汽车销售公司质量和环境程序文件

XXXX汽车销售服务有限公司XX/CX-02-2014程序文件汇编编制：审核：批准：2014年01月20日发布2014年01月20日实施XXXX汽车销售服务有限公司发布目录1XX/CX01-02-2014文件控制程序2XX/CX02-02-2014记录控制程序3XX/CX03-02-2014环境因素识别及评价程序4XX/CX04-02-2014法律法规及其他要求控制程序5XX/CX05-02-2014信息沟通控制程序6XX/CX06-02-2014管理评审控制程序7XX/CX07-02-2014人力资源控制程序8XX/CX08-02-2014服务实现策划控制程序9XX/CX09-02-2014整车销售过程控制程序10XX/CX10-02-2014备件管理过程控制程序11XX/CX11-02-2014维修服务过程控制程序12XX/CX12-02-2014监视和测量设备控制程序13XX/CX13-02-2014运行控制程序14XX/CX14-02-2014应急准备与响应程序15XX/CX15-02-2014内部审核控制程序16XX/CX16-02-2014相关方控制程序17XX/CX17-02-2014环境监视和测量控制程序18XX/CX18-02-2014合规性评价控制程序19XX/CX19-02-2014事故、事件、不符合控制程序20XX/CX20-02-2014纠正措施控制程序21XX/CX21-02-2014预防措施控制程序文件控制程序XX/CX01-02-20141目的编制本程序的目的在于保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，对质量环境管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时得到并使用相应文件的有效版本，确保与质量环境管理体系有关的所有文件处于受控状态。2范围本程序适用于本公司与质量环境管理体系有关的所有来自内部、外来的文件的控制。3职责3.1综合部经理负责本程序的全面贯彻和正确执行。3.2公司总经理负责本公司质量环境管理体系文件和技术文件的批准。3.3管理者代表负责组织本公司质量环境管理体系文件的编写、更改、控制。3.4综合部负责收集本公司所有技术文件，并予以控制。3.5综合部负责收集本公司外部购买、销售有关的文件及与质量环境管理体系有关的文件。3.6综合部负责所有文件的印发、汇集、登记、编目、存档、保存、借阅、回收和作废处理。4术语本程序术语按照ISO9001：2008及ISO14001：2004标准规定。5程序5.1文件的来源5.1.1内部编制5.1.2从外部收集、购买，包括法律、法规，国际/国家/行业标准等。5.2文件的分类5.2.1管理性文件5.2.2技术性文件5.3内部文件的编制、审批和发布5.3.1质量环境手册、程序文件、管理标准等质量环境管理体系的编制，由管理者代表负责组织、指导、协调和审核，由公司总经理负责批准。5.3.2工艺、检验等技术文件的编制，由综合部负责组织、指导、协调和审核，由负责批准。5.3.3公司所有文件由综合部负责印发。5.4文件的编号5.4.1质量环境管理体系文件的编号规则：5.4.1.1质量环境手册的编号规则：XX/SC-01-20145.4.1.2程序文件的编号规则：XX/CX-02-20145.4.1.3管理制度的编号规则：XX/GL-01-20145.4.1.4记录编号规则：JL-XXX-XX5.4.1.5其他管理文件的编号规则：司字（XXXX）XX号文5.4.2技术性文件的编号规则：可按国家或行业有关规定执行，也可由综合部自行书面规定并执行。5.4.3外来文件的编号规则：按文件的标准号进行编号。5.5公司受控文件和非受控文件的划分按公司实际情况，在文件上分别印上印章。5.6综合部管理人员按文件的编号规则进行分类放置、标识，并建立档案目录。5.7文件的发放和建立5.7.1文件由综合部统一发放，发放部门由文件的编制部门规定，并经总经理批准。