201011建设工程项目档案实作定稿

1建设工程项目档案的实际操作一共讲四个问题：一、项目文件的收集二、项目竣工文件的整理三、组织案卷四、项目档案的移交工程项目档案有文书、会计、科技、实物、声像等门类的档案。我在这里讲的是科技档案中建设工程项目档案实际操作。一、项目文件的收集收集齐全、符合质量要求的项目文件是竣工文件整理、组卷、档案移交的的基本保证。所以我们要重视项目文件的收集。1、项目竣工档案归档内容：建设工程项目档案主要内容简图123前期文件竣工文件竣工验收文件中标通知书施竣工工过图程文件完(竣)工报告施工合同竣工验收证书工程开工报告工程质量鉴定证书施工组织设计工程结算单或审计文件施工工艺工程总结工程照片电子版竣工文件档案移交清册项目竣工档案有三部份：前期文件、竣工文件、竣工验收文件。2前期文件主要有：中标通知书、施工合同、工程开工报告、施工组织设计、施工工艺等。竣工文件主要有：施工过程文件、竣工图。竣工验收文件主要有：完(竣)工报告、竣工验收证书、工程质量鉴定证书、工程结算单或审计文件、工程总结、工程照片、电子版竣工文件、档案移交清册（交业主的）。要了解更详细项目竣工档案的内容，请看《中铁大桥局集团科学技术档案管理细则》中的建设工程项目档案归档范围及保管期限表。2、项目档案归档套数建设工程项目档案的套数：业主+集团公司档案科+子公司档案室不同的投资方，不同的中标方式，项目档案的收集套数也不一样。（1）业主或合同中明确要求的项目档案的套数；工程一开工。就要主动与业主勾通，确定要多少套，一般有：投资方、业主、使用单位、地方档案馆等。（2）不同的中标形式，项目档案的套数也不一样。——集团公司中标的项目，集团公司1套完整的。子公司只要前期文件、竣工图、竣工验收文件。不要施工过程文件；——以集团公司名誉中标的项目，集团公司只要前期文件、竣工图、竣工验收文件，施工过程文件只要电子档案。子公司1套完整的；——子公司自己中标的项目，子公司1套完整的。假设一个项目档案，业主要3套。局中标及以局名誉中标的项目，项目档案要做5套。其中一套不要施工过程文件（要电子档案）。子公司中标的项目，项目档案要做4套.3、项目文件的形成和收集积累项目文件产生于项目建设的全过程，其形成、积累和管理要列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中，并要有相应的检查、控制及考核措施。这是项目文件收集的组织保证。要重视前期文件和竣工验收文件中原件的收集，确保资质就位资料的完整性。要做到施工过程资料的形成和积累与现场施工同步，确保档案的完整和准确性。（1）外来文件原件的收集外来文件主要产生在前期阶段和竣工验收阶段，如中标通知书、施工合同、竣工验收报告、竣工验收证书、结算等。一般外来文件原件少，有时只有一份原件，或只有复印件。我们要尽可能地多收集原件，以满足业主、集团公司档案科和子公司档案室的需要，实在收集不到那么多份原件时，可用复印件加盖3业主红章来代替原件。（2）文件的编制、收集项目文件分布在项目部的各相关部门，（一）开发部门编制、收集的文件征地拆迁资料，施工招投标文件、承发包合同协议，中标通知书，施工合同，合同谈判纪要、合同审查文件，合同变更文件，施工预、决算，工程结算单或项目审计文件等。（二）技术发展部编制、收集工程开工报告，工程技术要求，技术交底，图纸会审纪要，施工组织设计、方案及报批文件，施工计划，施工技术文件，施工工艺，设计变更通知，工程更改洽商单、技术核定单、业务联系单、备忘录，施工图、施工日记、施工大事记，各类工程施工记录，技术总结，竣工图等。（三）安质部门编制、收集安全措施文件，隐蔽工程验收记录，工程质量检查、评定文件，事故处理报告，交工验收记录证明，完(竣)工报告，竣工验收证书，工程质量鉴定证书，工程照片，项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。（四）、物机部、试验室编制、收集：原材料及构件出厂证明及质量鉴定，材料代用核定审批手续，建筑材料试验报告，土（岩）试验报告等。（五）、测量部门编制、收集：施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探文件，测试、沉降、位移、变形监测记录等。