行政后勤管理制度(汇编)

1行政管理制度■、第一节总则第一条、为使本公司后勤事务工作及行政事务工作走上正规化、制度化、现代化的道路，在有章可循的情况下提高后勤工作的管理水平，规范公司的后勤管理，特制定本制度。第二条、本公司自董事长以下工作人员均称为公司职员，本公司各级职员均须严格遵守和认真执行本制度的各项规定。第三条、公司涉及到后勤及行政事务方面的具体工作，均依照本制度执行。■、第二节管理机构及职能部门关系第四条、公司行政管理部（简称行政部）是执行后勤事务和行政事务的职能部门，履行相应工作的具体开展执行义务，并享有就相应事务进行管理的权力。除另有特殊细分的后勤行政工作事务划归具体职能部门或者组织负责执行并享有管理权力外，其余后勤行政事务均归属于行政部。第五条、公司行政部之外的其他非下属职能部门在部门职责工作方面和行政部之间不存在管辖与被管辖的关系，但是凡涉及到后勤事务的具体工作事项的，无论是日常工作以办公室为主的职能部门还是日常工作以一线经营现场为主但涉及到办公室工作的职能部门，都必须认真配合行政部工作，并在必要时接受行政部的监督、指导和管理。第六条、公司行政部的主管职责包括：1、办公区域环境的维护和管理。2、来访来电的接待处理及交接反馈。3、公司制度的规范及建设推进。4、公司证照、印章的管理。5、合同、文书、文件及档案和资料的管理。6、员工奖惩的规范和落实执行。7、会议会务的安排和管理。8、办公室物资的管理维护。9、办公用品的管理。10、其他职能部门工作的跟踪协调和反馈。11、其他日常办公事务的执行和管理。■、第三章后勤行政事务工作的基本原则第七条、后勤事务工作基本原则：1、服务其他职能部门或人员原则。2、树立亲和形象原则。3、不破坏公司利益和原则前提下的为其他职能部门或人员提供尽可能多方便原则。4、美观、美誉原则。5、合理前提下的成本尽可能控制原则。第八条、行政事务工作基本原则：1、企业安全第一原则。2、执行规范及推动规范化建设进程原则。3、企业安全隐患最低化原则。24、以公司整体利益为前提的大局观原则。5、树立公正、标准、严谨形象原则。6、抵抗并排除阻力原则。■、第四节证照管理第九条、本处所称证照管理适用于公司所有证照的管理，包括公司和下属组织的法人营业执照、行业经营许可证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件及公司统一为员工办理的健康证、工作证等。第十条、行政部是执行公司证照内部管理的职能部门，负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关职能部门或者人员根据职责承办部分事项和全部事项。（注：具体涉及对外工作的，由对外拓展部负责执行。）第十一条、各类证照由行政部登记造册，实行专人统一管理。证件保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，要立即向主管领导报告外，并与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续，同时追究其相关责任。第十二条、所有证照实行分类保管。第十三条、所有证照按照多种形式同步保管原则进行保管。1、所有证照按照原件、扫描电子文件、复印件三种形式进行同步保管。2、证照原件一律由行政部最高负责人进行保管。存在特殊情况的由总经理另外指定专人对部分或则全部证照原件进行保管。3、所有证照复印件文员处备档一份。4、重要证照复印件总经理办公室备档一份或者由总经理指定专人保存一份备档。5、所有证照的扫描电子文件由总经理办公室、行政主管、文员各保存一份。第十四条、以任何形式保存的证照都必须为密级保存。即：原件必须存放于安全之处并随时保证上锁；复印件上锁保存；扫描电子文件加密保存。第十五条、证照在以各种形式保存时均须一并保存同步更新的汇总目录。第十六条、各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。第十七条、各部门如需使用证照必须经主管领导或行政部最高负责人同意批准，说明使用范围和使用时间，办理使用登记手续后，方可携带外出，使用完毕后，用件人和证件管理人应在登记表上注明领取（交回）时间并签字。第十八条、凡进行一般性查阅的，原则上以电子文件为第一优先级，复印件为第二优先级。如无特殊需要，原则上一般不直接翻阅证照原件。证照查阅的，保管责任人须在场监督查阅操作情况。所有查阅须有主管领导或者行政部负责人批准方可进行查阅。第十九条、属于常用到复印件的证照的，原则上提前多制作复印件，由文员保管。（注：以备使用为前提的复印件不得与以保存备档为前提的复印件一起保存。）第二十条、证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人担负，并追究其责任。第二十一条、证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。（注：证照移交的，须行政部负责人、总经理办公室、文员三处的汇总目录一起核对，确认无遗漏。）第二十二条、公司为服务员办理的健康证可另委派专人对原件妥善保管，不得遗失；公司为职工办理的工作证由个人保管，职工在离岗时必须交回工作证。■、第五节印章管理3第二十三条、公司的印章根据用途、类别分为：公司公章、财务专用章、法人章。第二十四条、关于印章的保管：1、公司公章由行政部最高负责人负责保管，或者由总经理指定专人进行保管。2、公司财务专用章由财务部经理负责保管，或者由总经理指定专人进行保管。3、法人章由财务部出纳负责保管，或者由法人指定专人进行保管。4、公司其他业务类用章的按实际需要指定专人负责保管。第二十五条、各类印章的使用范围：1、公司公章的使用范围：公司对外签发的文件；公司与相关单位联合签发的文件；由公司出具的证明及有关资料；公司对外提供的财务报告；公司章程、协议；员工的调动、任免及聘用。2、财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。