第2章 Access 2010 数据库及其创建与管理

第2章Access2010数据库及其创建与管理了解Access2010的发展历史；掌握Access2010的安装、启动与退出；会利用Access2010创建数据库；熟练掌握数据库窗口的操作；掌握数据库的安全与维护。了解Access2010的发展历史；掌握Access2010的安装、启动与退出；会利用Access2010创建数据库；熟练掌握数据库窗口的操作；掌握数据库的安全与维护。2.22.42.12.3数据库的打开与关闭Access2010数据库管理系统概述创建数据库操作数据库窗口第2章Access2010数据库及其创建与管理2.1Access2010数据库管理系统概述2.1.1Access2010的发展2.1.2Access2010的安装、启动与退出2.1.4Access2010数据库的对象2.1.3Access2010数据库窗口章目录2.1.1Access2010的发展美国微软公司于1992年11月发布基于Windows3.0操作系统的Access1.0版本，随后在1995年将Access加入MicrosoftOffice95办公软件，使其成为其中一部分。在这以后，微软公司陆续发布了多个版本，如Access97、Access2000、Access2002，以及Access2003、Access2007和Access2010版本。Access2010在外观界面上与MicrosoftOffice2010中的Word2010、Excel2010、PowerPoint2010相似。2.1.2Access2010的安装、启动与退出①获得安装授权，接受协议条款。如图2-1（a）所示。②选择安装类型。若选择默认安装类型，可以点击“立即安装”按钮。若需要改变安装路径或安装的类型，则可以点击“自定义”，如图2-1（b）所示。③若选择“自定义”安装，可以在图2-1（c）所示中选择需要安装的Office组件，进行选择后点击“立即安装”按钮继续。④等待安装进度结束即可，如图2-1（d）所示。12342.1.2Access2010的安装、启动与退出2．Access2010的启动方法有：①桌面图标快速启动。②开始菜单选项快速启动。③通过已保存的文件快速启动。2.1.2Access2010的安装、启动与退出3．Access2010的退出①在“文件”选项卡中使用“退出”命令。②单击Access窗口标题栏右侧的“关闭”按钮。③单击Access窗口标题栏左侧的图标，在出现的快捷菜单中选择“关闭”命令。④双击Access窗口标题栏左侧的图标。⑤使用键盘组合键Alt+F4。2.1.3Access2010数据库窗口Access2010的数据库窗口与以前的版本（尤其是Access2007之前的版本）相比用户界面发生了重大变化。Access2010版本在继承和改进了Access2007版本中的两个主要的用户界面组件“功能区”和“导航窗格”的基础上，还新引入了第三个用户界面组件MicrosoftOfficeBackstage视图。1．Backstage视图（文件选项卡）Backstage视图中，可以创建新数据库、打开现有数据库、通过SharePointServer将数据库发布到Web以及执行很多文件和数据库维护任务。若要从Backstage视图快速返回到文档，请单击“开始”选项卡，或者按键盘上的Esc键。2．功能区：主要的命令选项卡包括“文件”、“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”。每个选项卡都包含多组相关命令，如图2-4所示，当前选中的是“开始”选项卡。除了标准选项卡以外，Access2010会根据上下文（进行操作的对象以及正在执行的操作）的不同，在标准命令选项卡旁边可能会出现一个或多个上下文命令选项卡,上下文命令选项卡包含在特定上下文中需要使用的命令和功能。例如：打开数据库中某个表，将会出现“表格工具”上下文命令选项卡，如图2-5所示。3．导航窗格导航窗格实现对数据库的所有对象（包括表、查询、窗体、报表、宏和模块等）进行管理和组织分类。用户通过它能轻松查看和访问所有的数据库对象，如图2-6所示。2.1.4Access2010数据库的对象Access2010数据库中包含表、查询、窗体、报表、宏、模块等6个对象。1．表数据库中的表就是关系数据库中的二维表，由行和列组成。数据表是Access2010数据库中最基本的对象。双击导航窗格中表对象列表的“班级”表对象，便可打开“班级”表的数据表视图，如图2-7所示。2．查询查询是按照一定的条件或要求对数据库中特定数据信息的查找，是Access的重要组成部分。在Access中，利用不同的查询，可以方便、快捷地浏览数据库中的数据，同时利用查询还可以实现数据的统计与计算等操作，特别是它可以作为窗体和报表的来自多表的数据源。在导航窗格中双击名为“教师课时汇总”的查询对象，便可打开“教师课时汇总”查询的数据表视图，如图2-8所示。3．窗体窗体是用户在数据库操作的过程中进行交互的对象。它可以用来控制数据库应用系统流程，可以接收用户信息，可以完成对表或查询中数据的输入、删除等操作。如图2-9所示，在导航窗格中双击名为“班级”的窗体对象，便可打开“班级”的窗体视图。4．报表报表是数据库的数据输出形式之一。可以将数据库中的数据的分析、处理结果通过打印机输出，还可将输出的数据完成分类小计、分组汇总等操作。在数据库管理系统中，使用报表会使数据处理的结果多样化。在导航窗格中双击名为“班级”的报表对象，便可打开“班级”报表的布局视图，如图2-10所示。5．宏宏是数据库中的一种特殊的数据库对象，是一个或多个操作命令的集合，其中每个宏命令实现一定的操作。在导航窗格中右击宏对象列表中的“按综合成绩评定成绩”宏对象，再在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，便可打开“按综合成绩评定成绩”宏的设计视图，如图2-11所示。