4、项目文件编制、收集时间项目文件的编制、收集要与项目施工同步，与工程进度一致。有的项目资料编制不与施工同步，事后来补，有的数据瞎编乱造，只要不超过标准。这样档案的真实性、准确性就大打折扣。所以说，项目文件的编制、收集时间一定要与项目施工同步。5、项目文件质量要求在文件收集时，要严格把好质量关，要符合以下要求：（1）项目文件必须是原件，其内容必须真实、准确地反映建设项目及其管理活动的真实情况。（2）文件要齐全、完整。（3）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。（4）文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。（5）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度要符合设备标定质量的要求。4（6）录音、录像文件要保证载体的有效性。（7）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。二、项目文件的整理在收集文件的过程中，我们已经对文件进行初步的分类：管理性文件、施工过程文件、竣工图。工程项目在完成后，我们还要对所收集文件材料加以系统的整理。1、管理性文件按问题、时间来整理。按问题整理，就是把相同的问题的文件放在一起。如开工报告、施组、工艺、来往文件、原材料试验检验、合格证、竣工验收文件、、、、、、等等问题。而按时间整理，就是按时间的早晚来整理。这里会有两种情况：一是，在同一问题中的许多文件，时间有早有晚，在整理时，时间早的放在前面，时间晚的放在后面。如：开工报告这个问题中有多个单位、单项工程的开工报告，我们就按开工的时间的先后次序来整理。二是，不同的问题之间，先发生的问题放前面，后发生的问题放后面。2、施工过程文件按单项、单位工程整理。一个合同段就是一个单项工程，假设有桥、路基、涵洞，就有多个单位工程。桥：下部工程按墩整理，上部工程按里程顺序整理。路基：一般一段长度的路基为一个单位工程，按单位工程整理。涵洞：一个涵洞为一个单位工程，一个一个涵洞整理。3、竣工图按单位工程整理。三组织案卷（立卷）工程项目已经完工，所收集文件材料都加以系统整理后，我们开始组卷，也就是立卷，装盒。1、组卷原则组卷要遵循文件材料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续完备，符合档案管理要求。若施工合同或业主提出了要求，按业主要求整理立卷；若业主没有具体要求,按《中铁大桥局集团科学技术档案管理细则》、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》、局（办档[2002]8号）要求整理立卷。2、组卷方法5所有的建设项目文件不外乎这三种：综合管理性文件、施工过程文件、竣工图。（1）综合管理性文件的组卷：综合管理性文件主要有前期文件、竣工验收文件、原材料试验文件。管理性文件，按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；原材料试验按单项工程组卷。（2）施工过程文件的组卷：施工过程文件，按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。一个合同段为一个单项工程。一个单项工程中有一个或若干个单位工程。在一个单位工程中，又按分项、分部工程来组卷。如：单位工程：一座桥梁，将桥梁的施工过程文件，按分项、分部工程组成若干卷，也就是下部结构一个一个墩台从基础、承台、墩身、系梁按顺序纵向组卷；上部结构桥面按里程顺序横向组卷。这种组卷方法直观，便于使用。当要查找一个墩的资料时，只要在同一个位置查找一、两个卷就能解决问题。也有特例，如检验批的另一种组卷方法：下部结构，不是一个一个墩台来组卷，而是按单位工程，全部横向组卷。先将所有的桩基组成若干卷，再将所有的承台组成若干卷，接着将所有的墩身组成若干卷，最后将所有的系梁组成若干卷。横向组卷，卷内目录编写简单，但不直观，看不到一个墩的全部资料。当我们要找一个墩的施工过程文件时，必须要在不同的几个位置查找许多案卷才能查全。工程阶段，共分6个阶段，看下表。项目部是施工单位，主要是施工、竣工和养护维修这两个阶段。