会计档案整理方法讲义

会计档案整理方法讲义一、会计档案概念•会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条）二、会计档案的内容与归档范围•1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；•2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；•3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。二、会计档案的内容与归档范围•4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。•★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。（其它类）三、归档时间当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。四、归档要求•1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、保管、销毁等制度。•2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。•3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装订成册，保管期限为5年。•4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用装订，保管期限为5年。五、保管期限会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。各类会计档案的保管期限参照（附表一、二）所列期限执行。▲会计档案保管期限除年度报表类按“永久”中文表示外，其它类的保管期限用数字表示。六、分类与代号会计档案分为四大类：即：财务报告、帐薄、凭证、其它类机关的会计档案代号是“KJ”，企业的会计档案代号是“9”，其中：凭证1帐簿2财务报告3其他4机关：KJ1KJ2KJ3KJ420002005六年20062007201110020030200211202目录号KJ3.2案卷号002六、分类与代号分类方案类别－年度财务报告类会计账簿类会计凭证类其它类六、分类与代号如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立卷的，在一级属类后面加二级属类。模式：报表3帐簿2凭证1其他4例：KJ1.2010.1——政府办KJ1.2010.2——投资服务中心KJ12010.3——拆迁办七、会计档案的整理要求•1、立卷（1）年度报表独立组卷。▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。七、会计档案的整理要求（2）帐薄一册一卷，每本帐薄（包括电算化管理的帐薄）在原封面右上角贴上会计档案“小标签”，并按标签上的内容填写。模式：全宗号3年度2004目录号D2—1保管期限15案卷号1页数30题名×××单位会计总帐七、会计档案的整理要求★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上会计档案小标签。（3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。七、会计档案的整理要求★整理会计凭证应注意的问题：由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证应单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在目录注明永久或长期保管期限。七、会计档案的整理要求•2、编目（1）编页码▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页面编顺序号。▲会计凭证档案不用打页码。七、会计档案的整理要求（2）卷内文件目录编制▲年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。卷内目录案卷号：1序号文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注1资产负债表荔湾区政府办公室2004.12.3112收入支出表荔湾区政府办公室2004.12.3143经费支出明细表荔湾区政府办公室2004.12.316七、会计档案的整理要求▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。（3）案卷号编制案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但这个案卷顺序号最大不超过四位数。七、会计档案的整理要求示例：D2－1~800（1991~2000年）到了2001年，可作一个断号，即：D2－1~983（2001~2010年）所不同的区分是在目录号上，即：1991~2000年：D2－12001~2010年：D2－2★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。七、会计档案的整理要求（4）案卷封面、卷内备考表编制★案卷题名要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。例如：“荔湾区政府办公室2004年度会计报表”★年度报表的封面必须用电脑打印。★卷内备考表编制目录号D1-1案卷号1案卷题名全宗号３七、会计档案的整理要求•3、装订入盒（1）组好的案卷年度报表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。（2）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装订，封面要按项目填写。３D3-12004张三李四1荔湾区政府办公室D3-12004（3）各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案，不能混装一盒，盒面不需要填写，只填写脊背的内容。报表（工资册）全宗号３目录号D1-1案卷号1-10★对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。2004.1D3-11～2七、会计档案的整理要求•4、案卷目录及目录号的编制（1）案卷目录按目录的格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份与相应的卷内文件目录一起装订成检索目录，一份由会计部门保管，一份向本单位综合档案室移交。案卷目录案卷号类别案卷标题起止时间凭证起止号保管期限卷内张数备注起止1报表荔湾区政府办公室2004年度会计报表2004.01.01～12.3119永久102七、会计档案的整理要求（2）按报表、帐薄、凭证、工资表及其它类等五类产生的目录装订成检索目录，每册目录编一个目录号，如：D1—1~n、D2—1~n、D3—1~n、D4—1~n、D5—1~n，每满一册断号。模式：机关：D1——1～n目录顺序号一级属类（报表）大类代号（会计档案）企业：９.1——１～n目录顺序号一级属类（报表）大类代号（会计档案）七、会计档案的整理要求全宗名称荔湾区政府办公室全宗号3目录号D1—1案卷起止号1——年度2004——类别会计档案（报表）全宗号3目录号D1—1案卷起止号1——年度2004—类别报表类（3）目录夹封面、脊背的编制目录夹封面目录夹脊背八、会计档案的鉴定与销毁•1、鉴定：组成鉴定小组（由分管领导及有关人员组成）；•2、销毁程序按《办法》第十条执行。•3、销毁审批表模式：经鉴定后，清出无保存价值的报表卷（册）,帐簿卷（册），凭证卷（册）应予以销毁，请审批。鉴定领导小组负责人（签名）年月日主管负责人（签名）年月日监销人（签名）年月日会计电算化系统档案管理•打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按纸质会计档案管理。（必须有会计主管的签章才能存档保存）会计电算化系统档案管理随计算机配置的系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件、数据备份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。•三套保存（一套封存、一套异地保存、一套利用）•存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所