5.7.2文件发放时，发放人员应填写《文件发放（回收）登记表》，领用人签字，便于追踪。5.8文件的更改5.8.1文件若有错误或不适用时，由文件更改提出人填写《文件更改申请单》，提出更改建议，说明更改原因和更改内容，经总经理审批后报送原文件编制部门或人员进行更改。5.8.2《文件更改申请单》交综合部印发，发放对象为所有受控资料持有者。5.8.3文件更改的方式5.8.3.1划改：当更改内容简单，更改文字数量不多时，由文件持有者按《文件更改申请单》进行划改。在《文件更改一览表》上记录，并附上《文件更改申请单》。5.8.3.2换页：当更改内容较多时，可由综合部重新打印后并加盖更改章，随《文件更改申请单》发给文件持有者，并收回旧页，持有者在《文件更改一览表》上记录，并附上《文件更改申请单》。5.8.3.3换版：文件经多次更改或有大幅度更改，影响使用时，应重新印后立即收回旧版并加盖作废章。5.9文件的使用与管理5.9.1文件的持有者要妥善使用、保管，不得随意外借。5.9.2各种文件应定期归档，综合部管理人员应确保完好齐全。5.9.3所有文件需要复制时，应经过批准后，由综合部复制。5.10外来文件的控制5.10.1管理者代表负责及时检查和本公司所执行的有关国家和地方法律、法规的有效性。5.10.2综合部负责检查和确定与产品有关的国际、国家、行业标准的有效性。5.10.3综合部负责及时检查和确定顾客提供的有关文件的有效性。5.11文件的借阅5.11.1文件发放范围之外的人员需要使用时，一般文件可向综合部办理借用手续。5.11.2文件不准借给外单位，除有合同规定，文件不得随意借给顾客；无合同规定顾客要求查阅时必须经总经理批准。5.12作废文件的回收和处理5.12.1综合部负责从所有使用场合撤回失效的文件，对于文件换页或换版实行以旧换新。5.12.2作废文件在回收时，综合部管理人员应在《文件发放（回收）登记表》上登记回收时间，并对作废文件加盖“作废”印章，予以标识、隔离、存放。5.12.3作废文件的销毁/保留，由综合部管理员填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后销毁/保留。6相关文件7记录7.1JL-4.2.3-01文件资料清单7.2JL-4.2.3-02外来文件资料清单7.3JL-4.2.3-03文件发放（回收）登记表7.4JL-4.2.3-04文件补发申请单7.5JL-4.2.3-05文件借阅申请单7.6JL-4.2.3-06文件更改申请单7.7JL-4.2.3-07文件销毁申请单记录控制程序XX/CX02-02-20141目的编制本程序的目的在于加强记录的管理，以保存足够的、完整的记录，为证明产品质量已符合规定的质量要求并为质量环境管理体系运行有效性提供证据。2范围本程序适用于本公司记录的建立、管理直至销毁的整个过程。3职责3.1综合部负责本程序的全面贯彻和正确执行。3.2管理者代表负责内部质量审核、管理评审等记录的填写和控制。3.3综合部负责办公物品的购买；3.4综合部负责办公设备及销售过程中与有关的记录的填写和控制。3.5销售部负责合同和合同评审、顾客信息反馈、服务供方和采购等记录的填写和控制。3.6综合部负责对记录进行归档分类、编目、装订和保管。4术语本程序术语按照ISO9001：2008及ISO14001：2004标准规定5程序5.1记录的建立5.1.1各职能部门按各自的职责，在质量环境管理体系运行时，应及时、准确地形成记录，以证实其所承担的活动已经实施且达到了规定的要求，记录所使用的图表，应执行相应的程序规定，不得使用未经批准的图表格式。5.1.2任何记录都应字迹清楚，并有合适的标识,每一种记录的标识应包括但不限于下列内容：项目标识：如产品名称（或项目名称）、型号、规格、批准文号等；记录日期；记录者签名及审批者签名、发送部门（如有必要时）等。5.2记录的收集5.2.1各职能部门均应指定专人，负责收集归口范围内的所有记录，并检查记录是否完整、正确、清晰。