第三章 会议管理(新) (2)

HFUU第三章会议管理HFUU第一节会议涵义一、会议和国际会议二、会议要素三、会议的功能与作用HFUU1、会议的定义»会议是一种群体性的活动；»会议是一种围绕特定目标而开展的活动；»会议是一种组织有序的活动；»会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动。综合起来：会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。HFUU国际协会联盟（UIA）会议部统计标准那些有组织的和在“国际组织年鉴”中注册的，国际组织赞助的，并符合下列条件的会议可列入UIA的统计：（1）出席人数至少300人；（2）代表国籍至少5国；（3）外国人出席人数至少占40%；（4）会议期至少3天。上述统计不包括国内会议和宗教、政治、商业和体育等会议。2、国际会议HFUU国际会议协会（ICCA）统计标准进入ICCA数据部统计范围的会议必须符合下列严格条件：（1）会议至少能吸引50人出席者；（2）会议必须定期举行，一次性会议不能列入统计范围；（3）会议要在至少3个不同国家之间轮流举办。HFUU中国国际会议推展社团组织确定国际会议的标准⑴参加会议的国家（含主办国）至少在两国以上⑵与会人数需达50人以上⑶外国与会人数占总与会人数20%以上⑷以年会、展览或奖励旅游等形式均可HFUU我国的国际会议标准按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的代表参加、以交流为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，而对参加会议的国外代表人数和时间的长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。HFUU国内会议凡来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称作国内会议。HFUU3、世界会议业协会会议业起源于前几个世纪的政治性和宗教性的会议，以及之后的商业会议和美国的贸易与专业会议。因此，很难判断出它真正的产生时间。而通常，判断一种产业是否真正形成的客观标准是该产业协会的成立。因此，会议业协会的成立标志着会议作为一种产业而存在。在欧洲，会议业产生于20世纪中叶到晚期HFUU主要会议业协会及成立时间年份协会名称1957年专业会议管理协会（PCMA,ProfessionalConventionManagementAssociation）1958年国际会议局协会（AIPC,AssociationInternationaldesPalaisdeCongrés）1963年国际会议协会（ICCA,InternationalCongressandConventionAssociation）1964年欧洲会议乡镇联合会（EFCT,EuropeanFederationofConferenceTowns）1968年国际专业会议组织者协会（IAPCO,InternationalAssociationofProfessionalCongressOrganizers）1969年英国会议举办地协会（BACD,BritishAssociationofConferenceDestinations）1972年国际会议专业委员会（MPI,MeetingsProfessionalsInternational）1975年澳大利亚会议业协会（MIAA,MeetingsIndustryAssociationofAustralia）1981年英国专业会议组织者协会（ABPCO,AssociationofBritishProfessionalConferenceOrganizers）1983年亚洲会议和观光局协会（AACVB,AsianAssociationofConventionandVisitorBureaus）1990年英国会议业协会（MIA,UK,MeetingsIndustryAssociation）HFUU4.欧美地区会议业欧美会议业发展较早，产品较成熟，市场机制健全，操作规范，市场份额较大。据国际协会联盟（UIA）进行的调查显示，1999年，在全球范围内举行的国际会议达9,465个，其中，1,420个在美国举行，5,383个在欧洲举行。著名的会议城市有巴黎，它每年都要承办超过300个大型国际会议，被誉为“国际会议之都”。还有布鲁塞尔、维也纳、伦敦、瑞士等。美国更是占联合国之地利，国际会议连绵不断。HFUU5.亚太地区会议业90年代以来，亚太地区经济一度持续发展，洲内洲际交往日益增多，各国和各地区也都开始重视会议产品的开发、宣传和促销，纷纷设立专门机构，命名会议城市，增加经费，采取倾斜政策，招徕会议，会议活动迅速增加。所以，虽然欧美的会议业务占会议市场一半以上，但份额已有所减少，与此同时，亚太地区的市场份额却稳步增长。HFUU香港已成为亚太地区最重要的会议中心之一。近年来，香港每年举办的大型会议超过420个，来自世界各地的与会代表多达3.7万人。香港已连续多年被英国《会议及奖励旅游》杂志评为“全球最佳会议中心”。2004年，中国香港和澳门地区更跻身全球10大会议城市行列。而中国内地也凭借其广阔的市场与经济发展潜力，逐渐成为亚洲地区会议业的新秀。总体来讲，亚太地区因其高质量的会议产品令人瞩目。但劣势也有，那就是协会基础较弱，软件素质有待提高，亚太会议市场仍处于初级阶段，亚洲会议业面临着机遇和挑战。HFUU2000年国际会议区域分布情况表名次UIA统计ICCA统计1欧洲56.19%欧洲59%2北美洲17.17%亚洲14%3亚洲13.08%北美洲11%4南美洲5.12%南美洲7%5澳大利亚4.41%澳大利亚/南太平洋6%6非洲4.03%非洲3%资料来源：国际协会联盟（UIA）/国际会议协会（ICCA）HFUU2001年各洲国际会议情况洲名数量所占比例欧洲154058%亚洲47118%北美洲26210%拉丁美洲1777%澳大利亚/南太平洋1496%非洲673%总计2666100%资料来源：国际会议协会（ICCA）HFUU2004年10大国际会议国与地区名次国家会议数占世界会议%1美国108011.792法国5526.033德国4915.364英国3774.125西班牙3613.946意大利3363.677瑞士3023.308比利时2823.089奥地利2793.0510中国：香港、澳门2312.52资料来源：国际协会联盟（UIA）HFUU6、我国会议业概述（1）我国会议业的发展历史五十至七十年代——花钱开会为了国际形象外事无小事。