要等。2、种类：主要有党代会、人代会、政协会、职代会、团代会、妇代会等重要会议。3、会议简介的内容主要包括会议届次、召开的时间、地点、主持人、参加人（代表分配名额和列席范围），会议议程，讨论与决议事项及选举结果等。4、要求：编制时按时间或届次的先后，将每次会议的内容，议题，决议事项等依次编排列述。即可一年一编，也可随时积累，逐渐形成。五、数据分析1、编制基础数字2、查看数据报表表现3、发现问题4、分析原因5、提出建议