12秋《办公室管理》期末复习参考资料

第1页共40页2012年秋电大行政管理专科《办公室管理》期末复习指南一、复习应考基本要求《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业开设的必修课。开课一期，学完考试及格记2学分。本课程考试命题依据的教材采用陆瑜芳主编，上海复旦大学出版社出版的《办公室实务》（第二版）。通过本课程的学习，使学生掌握办公室实务操作方面的基本知识，具备办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力，有一定的文字使用运用能力。（一）考试范围教材《办公室实务》全书中涉及到的知识点。课程主要考核学生对考核学生对办公室实务操作方面的基本理论的掌握程度和理解能力和实际操作能力。(二)考核方式。本课程由中央电大组织考核，采用平时形成性考核和期末终结性考试相结合的方式进行。课程考核总成绩满分为100分，其中平时形成性考核成绩占总成绩的20%；期末终结性考试成绩占总成绩的80%。总成绩满60分为及格成绩。(三)考试形式：闭卷考试。考试时间：90分钟(四)试题结构考题类型及分数比重大致为：单项选择题（10%）；判断题（10%）；简答题（20%）；设计题（30%）；案例分析题（30%）。二、复习应考资料及其使用本学科本次考试有下列资料，可供学员复习应考用。（一）本期电大教学平台上挂的重难点分析，对形成性考核作业和考试内容的补充和强调，请各位学员一定要引起重视。（二）本期课程辅导教师整理出了期末复习指导，对复习应考有一定的参考价值，请大家认真用好这份资料。（三）中央电大下发的期末复习指导（四）教材（五）应试要注意的问题1、同学们这段时间需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章结构。2、考试时试卷书写要工整，一定要注意认真审题，每个问题均要回答。不能留空白。3、本课程试题题量较大，实际分析题占比重大，一定要注意把握时间，先易后难。4、考试时沉着应战。第2页共40页三、复习考试重点辅导根据中央电大电大期末复习指导意见，结合我校学生情况，对本期复习应考重点练习辅导作如下分析辅导。四、特别提示：本门课中央电大出题范围广，信息含量大，知识点分布广泛。中央电大又没有具体的复习范围。所以要求各位学生在复习中要把握好重点复习与全面复习的关系，书本一定要通篇认真看一遍，这样才能考出理想成绩。第一部份期末复习重点范围第一章办公室实务概述1.掌握：文员使用的办公器械，传真机的使用，复印机的使用，录音机的使用，投影机的使用，数码相机的使用P132.掌握：办公室和接待室的管理。P24第二章文员实务1.掌握：管理好文员自己的时间P31，学会节约开支。P332.掌握：受意方法P37，分工方法与合作方法。P403.重点掌握：请示方法和报告方法P35，计划方法和总结方法。P36第三章电话、电子通讯掌握：电话接打。P42第四章邮件收发1.掌握：邮件的拆封。P642.掌握：邮件的处理。P663.掌握：上司不在时邮件的处理。P684.掌握：邮件寄发前的准备。P705.掌握：电子邮件的制作、发送、接收，电子邮件管理的注意事项。P74第五章接待实务1.掌握：初见来访者时，传达，引见，介绍时的礼节，接待，送客与会后的整理。P832.掌握：内宾接待的一般程序与内容，外宾接待的一般程序与内容。P103第六章信访实务1.掌握：来信受理程序，承办来信注意事项。P106第3页共40页2.重点掌握：来访接待程序，接待来访的注意事项。P1103.掌握：来电的接听与处理。P112第七章会议及会谈实务1.掌握：议程表制作和执行方法，会议通知的写法和传达方法。P1242.重点掌握：会议资料的准备。P1273.掌握：接待事务，会场的管理及茶点招待，会议中的电话或来访者，宣读和做会议记录，遵循会议议程的顺序规则。P1324.掌握：会议记录的制作方法，会议记录的内容和格式，修改会议记录，为会议记录编制索引。P1355.重点掌握：会议结束后的处理，会议后的工作，会议业务的检查和总结。P1406.11.掌握：办公会议，代表会议，联席会议，学术会议，新闻发布会、记者招待会，报告会，座谈会，国际会议，电话、电视会议，签约仪式。P152第八章日程安排掌握：日程安排的意义。P168第九章差旅事宜掌握：订票，预订飞机票，预订火车票，预订旅馆。P192第十章照料上司身边琐事掌握：便利上司处理业务的工作，上司的主体工作与私人工作的调整，文秘人员对上司主要工作的辅佐。P205第十一章交际与礼仪1.掌握：握手，名片使用。P2132.掌握：各种婚丧喜庆，信息的收集，交际业务应该注意的事项。P216-2283.掌握：丧事及处理的方法，吊唁时的衣着。P228第十二章办公室用语1.掌握：接待用语的使用。P2372.掌握：说话的要领，说明的方法。重点掌握：报告的方法，说服的方法，拒绝的方法。P2383..重点掌握：听的要领，指示的接受法，忠告的接受法。P246第十三章印信、值班工作掌握：保密的范围，保密工作的内容。P263第十四章文书与档案实务第4页共40页1.掌握：公文性文书的种类。重点掌握：公文的格式。P2742.重点掌握：收文处理，发文处理。P2763.掌握：档案收集的对象和制度。P2814.重点掌握：档案的保管和利用。P2825.掌握：文书归档新规则的主要内容。重点掌握：新规则下文书归档的基本程序和方法。P291第十五章电子归档实务1.掌握：电子文件的收集和积累。P3022.掌握：电子文档传输的方式，电子文档传输中应注意的问题。P2053.重点掌握：电子档案的利用管理。P318第三部分综合练习题一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）1．以下哪些不是办公室事务管理的特征（B）A．服务性B．决策性C．专业性D．主动性2．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（C）A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（C）A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D．对每一项工作作出安排，定好最后期限4．以下哪种接打电话的行为是不正确的（A）A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置5．