一般工程的养护维修，是工程使用若干年以后才发生的。所以，我们主要是施工、竣工阶段。工程档案阶段代码表顺号阶段名称代号说明1预可行性研究1勘测设计2可行性研究2勘测设计3初步设计3勘测设计4施工设计4勘测设计6顺号阶段名称代号说明5施工、竣工5包括：工程日志、各种试验记录、检查证、建交表、竣工图、交接验收报告、工程技术总结等6养护维修6养护维修中形成的材料专业，共有21个专业，看下表。我们常用的专业有综合、桥梁、涵渠、隧道、房屋、公路、路基7个专业；工程档案专业代码表顺号专业名称专业简称代号顺号专业名称专业简称代号1综合综合ＺＨ11电化电化ＤＨ2桥梁桥Ｑ12电力电Ｄ3涵渠涵渠ＨＱ13通信通信ＴＸ4隧道隧Ｓ14信号信号ＸＨ5房屋房Ｆ15地亩地亩ＤＭ6港口港口ＧＫ16专用线专用ＺＹ7机场机场ＪＣ17人防人防ＲＦ8公路公路ＧＬ18站场站场Ｚ9线路线路ＸＬ19环保环保ＨＢ710路基路基ＬＪ20给（排）水水ＳＨ21其它其它QT（3）竣工图的组卷，按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷；（4）设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，（5）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，保管期限要从长。比如说，资质就位案卷里有中标通知书、施工合同、工程开工报告、完(竣)工报告、竣工验收证书、工程质量鉴定证书、工程结算单或审计文件工程总结、施工工艺等，根据集团公司工程项目档案保管期限的划分，工程总结、施工工艺为长期，其它文件为永久，这一卷的保管期限就是永久。3案卷与卷内文件的排列假设一项工程，有桥梁、涵洞、路基。（1）案卷的排列，先排综合文件，再排桥梁施工文件、竣工图，接着排涵洞施工文件、竣工图，最后排路基施工文件、竣工图。综合文件若干卷……大桥若干卷……涵洞若干卷……路基若干卷……（2）综合管理文件：按问题、时问或重要程度排列。综合管理文件的重要程度划分大致为：资质就位文件（中标通知书、合同、开工报告、竣工验收报告、竣工验收定证书、工程结算）、施工组织设计、工程总结、施工工艺、来往文件等。在综合管理文件中，资质就位文件最重要，排在第一卷；来往文件重要性相对小一点，排在最后。（3）施工过程文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。（4）竣工图按专业、图号排列。（5）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。4档案编目：每一盒档案要编：卷内目录、备考表、案卷封面和脊背。（1）编页号：卷内文件的页号是用打号机打号；——卷内文件有书写内容的页面都要编写页号；——单面书写文件的页号编在右下角；——双面书写文件的页号，正面编在右下角，背面编在左下角；8——图样的页号编在右下角，或图标栏外右上方；——成套图样或印刷成册文件：不必重新编写页号：——卷内目录、备考表不编写页号。——各卷之间不连续编页号，每一卷都从第1开始编号。（2）卷内目录的填写：卷内目录是录入卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。交业主的档案用业主的表格，交集团公司及子公司的档案用集团公司的表格，见下表，下面讲集团公司表格的填写：卷内目录档案号：序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注新广州站及相关工程区间站前工程ZQ-2标段1广铁集团新客站指挥部中标通知书2006040612新站施（2006）-02广铁集团新客站指挥部施工合同200605013301广铁集团新客站指挥部开工报告20060620124中铁大桥局施工总结20100826405广铁集团新客站指挥部竣工验收报告20100926636广州质检站竣工验收证书20101020687结算2010102673~809第一行，在题名栏内填写：合同的项目名称，从第二行起，填写第一份文件内容。卷内目录有七栏，内容如下：——序号，一个文件一个号，用阿拉伯数字从l开始，依次标注卷内文件的顺序。当文件单份装订时，序号与文件的件号一致，当文件整卷装订时，这里的序号