物资验收管理

仓储物资验收管理前言1物资验收工作内容物资验收是核对资证和凭证，对物资实体进行数量和质量检验的技术活动的总称。具体来说，它是指供货方、储货方或者第三方在一定条件下，借助某种手段和方法，按照合同、标准或国际、国家有关法律法规、惯例，对货物的质量、规格、数量以及包装等方面进行检查，以确定物资能否验收入库。在物资验收时，工作人员应秉持严肃性、准确性、及时性的基本原则。这样才能确定物资在入库时的数量和质量状态，及时将残次不合格品剃除出去，为物资的保管、出库以及最终安全地投入使用奠定基础。1.1数量点收1．数量点收方式由于不同物资的计量方式不同，数量检验方式也不相同。对计重、计件等不同单位衡量的物资，应采取不同的数量点收方式。具体如表5-1所示。表5-1数量点收方式一览表计量方式数量验收方式计件物资★清点件数计重物资★称重长度、面积、体积计量的物资★检尺验收★对尺寸统一且定量包装的物资进行抽检2．数量点收误差正常情况下，在物资数量检验过程中允许数量存在误差，但对误差范围应有所限定。数量误差标准应以质押/储存合同、质押/储存单、国家行业标准等作为依据。常用计量方式所允许的数量误差范围如图5-1所示。图5-1数量误差范围说明图3．数量误差处理数量误差有可能是因为物资本身特性、质押/储存商失误或承运单位失误导致的。针对不同情况所导致的数量误差，应采取以下三种方式处理，具体如表5-2所示。表5-2数量误差处理方式一览表误差因素处理方式某些大宗物资无法准确计量重量☆按照合同溢短装条款或国家行业标准处理☆若物资溢短装数量未超出合同标准，物资检验专员可继续进行检验☆若物资溢短装数量超出合同标准，物资检验专员将情况上报相关主管由其确定是否接收供应商失误☆供应商补足或取回物资承运商失误☆向承运商索赔1.2外观验收物资经数量点收符合标准后，物资检验专员需对其进行外观检验。外观检验主要是指检验专员通过感官并借助于一定的检验工具对包装（物）和实物的外观进行检验。外观验收主要检查物资包装、包装标志和物资表面情况，物资验收专员可以通过观察物资及包装的形、色、味、表、状等进行外观检查。外观检验时，应确保物资达到以下4项标准。（1）外包装应完好，无破损、无水迹。（2）包装标记和包装标识齐全，粘贴准确。（3）物资应具备的单据要齐全、清晰。（4）物资表面状况良好，无损坏、磨损。1.3质量检验质量检验，是指对产品的一项或多项质量特性进行观察、测量、试验，并将结果与规定的质量要求进行比较，以判断每项质量特性合格与否。由于物资验收的核心是对货物质量水平的的判定，所以质量检验是仓储物资验收的重要环节。仓储部对物资的质量检验，起着鉴别、把关、预防的职能，可以防止不合格品流入生产或销售环节。1．质量检验程序物资检验专员需按照特定的程序完成质量检验，确保检验项目无遗漏、检验操作规范化。一般情况下，仓储物资验收过程的质量检验程序如图5-2所示。图5-2质量检验程序一览图2．质量检验方式质量检验的方式有多样，物资验收人员可以按物资不同的特性进行分类。具体的检验方式分类如表5-3所示。表5-3检验方式一览表分类因素质检方式检验的数量全数检验、抽样检验、免检检验的性质理化检验、官能检验、运行检验检验后检验对象的完整性破坏性检验、非破坏性检验检验的地点固定检验、流动检验1.4检验记录1．验收记录要求物资验收记录工作贯穿于整个物资入库验收工作中，物资验收专员应按照以下几点要求做好验收记录。（1）随时记录检验信息。（2）若数量验收、外观验收、质量验收结束后，发现任何一项不符合合同文件的要求，须得到供货方代表的认可（签字、盖章）。（3）记录数据清晰、无误，记录项目无遗漏，检验结果记录应突出显示。（4）验收记录单据种类不可遗漏。2．验收记录管理验收记录是追查物资入库信息、记录物资状态的重要指标，也是追查不合格产品的关键依据。因此，对物资验收记录的管理至关重要。验收记录管理应遵照表5-4的规定执行。