邮件的寄发不要考虑以下（D）因素。A．时间B．便利C．经济D．爱好6．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（A）属于合适的话题。A．有共同利益的话题B．夸耀自己的话题C．保密的话题D．应当忌讳的话题7．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（A）第5页共40页A．初次写信，或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信C．已做结案处理的D．没有具体内容的匿名信8．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）A．加人自己的主观意见B．不记录议题C．与发言者用词不一致但意思完全一致D．对所记内容作评论9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（C）A．口字型B．教室型C．圆桌型D．U字型10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B），了解要求约会者的心理。A．社交的能力B．说话的技巧C．听话的能力D．听写的能力11．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（B）A．必要时可形成文字材料，照本宣科B．传达可以根据上司主要意思，榕人自己对问题的意见C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记12．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D）A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做13．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？（B）A．准备资料B．发表意见C．现场服务D．会议或会谈记录14．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（A）A．一般的图纸B．机密文件C．很长的文件D．感谢信15．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）。A．国名、地址、部门、姓名B．姓名、地址、部门、国名C．姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址16．下列接受名片时唯一正确的做法是（A）。A．接受名片时要用双手B．大声念出名片上的头衔C．接过名片马上放人兜内D．传递名片将正面朝向自己17．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（B）A．口字型B．圆桌型C．教室型D．V字型18．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，应该是（A）。A．个人区B．社交区C．亲密区D．公众区19．文员协助举行宴会时，不用考虑（B）。第6页共40页A．宴会的形式与气氛B．有无休息室C．有无停车场D．交通是否方便20．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）。A．通知上司家人把衣服送达B．自己到上司家里去拿C．让上司自己去家里更换D．去买新的服装21．在办公室的布置方面，（A）的位置是上座。A．离入口最远B．离入口最近C．靠近门口D．靠近窗口22．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合时宜？（B）A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密23．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（C）A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D．对每一项工作作出安排，定好最后期限24．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（A）A．工作人员工作尽可能专门化、单一化B．尽可能定量控制办公室工作C．重复性的工作尽量由机器完成D．合理设计办公室的工作流程25．以下哪些接打电话的行为是不正确的？（A）A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置26．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D）。A．“顷悉”、“际此”B．“谨启”、“钧启”C．“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安”27．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，应该是（A）A．个人区B．社交区C．亲密区D．公众区28．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）A．加入自己的主观意见B．不记录议题C．与发言者用词不一致但意思完全一致D．对所记内容作评论29．上司决定参加某个会议时，文员不应该（D）。A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料第7页共40页C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D．只在便笺上写好会议名称30．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B），了解要求约会者的心理。A．社交的能力B．说话的技巧C．听话的能力D．听写的能力41．办公室布置要注意（D）A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．一般办公室桌椅最好面对面放置C．打字、复印间离上司办公室近些D．各种沟通、保密42．