5.2.2所有的记录凡涂改或错误纠正之处，应由相应的责任人员或经授权的人员签名并注明日期。5.3记录的编目与查阅5.3.1综合部负责对记录进行分类、编目、登记和保管。5.3.2记录登记表上应注明记录的编目名称、记录的时间、记录部门或记录者、保存期限、记录起止编号及存放地点等内容。5.3.3各部门责任范围内的记录每月底整理后移交综合部，移交时应将记录汇总成册，加以封面并在封面注明相应标识后交综合部管理。5.3.4记录不准随意提供给外单位人员或顾客查阅，以免泄露公司秘密。5.3.5内部查阅记录应办理相应的借阅手续，对于查阅重要的记录应由公司总经理批准。在进行质量环境体系审核时可以先借阅，然后补办有关手续。5.3.6当总经理或管理者代表批准后,记录可供顾客或第三方查阅,用以评估产品符合规定要求的程度和质量环境管理体系的运行是否有效。5.4记录的贮存与保管5.4.1记录的贮存年限一般为叁年，有特殊要求的按要求规定办理。各种记录的保存期限见“记录一览表”。5.4.2记录应保存在适宜的环境下，防止损坏、丢失。5.4.3当合同规定时，记录应提供给顾客作为顾客的质量凭证，但应报管理者代表批准且本公司应保留底档。5.5记录的处理超过保存期限或已没有保存价值的记录，在作废、销毁前经部门负责人报管理者代表同意后方可处理，并及时在登记表上注销。6相关文件7记录7.1JL-4.2.4-01记录一览表7.2JL-4.2.4-02记录借阅申请单环境因素识别与评价程序XX/CX03-02-20141目的识别公司日常办公、售后服务在活动、产品和服务中能够控制的和可望施加影响的环境因素，评价对环境具有或可能具有重大环境影响的因素，制定有效的控制措施，实现对环境因素的科学管理。2适用范围本程序适用于公司一汽-大众奥迪品牌汽车的销售和服务、汽车配件及饰品销售、一类机动车维修、二手车置换、保险兼业代理、各部门在活动、产品和服务中能控制的和可望施加影响的环境因素的识别和评价活动。3职责3.1综合部负责公司办公系统、一汽-大众奥迪品牌汽车的销售和服务、汽车配件及饰品销售、一类机动车维修、二手车置换、保险兼业代理过程所涉及的环境因素进行识别和评价，并编制环境因素识别与评价清单、重要环境因素清单。3.2各部门负责本单位的环境因素的识别、评价、更新，对本单位环境因素的统计、汇总，上报综合部备案。3.3管理者代表负责环境因素识别、评价与更新工作的组织工作，并对重要环境因素清单进行审核。3.4最高管理者负责重要环境因素的批准。4工作程序4.1信息收集：4.1.1服务工艺流程；4.1.2原材料的使用和废弃情况；4.1.3能源、资源的使用情况；4.1.4化学品的使用和废弃情况；4.1.5服务过程中的废弃物、排放物的排放量以及频率等；4.1.6设备运转时的环境影响，如是否产生噪声、能源消耗等；4.1.7相适应的环境法律法规及其它要求。4.1.8员工对环境管理的建议和意见等。4.2环境因素识别、评价的依据4.2.1适用法律法规及其他要求。4.2.2过去、现在和将来对环境有积极或负面影响。4.2.3在正常、异常及紧急情况下，可能对环境有积极或负面影响。4.2.4相关方的要求和对相关方的要求。4.3环境因素识别、评价的范围一汽-大众奥迪品牌汽车的销售和服务、汽车配件及饰品销售、一类机动车维修、二手车置换、保险兼业代理活动、产品和服务中能够控制的和可望施加影响的环境因素。4.4环境因素的识别、评价内容4.4.1环境因素的识别应考虑三种状态（正常、异常、紧急）、三个时态（过去、现在、将来）和环境因素的七种类型（表现形式）。a、三种状态正常：正常售后维修及运行状态。异常：设备开机、停机、服务、停电等状态。紧急：意外泄漏、爆炸、雷击、火灾、环境设备的故障。b、三种时态过去：以往遗留的环境因素。现在：生产过程中带来环境因素。将来：生产过程潜在的、计划建设项目以后可能带来的环境因素。c、环境因素的八种类型(1)向水体排放：生活污水与工业废水各类因子的产生和排放。(2)向大气排放：污染因子的形式有毒有害及其他对环境有害的气体。(3)噪声排放：对厂界以外