表5-4验收记录管理规范一览表管理事项管理要求制定管理制度☉物资验收主管制定验收方案☉物资验收专员严格执行验收方案填写验收记录☉物资验收专员在验收过程中，遵照验收记录的要求填写“验收单”或“验收报告单”、“退货登记表”等验收表单保存记录信息☉每日工作结束后，物资验收人员填写“物资验收日报表”☉物资验收人员随时将验收单据保存定期整理记录☉物资验收人员每月总结验收记录，填写“物资验收月统计表”和“物料验收单汇总表”总结年度工作☉物资验收主管年度总结时，汇总记录表格、撰写工作报告3物资验收管理制度3.1物资入库验收管理制度制度名称物资入库验收管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了确保所有入库物资的质量都符合企业的要求及生产经营的需要，防止不合格物资入库、投入使用或流向市场，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于所有进入本企业仓库物资的验收工作。第3条相关定义入库验收是对即将入库的物资进行质量、数量、包装、规格等方面的查验，是保证入库物资合格的重要环节之一。第4条职责划分1．仓库主管负责统筹安排物资验收作业、制定入库验收规划、处理验收异常情况等。2．物资验收专员负责验收所有物资的数量、重量、规格，并检查物资包装及外观情况。3．对较为特殊的物资或设备，公司应组织业务部门、风险监测部门、仓储部门等相关部门一同参与检验。第2章入库验收规划第5条确定入库验收的内容入库验收的内容应包括以下两点。1．核对储存合同与供货商发货单是否相符，依据单据对物资数量进行点收。2．检查物资外观，包括包装是否牢固、包装标志标签是否符合要求，开包检查物资有无损坏，物资的气味、颜色、手感等是否正常。3．仔细对物资质量进行检查，主要检查其关键质量指标。4．记录物资验收信息。第6条确定入库验收的方式1．入库验收有全检和抽验两种方式，大批量到货一般只进行抽验。2．若采用抽验的方式，则需要根据物资的特点、价值、物流环境等综合考虑，确定合理的抽验比例。确定抽验的比例时一般应考虑以下七项因素。入库验收抽验比例考虑因素一览表考虑因素抽验比例商品价值商品价值高的，应全查或提高抽验比例；有些价值特别大的商品应全验商品的性质商品性质不稳定的、质量易变化的和易混杂不良品质的，应提高验收比例或全查气候条件在雨季或梅雨季节，怕潮商品应提高抽验比例；在冬季，怕冻商品应提高抽验比例或全查运输方式和工具采用容易影响商品质量的运输方式和运输工具运送的商品，应提高抽验比例厂商信誉信誉好的合作商的抽验比例小，反之则大生产技术生产技术水平高、质量较稳定的产品，抽验比例小储存时间储存时间长的商品，应提高抽验比例第7条选择入库验收的方法入库验收专员应根据物资的特性，选择合适的验收方法。具体方法及其介绍如下表所示。入库验收方法一览表检验方法具体介绍视觉检验在充足的光线下，利用视力观察物资的颜色、状态等表面状况，检验物资是否发生了变形、破损、脱落、变色、结块等情况，进而对质量加以判断听觉检验通过摇动、搬运、轻度敲击等操作，听取声音，以判断物资的质量触觉检验利用手感鉴定物资的光滑度、细度、黏度和柔软度等，判定物资的质量嗅觉、味觉检验通过物资特有的气味、滋味，测定、判定物资的质量测试仪器检验利用各种专用测试仪器鉴定物资品质。如对物资含水量、密度、黏度、光谱等的测试运行检验对某些特殊物资，如车辆、电器等进行运行捡验，确保其能够正常运行第8条确定入库验收的时间对不同数量、种类的物资，由于检验复杂程度、工作量不同，应有不同的验收时间要求。1．对外观等易识别的物资，物资验收专员应于收到物资后一天内完成检验。2．属用化学或物理手段检验的材料，物资验收专员应于收到物资的样件后三天内完成检验。3．必须试用才能实施检验者，仓库主管应在“物资验收报告表”中注明预计完成日期，一般不超过七天。第9条规范物资验收要求1．物资验收专员在物资验收前应做好物资验收要求的规范。2．一般情况下，验收普通物资时均需严格执行“凭证手续不全不收、品种规格不符不收、品质不符合要求不收、无计划不收、逾期不收”五项规定。第3章物资验收的实施管理第10条做好验收准备物资验收专员应做好接单接货验收准备，准备工作一般情况下包括以下5个方面。1．