08行政部管理手册071012

聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第1页共21页行政人事部管理手册编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第2页共21页目录1.办公设备管理流程...........................................................32.车辆管理制度...............................................................43.公司办公用品及其它办公设备采购、存放等管理制度.............................94.易耗品管理制度............................................................115.办公电话管理规定..........................................................146.公司安全管理制度..........................................................157.保密制度..................................................................178.收、发邮件（快递、平信及包裹等）管理规定..................................189.公司节假日、周六周日值班及因工作需要员工加班规定..........................20聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第3页共21页1.办公设备管理流程主导部门行政部流程名称办公设备管理流程流程目的加强公司办公设备管理，充分发挥其使用效能。责任人流程节点负责人工作流程图流程说明输出与记录支持文件1使用人提出书面申请行政部提出建议审核意见审批询价并购买领用提出报废书面申请核实根据审批意见执行Y终止N审批NN节点1：使用人（申请人）提出购买办公设备的书面申请，部门负责人签字确定并给予意见。购买办公设备申请2使用人所属部门经理节点2：使用人所属部门经理提出审核意见。3行政人事部节点3：行政人事部根据公司现有设备是否有必要购买给出建议。再得到公司总经理批准后，行政人事部负责办理。4总经理节点4：总经理批准后把文件返还给行政人事部，行政人事部按总经理所批示的意见执行。5行政人事部节点5：行政部根据总经理批示意见购买所需的办公设备。发放给申请人（使用人），如果达到固定资产标准的行政人事部要办理固定资产卡一式三份，使用人/行政人事部/财务部各一份。询价单（两家以上）6使用人节点6：使用人在行政人事部领取所需办公设备后，在行政人事部进行登记签名。7使用人节点7：使用人或财务部根据固定资产的净值\使用情况(确定无法使用后)方可提出报废申请。8行政人事部节点8：行政部有关人员对使用人或财务部提出申请报废的资产进行核实，核实后在财务部或使用人提出的书面申请上提出建议。询价单（两家以上）9总经理节点9：总经理对办公用品是否需要报废进行审批。10行政人事部节点10：行政人事部根据总经理审批意见及国家相关规定对公司的固定资产进行处理。聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第4页共21页2.车辆管理制度2.1目的：为加强公务用车管理，提高公务用车的效率，节约本公司公务用车费用开支，特制定本规定。2.2公务用车的范围：本规定所指公务车辆为本公司现有机动车；本公司所属车辆的使用，应遵循“下级服从上级，一般服从重点”的原则，在保证公司领导公务用车的前提下，充分考虑各部门公务用车的需要，合理调度。2.2.1公司领导的公务用车及上下班的接送用车。2.2.2公司各部门因工作需要的公务用车。2.3用车规定2.3.1公务用车由公司领导或行政人事部统一进行调配安排，一般情况下应优先保证公司领导的用车，做好协调与沟通，确保用车准时、无误。2.3.2公司员工或部门用车，需要用车人所在部门主管或部门经理亲自给负责调配安排公务用车的有关人员要车外出，同时要向调配安排公务用车人员说明用车计划包括：用车事由、用车时间、起止地点、外出人数等。未经公司领导及行政人事部负责人批准，不得私自搭坐其他人员，不得擅自改变目的地及行驶路线。2.3.3司机违反规定私自出车，每次罚款100元，被举报或发现达三次或以上的，公司有权立即终止其劳动合同，严重者作开除处理。2.3.4因擅自调车或私自出车造成车辆损坏或丢失，由司机承担责任及全部费用。2.3.5司机每天应保持车辆整洁与车内空气清新，车内严禁吸烟。2.3.6司机要坚持安全第一，严格遵守交通安全法规，严禁酒后开车，违反交通规则，其罚款由驾驶员负担。2.3.7司机在工作时间没有出车任务的，要在行政人事部休息待命，不得擅自离开行政人事部；工作时间以外（包括周一至周五下班以后或周六周日），司机要保持通讯畅通，确保公司领导及公司员工有紧急任务时随叫随到。2.4车辆的维护车辆维修由保养责任人填写《聚成物业车辆维修审批单》，经车辆直接管理责任人和车辆直接领导责任人审定，报总经理批准后，方可进行维修。2.4.1司机在使用过程中发现故障，应立即排除，无能力排除而影响安全行驶的，马上报车辆直接管理责任人，经请示后可就近找修理厂维修，事后补办审批手续；暂不影响安全行聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第5页共21页驶的返回公司后填报审批单经批准后进行维修。未按本规定程序审批，而私自送厂修理的，公司有权拒付修车费用。2.4.2属于正常消耗的零件更换及由于机件磨损造成的故障，由公司负责维修；属于司机使用、保养不当造成的机件损坏和车身擦刮等，责任司机本人照价赔偿。2.4.3所有车辆维修，都应在公司指定的维修厂进行（除紧急情况必须采取临时维修措施的以外）。定点维修厂由行政人事部通过招标方式选择，总经理进行审批。2.5油料使用与管理2.5.1油卡由行政人事部统一管理、核发，到指定加油站加油。2.5.2行政人事部专员每月底统计单车用油情况。