办公室外事接待知识培训

外事接待知识培训杨瑜重庆市人民政府外事办公室礼宾接待处2007年11月30日•1、会见•2、会谈•3、签字仪式•4、开幕式、闭幕式•5、宴请常见的外事活动会见安排•A.会见厅内布置成马蹄形；•B.会见厅旁留一间房供客人休息，待我方人员准备好后再由礼宾人员引领客人进入会见厅；•C.会见前应留一个小时，以便外宾梳洗更衣及接待人员做会见、宴请的准备工作；•D.主宾和主人的座位应面向正门，桌上摆放献花装饰、茶水杯、麦克风；•E.翻译座位摆在主宾和主人座位后面，并在前面桌上摆放麦克风和打开的矿泉水；•F.参加会见人员的席位卡提前摆好；•G.礼宾人员应严控无关人员进入会见场所；会见厅摆放图正门花会见厅摆放图会见厅摆放图会谈安排•双方会谈时，主方人员坐在背朝门的一面或进门的右边。正式会议通常用长方形或椭圆的桌子。双方相对而坐。主谈人坐在正中间，他的两侧为各自的代表团成员。译员在主谈人的右手边。•正式会谈，在会扬挂两国国旗或在会谈桌上放置双方小国旗。在每个人的位置上放置座位卡。并放一些纸、笔以及水杯和矿泉水。如会谈时间过长，可在休息时，上咖啡、茶及小点心等。如会谈参加者只有少数人，亦可考虑不用长桌，而只用沙发。会谈厅摆放图主方客方正门会谈厅摆放图客方主方正门会谈厅摆放图签字仪式摆放图背景板正门中方外方签字仪式摆放图宴会安排•A.是要确定宴请的菜单，必须要事先询问对方的饮食禁忌。不宜宴请外国人的菜肴主要有下列在类。一是触犯饮食禁忌的菜品；二是受保护的动物；三是像动物内脏、狗肉、青蛙或者一些下脚料比如猪尾巴等西方人不吃的食物；四是过于辛辣的食物；•B.宴会席位应按礼宾顺序排列；•C.第一席的第一主人原则上面向门口，但也可根据宴会地点的实际情况。•D.第二席以后的主人位置应尽可能面向主桌的主人，以便协调同主桌主人主持好宴会。（但不要背对正门）•E.参加宴会人员应注意自己的仪态、着装；说话时注意控制音量、以免喧宾夺主。•F.应事先了解客人的饮食禁忌。•G.应注意掌握市领导的一些宴请习惯，如喜欢在哪里宴请、饮食忌好等。•H.接待人员应提前将席位卡按顺序排放好。•I.宴请时间应控制在1个小时15分钟以内。一个谈话中心的摆放方法客方一中方一客方二客方翻译中方三客方三中方二中方翻译二个谈话中心的摆放方法客方一中方一客方三客方翻译客方二中方二中方三中方翻译客方四中方四客方五客方六两桌的摆放方法三桌的摆放方法哪些外国人来访需要报市外办?•1、外国副部长及其以上人物应邀来访；•2、外国副部长及其以上官员非正式来访；•3、外国前政要来访；•外国前政要系指外国已卸任的国家元首、副元首、政府首脑、副首脑、参、众两院议长、外交部长、国防部长和联合国秘书长等官员以及少数在国际上仍具有重要影响的卸任政界人物；•4、所有涉及市领导的外事活动；市领导的含义•市委书记、副书记，市委常委、市委正副秘书长•市人大常委会主任、副主任、市人大正副秘书长•市政府市长、副市长、市政府正副秘书长•市政协主席、副主席、市政协正副秘书长市领导外事活动的申请和办理1、市领导外事活动由市外办统一归口管理•A.各单位不得自行邀请市领导出席外事活动或擅自向外宾许诺安排市领导出席外事活动;•B.各单位收到的请市领导出席外事活动的请柬或邀请函电应转市外办;•C.涉及市级主要领导的活动必须通过市外办上报，非市级主要领导的活动可以报市外经贸委、市侨办;•2、市领导外事活动如何申请。•各区市县申请市领导出席外事活动，应由该区县外办（未设外办的由当地政府办公室提出）提前6个工作日将书面报告一式五份送市外办。文件主体包括：•A.来访事由•B.来访时间•C.来访目的•D.请市领导出席的理由•F.外事活动的时间、地点•G.陪同单位的建议名单•H.有无礼品附件包括：•A.客方来渝日程安排•B.外事活动的议程•C.客方名单•D.主要客人简历•E.客人来渝情况•F.市级领导接见情况•G.对方单位或公司简历•H.客方和重庆联系合作情况3、报告应包含哪些要素：市领导外事活动的注意事项•1.接待单位的负责人须提前15分钟到达外事活动地点向市级领导汇报有关情况，以便有的放矢地做好工作.•2.参加市级领导外事活动的中方人员必须按外事活动的要求着装，提前入场，听从礼宾人员的安排，遵守外事纪律。会见中，不得随意走动和说话，所携带的手机应关机或者调整到震动状态。除必要的礼宾和新闻报道工作人员外，其他人员不得随意进出外事活动场所.•3.市级领导的外事活动，翻译由市外办派出，若另派出翻译，须事先征求市外办同意，以确保翻译质量.涉外人员须知•一、加强学习，提高修养。•二、举止得体、不卑不亢。•三、精心准备，忠实翻译。谢谢