收集、整理并熟悉各项验收凭证、资料和有关验收要求。2．准备验收所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等，确保其准确可靠。3．落实入库物资的存放地点，选择合理的堆码垛形和保管方法。4．准备所需的苫垫堆码物料、装卸机械、操作器具和负责验收作业的人力。如为特殊物资，还须配备相应的防护用品，采取必要的应急防范措施，以防万一。5．进口物资或存货单位要求对物资进行质量检验时，要预先通知商检部门或检验部门到库进行检验或质量检测。第11条核对单据1．审核验收依据，包括业务主管部门或财务部门提供的入库通知单、订货合同和订货协议书。2．核对供货单位提供的验收凭证，包括发票、质量保证书、发货明细表、装箱单、磅码单、说明书和保修卡及合格证等是否齐全。第12条数量点收1．物资验收专员核对供方所交物料与订单所列物料、品种、规格是否相符。2．物资验收专员清点物资数量，确定数量是否相符，是否有超交或少交货的现象。（1）如果数量齐全，物资检验专员进行外观检验。（2）如果数量不符，上报采购部，由采购部决定如何处理。第13条外观检验1．物资验收专员对有包装的物资，检验物资包装表面状况；对无外包装的物资，检验物资表面状况。2．检查物资和包装容器上是否贴有标签，标签上是否注明了物资品名、物资编码、生产日期、生产厂家和物资数量等内容。3．若发现所装载的物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时，应先初步计算损失。不同程度的损失需要区别对待，具体要求如下表所示。不同程度损失的处理要求一览表损失程度处理要求损失超过限定物资验收专员应及时通知业务人员或合作商前来处理，并尽可能维持异常状态以利于处理作业损失未超限定依实际数量办理验收，并于“物资入库检验报告单”上注明损失数量及实际情况4．计算损失后，将物资外观检验结果登记在“物资入库检验报告单”上。第14条质量检验1．物资验收专员选择合适的检验方法，对数量准确、表面完好的物资进行质量检验。2．物资验收专员应对检验合格的物资做出合格标记，为物资入库做好准备；对检验不合格的物资做出不合格标记，由相关人员作进一步处理。3．检验完毕后，应按照检验结果填制“物资入库检验报告单”。第4章物资验收结果处理第15条入库验收结果处理物资验收人员应根据不同检验结果，对仓库物资作出相应处理，具体检验结果及其对应的处理方式见下表。入库验收结果处理一览表验收结果处理方式合格物资★在外包装上贴“合格”标签，以示区别★每日工作结束时，将本日所收物资的数量汇总填入“验收日报表”不合格物资★在外包装上贴“不合格”标签，并于“物资验收报告表”上注明不合格原因★向相关主管请示处理办法，然后转采购部相关人员处理并通知请购部门★办理不合格物资的退货手续时，应开具“物资交运单”并附“物资验收报告表”，呈相关领导签认，作为异常物资出厂凭证交货数量★经过验收，若发现交货数量超过“订购量”部分，原则上应予以退回超额★对以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在“验收单”备注栏内注明超交数量，经相关负责人同意后予以接收交货数量短缺★经过验收，若发现交货数量未达“订购量”时，原则上应暂时拒收物资，要求供应商补足后重新入库验收★经请购部门负责人同意后，仓储部门安排物资入库，财务部门可按实际入库数量进行结算第16条验收状态标识物资检验专员将检验结果上报后，根据领导审批意见对该批物资做出检验标识，以便其他人员开展后续作业。1．对验收合格的物资，应标识允收标签。2．对数量不符、质量无重大问题且属于特采的物资，应标识特采标签，并追踪物资在使用过程的质量状况。3．对数量严重不符、质量不合格的物资，应标识拒收标签。第5章附则第17条本制度由仓储部制定，其修改、解释权归仓储部所有。第18条本制度呈总经理核准后，于颁布之日起实施，修订时亦同。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期5.3.3危险品入库验收管理制度制度名称危