01合同管理制度

-1-中国交通建设中交一公局第五工程有限公司邵坪高速公路第四合同段项目经理部合同管理制度编制：审核：项目负责人：日期：年月日-2-中交一公局第五工程有限公司邵坪四标合同管理制度一、总则为加强项目合同管理，避免因合同失误带来的各类风险，有效提高项目的经济效益。根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民法通则》等有关的法律法规以及公司出台的合同管理办法，制订本制度。二、适用范围经中交一公局五公司授权后由项目部对外签订的各类合同、协议、意向书、承诺函等与此相关的一切文件一律适用于本制度。三、管理核心和原则1．合同管理核心合同管理是项目管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于项目经济活动的开展和经济利益的取得有着极为重要的意义。项目领导班子以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各部门必须相互配合，共同努力，做到以“重合同、守信誉”为核心，努力搞好项目合同管理工作。2．合同管理原则遵守“签前认真审核，签时要求齐全，签后严格履约”的基本要素，同时还要保证合同的合法性、时效性，并及时处理因合同原因产生的各类纠纷，有效维护项目整体经济效益。四、合同的签订1．合同谈判须由项目经理、项目总经济师及相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。-3-2．签订合同必须遵守国家的法律、政策及相关规定。对外签订合同，必须由项目经理直接签订，除项目经理以外签订的任何形式的合同均不予认可。3．项目经理在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，并安排专人负责施工队伍、材料供应商、设备租赁商的资格审核、选择确定、协调服务、监督管理、信用评价等工作。4．签订合同时必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。5．合同一律采用局统一合同范本进行拟草及签订，合同签订前要由项目各部门会签并报公司审核通过后，方可签订。6.项目签订的合同前，合同单价及内容必须经项目领导班子会签认可，上传公司OA系统经的公司领导批复后方可实施。五、合同类别及各级分工1．合同类别（1）对业主施工合同：管理类别编号[ZB]，由业务开发部门负责签订、交底及归档；局由预算合同处负责管理，公司由经营科负责管理；局资质中标的执行局和公司两级管理；（2）工程施工类合同：工程分包合同，管理类别编号[FB]（含局属单位间签订的工程分包合同，管理类别编号[NBFB]）；劳务合同，管理类别编号[LW]；工程施工类合同由经营部门负责管理，一切管理必须按照局或公司相关管理办法执行。（3）材料类合同：管理类别编号[WZ]，受局预算合同处、公司经营科、项目经营部门统一领导，相关业务由项目物设部负责；（4）机械类合同：管理类别编号[JX]，受局预算合同处、公司经营科、项目经营部统一领导，相关业务由项目物设部负责；-4-（5）劳动类合同：管理类别编号[LD]，由人力资源部门负责管理；（6）其他类合同（临建、征地、拆迁、电力、房屋租赁等）：管理类别编号[QT]，由项目经营部门负责管理，一切管理必须按照局或公司相关管理办法执行。（7）技术类合同：管理类别编号[JS]，由经营部门负责管理，一切管理必须按照局或公司相关管理办法执行。2．业务部门的主要职责（1）、负责制订、完善和修改部门主管的合同管理办法，经批准后组织实施；（2）、负责部门管理合同的起草、审批、签订、履行、检查、考核、档案等管理工作；（3）、搜集、整理、分析本系统合同管理信息，不断改进合同管理工作。六、合同审批及流程（一）合同的审批1．在没有与本项目签订合同之前，任何单位和个人，包括物资设备供应厂商等均不得进入施工现场。2．签订合同应当遵守国家的法律法规，严格贯彻“平等自愿、互惠互利、协商一致、等价有偿、诚实守信、择优签约”的原则。3．签订合同是项目经理的专属权利和职责，各部门负责人可在各自职权范围内对外进行合同的商洽、谈判，没有签订合同的权利。各部门负责人应对相关业务范围内的合同进行专业核算、评估，并将专业意见以书面形式提供给项目经理，作为签订合同的主要参考依据。-5-4．如签约的另一方委托代理人签订合同时，必须出具法定代表人签发的合法的授权委托书，并在委托书中明确委托代理的权限和期限，加盖公司公章，委托代理人代表单位签订合同必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。5．签订合同前，应当认真调查对方是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力及其资质信誉情况，并要求对方提交营业执照、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书等有关文件和资料。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的实际能力，防止签订无效合同，给项目带来不必要的损失；项目部一般不与不具备独立法人资格的组织或自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同的，需经公司成本管理部审查，同意后方可签订。6．项目对外签订合同应当采用局统一合同范本，签订合同必须保证条款的合法性、严密性、准确性和公正性，凡易产生歧义的内容应加以明确界定。7．合同承办部门对所承办的合同应先组织相关业务部门进行项目各部门会签，会签后上报公司主管部门进行审批，审批通过后方可由双方签署。凡未经审批的合同，一律不得用印，法律规定应进行公证、鉴证的合同应及时办理公证或鉴证手续。8．合同金额在五十万元以上（含五十万元）的必须报公司成本管理部门审查备案，并接受公司的审计检查。对送审的合同，由公司成本管理部门认真审阅，必要时须进行调查研究，最后得出审核意见，批准或修改补充审核通过后，方可有双方进行签订。-6-9．项目对外签订法律关系复杂的重要合同，从可行性论证到签订合同阶段，都应有公司法律顾问参加，公司法律顾问应对合同文本的合法性进行审查并提出意见。10．合同签订过程中涉及的往来电报、传真、电子邮件、信函、图表等电文数据资料应妥善保管。如有不同意见，要立即回复对方，不得拖延，避免造成经济损失。11．