6．模块模块是由嵌入在Access中的VisualBasic程序设计语言（VisualBasicforApplication，VBA）编写的声明和过程组成的集合。在导航窗格中单击“模块”对象，可见“类1”、“模块1”、“模块2”等3个模块，如图2-12（a）所示。双击“模块1”，则可打开代码窗口，如图2-12（b）所示。2.2创建数据库2.2.1创建数据库的方式2.2.2更改默认数据库文件夹2.2.3数据库属性的查看章目录2.2.1创建数据库的方式Access2010中提供了多种创建数据库的方式，用户可以通过下列几种方法创建数据库。1．使用模板创建数据库2．创建空数据库2.2.1创建数据库的方式1．使用模板创建数据库Access提供种类丰富的模板。这些模板在打开时会创建完整数据库应用程序，其中包含执行特定任务时所需的所有表、窗体、报表、查询、宏和关系，既实现了完整的数据库解决方案，也可以很大程度上简便用户创建数据库的过程。Access2010的模板可分为客户端数据库模板和Web数据库模板，如图2-13所示。2.2.1创建数据库的方式2.2.1创建数据库的方式（1）客户端数据库模板事件：用于记录会议或其他重要事件。例如记录会议或事件的标题、位置、开始时间、结束时间以及说明等。教职员：用于管理有关教职员的相关信息，例如电话号码、地址、紧急联系人信息以及员工数据。营销项目：用于管理营销项目的详细信息。2.2.1创建数据库的方式罗斯文：创建用于管理客户、员工、订单明细和库存的订单跟踪系统。销售渠道：建立一个用于在较小的销售小组范围内监控预期销售的过程。学生：用于管理学生信息，包括紧急联系人、医疗信息及其监护人信息。任务：用于跟踪用户或用户团队要完成的一组工作项目。2.2.1创建数据库的方式（2）Web数据库模板资产Web数据库：跟踪资产，包括特定资产详细信息和所有者。分类并记录资产状况、购置日期、地点等。慈善捐赠Web数据库：如果用户接受慈善捐赠的组织工作，可使用此模板来跟踪筹款工作。也可以记录多个活动并报告每个活动期间收到的捐赠。记录捐赠者、与活动相关的事件及尚未完成的任务。联系人Web数据库：管理与用户或用户的团队协作的人员（例如客户和合作伙伴）的信息。记录姓名和地址信息、电话号码、电子邮件地址，甚至可以附加图片、文档或其他文件。问题Web数据库：创建数据库以管理一系列问题，例如需要执行的维护任务。对问题进行分配、设置优先级并从头到尾记录进展情况。项目Web数据库：记录各种项目及其相关任务。向人员分配任务并监视完成百分比。2.2.1创建数据库的方式如果模板中没有一个能满足用户的特定需要，可以连接到Office.com来浏览更多的模板选择。2.2.1创建数据库的方式【例2-1】使用模板创建“学生”数据库。操作步骤如下。①启动Access。②在Backstage视图的“新建”选项卡上，单击“样本模板”。③在“可用模板”中选择“学生”模板。④单击最右侧窗格中的“创建”按钮，则将生成一个文件名为“学生.Accdb”的数据库。2.2.1创建数据库的方式注意文件的默认保存位置是在Windows系统的“我的文档”中。用户也可以在文件名文本框中指定文件名，点击“浏览”按钮，通过浏览查找并选择指定文件保存的位置，如图2-14所示。2．创建空数据库如果在模板中没有合适的数据库，或者需要使用其他程序中的数据，那么可以创建空数据库。空数据库中没有任何对象或数据，在创建好空白数据库后，用户需要根据实际情况添加所需的表、窗体、查询、报表、宏和模块等对象。2.2.1创建数据库的方式【例2-2】创建“教学管理”空数据库。操作步骤如下。①启动Access。②在Backstage视图的“新建”选项卡上，单击“空数据库”，如图2-15所示。③在右侧的“文件名”文本框中，输入数据库的名称“教学管理”。④单击“创建”，既在指定的路径下创建了个文件名为“教学管理.Accdb”的数据库文件。2.2.1创建数据库的方式2.2.2更改默认数据库文件夹用Access创建的文件需要保存在磁盘中，为了快速正确地保存和访问文件，可以设置默认磁盘目录。2.2.2更改默认数据库文件夹【例2-3】更改Access2010默认数据库文件夹位置到“D:\我的数据库”。操作步骤如下。①启动Access。②单击在Backstage视图的“选项”按钮，将出现“Access选项”对话框。③在“常规”选项卡右侧的“默认数据库文件夹”文本框中，输入文件夹位置“D:\我的数据库”，如图2-16所示。2.2.2更改默认数据库文件夹④单击“确定”按钮。以后每次启动Access，此目录都是系统的默认文件夹，直到再次设置默认数据库文件夹位置。2.2.2更改默认数据库文件夹在更改默认数据库文件夹前，在D盘中必须存在“我的数据库”文件夹，否则将会无法实现对默认数据库文件夹的更改。2.2.3数据库属性的查看数据库属性是有关描述或标识数据库的详细信息。数据库属性包括标识数据库主题或内容的详细信息，如标题、作者姓名、主题和关键字。了解数据库属性，以后就可以轻松地组织和标识数据库。此外，还可以基于文档属性搜索数据库。2.2.3数据库属性的查看可以按照如下操作查看数据库属性。①单击Backstage视图的“信息”选项卡。②在出现的窗口中，单击右侧的“查看和编辑数据库属性”。此时打开当前数据库属性对话框，在对话框中可以查看数据库的属性，如图2-17所示。2.2.3数据库属性的查看2.3数据库的打开与关闭打开已有数据库的常用方法是用“文件”选项卡（Backstage视图）上的打开命令。双击数据库文件。【例2-4】打开并观察“教学管理”数据库文件，最后关闭。操作步骤如下。①在“文件”选项卡（Backstage视图）上，单击“打开”命令。②在弹出的“打开”对话框中单击快捷方式，或者在“查找范围”框中单击包含所需数据库的驱动器或文件夹。③在指