特殊的历史条件下，数量有限的一些国际会议，也都是纯粹的政府行为。需要开了，政府部门就掏钱，谈不上投资回报率。会议场所和宾馆聊聊可数。以北京为例，整个北京城，那时可接待外宾，可以举行一定规模会议的饭店宾馆只有北京饭店和友谊宾馆。北京尚且如此，更何况其他城市。那时的国际会议政治意义远远大于经济意义。HFUU八十年代——会议产业初露端倪80年代，国门的徐徐拉开，使各种类型的国际会议在中国召开和会议产业的萌芽成为可能。在国际上，旅游与开会密不可分。到神秘的东方古国看看，是整个80年代大多数外国人来中国开会的目的。纯经营型的涉外饭店逐步落成，会议产业开始萌芽。那时较为著名的就是北京的香山饭店，因其设施齐全、先进及极具东方特色而成为很多国际会议的首选之地。然而，饭店增加的速度赶不上需求增加的速度，上规模的会议场所依然还少。HFUU九十年代以后——国际会议成为一景进入90年代，会多尤其是国际会议之多，几乎成了一景。而主办者也已由政府一家变得更为多元化。政府的，民间团体的，跨国界行业协会、学会的，应有尽有。在会议产业获得突飞猛进发展的同时，具有会议功能的大饭店也如雨后春笋般拔地而起，真正意义上的国际会议中心也建了起来。国际会议数量的增加和国际会议的特殊要求也促进了相关人才队伍、服务公司的壮大成熟。HFUU（2）我国会议业发展前景我国会议业虽然起步较晚，但发展很快，近年来以年均20%的速度递增，预示了非常诱人的前景。作为WTO组织的成员，我国对外开放的步伐进一步加快，服务贸易壁垒将逐步被拆除，会议经济将会以更快的速度与国际接轨，加上我国会议产业资源十分丰富，空间极为广阔，这些都构成了我国会议产业明显的发展优势。HFUU（3）我国会议业发展中的不足之处»基础薄弱»行业自律和规范机制尚未形成»发展思路单一»人才缺乏HFUU二、会议的构成要素主办者会议的主办者是会议的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规则制定具体的会议方案并加以实施，为会议提供必要的场所、设施和服务，确保会议正常进行。（发起者、承办者、东道主）发起者指最早倡议并组织会议的单位和个人，承办者即具体落实会议组织任务的机构或个人。东道主即会议举行地的主人，可以指国家、地区、组织或个人。HFUU与会者与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员（人员）。与会者是会议的主体，因而是会议成功与否的重要因素。与会的人数越多，会议的规模越大。包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员四种。HFUU附：与会者的权利义务正式代表(成员)：正式资格，选举权，和表决权，有发言权。列席代表(成员)：不具有正式资格，有发言权，无选举权，和无表决权，（国际上又称观察员）特邀代表(成员)：：主办者根据会议要求专门邀请成员，如上级领导、嘉宾、报告人等，权利义务由会议领导机构决定。旁听代表(成员)：：无正式资格，无选举权，和无表决权，无发言权。HFUU会议议题会议的议题是根据会议目标确定并提交会议讨论或解决的具体问题，是会议的必备要素。举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。HFUU会议的结果会议的结果即会议结束时实现目标的程度。会议的结果是会议的目标、议题、会议的组织形态以及与会者之间的关系和力量对比等因素综合作用的产物。会议的结果通常以文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以公布、传达。会议的时间会议的时间即会议的起讫时间和时间跨度。会议在时间上有长短、缓急、定期与不定期之分。HFUU会议的地点会议的地点是指举行会议的场所。会议的群体性特征决定了会议信息传递的当面性和实时性，因此，传统的会议形式都是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。会议的方式会议的方式即用以达到会议效果的手段，包括会场布置、气氛渲染、活动的样式和传递方式等等。会议的方式对于实现会议的目的、提高会议的效率有直接的影响。HFUU三、会议的功能与作用1、会议的功能地位象征科学决策发扬民主产生权威信息沟通联络感情HFUU2会议的作用经典语录“如果在一个城市召开一次国际会议，就好比有一架飞机在这个城市上空撒钱。”——门图特：德国慕尼黑展览公司总裁HFUU1).传递、交流并创造信息2).给所在城市或国家的会议业带来直接收益【实例】1999年9月，《财富》全球论坛年会在上海举行，参加本次论坛的有600多人，每张入场券5000美元（不包括住宿费用），这样仅论坛的入场费收入这一项就超过了300万美元。HFUU3).所在城市或国家的旅游业、商业等服务业带来间接收益会议给旅游业、商业等服务业及相关生产行业所带来的间接收益比给会议业所带来的直接收益大得多，后者与前者之比为4—10∶1，此比例依会议目的地服务业及及相关生产行业的发达程度而有所不同HFUU1.巴黎每年接待的国际会议有400多个，给这个城市带来将近40多亿法郎收入。2.99’上海《财富》全球论坛年会期间的广告、宣传收入达到1亿元以上，上海宾馆业的收入超过3000万元，机场、航空公司、出租车公司、商场、餐饮、旅行社等行业也都获得不菲的收入。【实例】HFUU4).提升会议目的地的知名度会议在进行宣传、促销时顺带把会议目的地推向了全国（世界）各地来自外地（国）的与会者把对会议所在城市（国家）的感性认识传播开去媒体记者在对会议进行采访报道时也把会议所在目的地推向了世界各地HFUU达沃斯—“达沃斯世界经济论坛”博鳌—“博鳌亚洲论坛”重庆—“亚洲议会和平协会（AAPP）第三届年会”（2002年4月举行）新加坡—每年二三百场国际会议……【实例】因会议而成名或提高知名