合同中如约定有纠纷解决条款的，应优先约定北京市仲裁委员会或公司所在地法院进行裁决。（二）、合同的审批流程1．工程施工类合同由项目经理部会签完毕后进行报备审批，由公司经营科及相关领导负责审批。合同的签订严格按照审批程序执行，项目报送的合同必须经过公司审批通过后才能和协作队伍签订。具体规定如下：（1）项目部根据工程特点进行前期经营策划，制定分包工程计划，确定分包模式。（2）项目部经营负责人根据分包工程计划制定拟分包工程的单价分析表，经项目领导班子会签后，与主合同一起上报公司主管部门审批。项目上报的单价分析表统一与标后预算单价分析格式一致，必须按工序分析的形式进行单价分析，如果合同单价分析与标后预算单价分析有差别，项目要找出差别原因进行具体的文字数字分析。（3）合同限价审批后，项目经理部通过招标（或其他）方式，确定专业分包方。项目各部门执行会签制度，将合同文本、分包工程量清单、单价分析表以及承包方企业资质等相关附件上报公司合同管理部门审批。-7-（4）“安全生产环境保护协议书”、“廉政合同”、“节能减排协议书”另行签订，由项目部随同专业工程合同一起在公司OA系统的合同管理中报送公司经营科，由经营科再发送对口部门审核和批复，作为“劳务分包合同”的附件。（5）经公司对口部门审核通过后，项目部和协作队伍签订合同，同时将签订合同已扫描件形式报备公司合同管理部门存档。（6）项目所签订合同采用以下审批程序：①、对于合作经营的项目，由项目拟稿，公司经营科统一报主管领导和公司总经理审批执行。②、对于自营项目，工程施工类合同总价50万元及以上、材料类合同总价10万元及以上、机械采购类合同总价10万元及以上、机械租赁类所有合同和其它类合同总价10万元及以上的生产经营合同报公司经营科按审批流程审批通过后执行，并在合同会签单后的公文附件中上传按工序进行分析的单价分析表及与标后预算差别的原因分析说明。其中：a.总价在100万元（人民币）以下的常规工程合同由经营科合同主管审批通过后执行；b.总价在100万元（人民币）至200万元（人民币）且为特殊工艺的工程合同须由经营科合同主管初审后并报经营科长审批后执行；c.总价在200万元（人民币）至400万元（人民币）且为特殊工艺的工程合同须由经营科合同主管进行初审，初审后报经营科长复审，复审后报公司总工程师审核后报公司总经济师批复执行；-8-d.总价在400万元（人民币）以上重大工程合同须由经营科合同主管进行初审，初审后报经营科长复审并报公司主管领导审核总经理审批执行；（7）对于局资质中标项目，总价在100万元（人民币）以上的合同须由公司审批并批复意见后报局预算合同处审批。同时项目上报审批合同时将单价分析表在公文附件中上传。（8）所有补充协议均按工程施工合同审批程序执行。2．材料采购合同、机械租赁合同须经项目经理部经营部门审核修订后，由物设部报备公司主管部门进行审批，并负责分发到施工管理科审批。同时严格执行中交一公局预字（2011）181号文附件4“设备物质合同管理工作流程的规定”。3．其他合同报批要求结合局或公司的相关规定执行。4．工程施工类合同：公司经营科合同主管审批权限内的合同应提前十天上报至公司经营科，公司经营科科长审批权限内的合同应提前十五天报到经营科，公司主管领导审批权限内的合同应提前二十天上报至公司经营科，需要经理审批执行的合同应提前二十五天上报至公司经营科；局资质中标的合同应提前一个月上报至公司经营科。从收到报审合同至批复周期不得大于5个工作日。七、合同履行1．履约原则合同依法成立，即具有法律约束力。相关部门和工作人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行，维护单位声誉。2．履约细则-9-（1）合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。（2）项目经理及相关各部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行或者其它损失的，要追究有关人员的责任。（3）在合同履行过程中遇到困难时，各部门首先应尽一切努力保障合同的履行。如实际履行或完全履行确有不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。（4）对合同履行过程中发生的非己方原因造成的损失，应当按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔。当我方接到对方的索赔报告后应认真研究并及时作出是否认可的答复或提出反索赔，除项目经理外，其他人员不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章。3．债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认（1）在重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对帐，确认双方债权债务；（2）在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及我方或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。4．合同履行及履约保证金（1）因合同约定内容发生变化或不可抗力致使合同不能实际履行的，合同经办方应积极采取措施，将损失减少到最低限度，并及时以书面形式通知对方，同时注意保存有关证据。-10-（2）发现对方不履行或不完全履行合同时，合同经办人员除要求对方继续履行合同外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报项目领导。（3）为更好地提高协作队伍的履约能力，加强对协作队伍的约束力，在签订的所有工程类施工合同及合同额较大的各类合同，其合同内容中必须涉及履约保证金，合同额在50万元以下的可将进场机械作为履约保证金进行抵押，合同额在50万元以上的，需缴纳合同额5%-10%的现金作为履约保证金，待双方合约关系解除后视履约情况不计息的将全部或部分保证金返还协作方，并明确双方权利与义务，以此来约束协作单位。八、合同日常管理1．合同档案管理资料包括：合同书、合同附件、补充协议、变更处理资料、合同纠纷处理资料、报酬结算资料、支付单据、终止协议以及履行过程中的相关文件、信函、传真、台帐和其他涉及合同内容的资料。2．项目要加强对合同资料的管理，履约过程中由项目经营部门负责登记、归档、管理。合同登记台帐、合同结算台帐及计