2.5.3禁用公司油卡为非该油本登记车辆和非公司车辆加油，一经发现按实际加油金额的2倍对持有油卡司机进行处罚。2.5.4专职司机遇特殊情况，经车辆直接管理责任人同意可在非合同加油站临时加油。2.6车辆保养2.6.1日常保养：包括出车前，途中检查和回场后的保养由专职司机本人负责。每部车应指定日常保养责任人。2.6.2定期保养：正常保养5000公里，根据车辆技术标准及机械状况进行一、二级保养。由日常保养责任人提出，车辆直接管理责任人负责。2.7因公乘坐出租车申请2.7.1本公司人员因公用车须于事前向行政人事经理申请调派；行政人事经理依重要性顺序派车。如遇到公司车辆全部出勤，公司其他部门有急事需要马上外出办事，行政人事部可安排办事员乘坐出租车外出公干，但由使用人需填写《搭乘出租车申请表》，由使用人所属部门负责人和行政人事部经理两个同时在《搭乘出租车申请表》上签字后方可。2.7.2乘坐出租车外出公干人员，可以凭《搭乘出租车申请表》与有效发票，同时填写《搭乘出租车申请表》中的各项，到行政人事部报销。2.8车辆年审由车辆驾驶员提出申请，行政部主管根据国家有关规定对公司车辆进行年审，驾驶员填写《聚成物业车辆维修申请单》，为保障一次性通知车辆年检，行政部经理根据驾驶员的申请对年审车辆进行二保及四轮定位等维修后，方可送到有关管所进行年审。2.9相关记录：2.9.1《聚成物业车辆维修申请单》聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第6页共21页2.9.2《搭乘出租车申请表》聚成物业车辆维修申请单年月日车号司机行驶里程聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第7页共21页报修原因主要故障维修类别驾驶员的鉴定结果行政人事部经理意见总经理意见备注注：此单一式二联，第一联由行政人事部存档，第二联财务。聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第8页共21页搭乘出租车申请表部门申请人时间前往单位、地点部门负责人签名行政人事部负责人签名领款人签名备注聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第9页共21页3.公司办公用品及其它办公设备采购、存放等管理制度为了加强办公用品的管理，降低办公费用，提高工作效率，现就办公用品和办公设备的采购及领取进行规范。3.1采购管理3.1.1公司把采购环节作为成本控制的重要环节。由于公司不是生产企业，涉及采购环节的即固定资产和低值易耗品，公司明确规定：采购固定资产，需各部门提出申请，由总经理审核，总经理审批，然后由行政人事部统一购买。3.1.2低值易耗品一般情况下，在制度的执行中始终坚持少花钱多办事的原则。在采购过程中，确保采购管理工作一直有序运转。低值易耗品购买时由使用部门负责人提出书面申请,使用部门要列出所购买的物品的用途、规格及价格范围等，总经理同意后,由行政人事部统一购买。3.2固定资产管理3.2.1严格按照会计制度的有关规定执行。凡同时具备单位价值在50元以上，使用年限在一年以上的属于固定资产，固定资产分为以下几大类：1）公司所有电脑及办公设备。2）交通运输设备。3）通讯设备。4）电器设备。5）其它。3.2.2固定资产购买后由财务部作账务处理,会计人员及行政人事部有关人员一起制定固定资产明细卡,对固定资产进行记录,由行政人事部人员负责固定资产的管理，包括购置、登记、清查、盘点等手续。对固定资产按部门、存放地、使用人进行编号、粘贴标签。3.2.3对固定资产的购置、调入、内部转移、封存、调出进行审批。没有书面申请并得到批准不允许随意购置、调入、调出，固定资产的任何动态都要得到公司总经理批准后由行政人事部会同财务部办理相关手续。3.2.4行政人事部和财务部定期对公司固定资产盘点，毁、损等情况要及时查明原因，明确责任，提出处理意见，按规定的审批权限、审批程序办理报批手续。3.2.5行政人事部门对公司所有固定资产的使用状况进行监督，促使固定资产的合理使用。3.3固定资产购置及报废由财务部或使用人提出，经行政人事部有关人员核实,需要办理报废手续,由使用部门提出书面申请，财务部给予财务意见，经公司负责人审批后方可做报废处理。该制度在执行中严格按国家规定办事，对报废的固定资产严格审批。3.4行政费用申请属于合同性质的应付款时,由行政人事部门提出付款申请报告，经总经理同意后，方可填写聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第10页共21页汇款单或借款单。属于交纳水电、物业等相关费用，由行政部先从部门的备用金先垫付需要交纳的款项后，再统一做报销处理。公关费用要先向总经理或以上公司领导批准后再向公司财务部借款。3.5相关记录无聚成物业管理有限公司流程管理体系文件第11页共21页4.易耗品管理制度HT-WI-XZ-034.1目的加强易耗物品管理，严格控制行政费用开支，节约公司经营成本。4.2适用范围公司除固定资产、办公用品之外的用品（如印刷品、行政人事部汽车清洗用品及劳保用品等）的保管及使用均应遵循本制度。4.3职责4.3.1公司行政人事部为易耗品采购、管理部门。4.3.2公司财务部为易耗品采购的核算及使用的监督部门。4.4制度要点和实施4.5公司设立物品明细账和库存统计表对易耗品进行管理。4.6易耗品的采购、入库4.6.1凡公司或部门需采购之物品，均须填写购物申请，经行政人事部汇总编制计划，经财务部审核，总经理批准后方可购进。4.6.2采购应遵循节省成本、价廉物美、急需急办的原则，不得为个人谋取私利。4.6.3采购物品后，办理入库手续，填制有关物品账目；凭发票和入库单向财务部报销。4.7物品领用与管理4.7.1在库物品由行政人事部负责保管，易耗品的采购与保管实行分离原则，由行政人事部经理指定人员负责。4.7.2在库物品，按月或按季节定期盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报财务部检查核实。4.7.3公司制定各级人员易耗品的使用标准和使用期限，作为易耗品领用的参照标准，并定期改进。4.7.4领用物品可分定期（月初）一次性领用和随时领用。能够提交废旧物品应在领用时按以旧换新方式领用新用品。领用