第二十六条、关于印章的管理：1、各类印章的使用须严格登记程序，完成审批手续后方可用印；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。①使用公章须履行登记手续，由经办人至行政部填写《公章使用登记表》，写明用印事由，并经直接经理审核同意后，方可用印。②以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，由行政部审核后报总经理审阅批准，通过后方可加盖印章。③任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。④除正常的财务需要用到财务专用章与法人章外，其他事项必须经过财务部经理报请公司总经理批准后方可使用。法人章用印须履行登记手续，由经办人至财务部填写《法人章使用登记表》写明用印事由，并经直接经理，总经理审核同意后，方可用印。⑤任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。2、任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，经总经理批准，方可带出。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。3、各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。4、保管人员不在时由总经理指定人代管，双方做好印章的交接手续。第二十七条、由于审批人的过错决定或者印章保管人的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚。第二十八条、凡涉及印章使用事务的，无论具体印章是否归属于行政部管辖，行政部均享有用印查询及监督指导权，并须履行定期或不定期的用印记录查询及监督指导义务。■、第六节合同管理第二十九条、本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。第三十条、合同管理的原则：1、合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。2、签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。第三十一条、管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。4第三十二条、由行政部履行公司的合同管理职责，必要时顾问人员协助参与。第三十三条、合同管理职责：A、合同管理部门对合同管理的主要职责：1、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。2、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。3、审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。4、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同谈判与签订。5、做好合同统计、归档、保管工作。6、监督、检查本公司合同签订、履行情况。7、宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。8、依法处理本公司的合同纠纷。9、制止公司或个人利用合同进行违法活动。10、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。B、合同履行职能部门的主要职责：1、依法签订、变更、解除本部门的合同。2、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。3、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。4、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向行政部通报。5、本部门合同的登记、统计、归档工作。6、协助行政部对合同纠纷的处理。C、财务部门的主要职责：1、加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。2、认真做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。必要的就相应的财务事项进行把关，提出具体分析和财务依据，降低财务风险。3、配合行政部做好合同管理工作。第三十四条、合同审签管理。1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。3、除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用规范文本；合同相对方提供的合同文本必须送交行政部审核。4、所有合同都应按顺序由行政部统一编号。5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。6、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审5查。9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第三十五条、合同审签程序。1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。①对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件（必须有最近年检章）。②对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。③对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。①代理人职务资格证明及个人身份证；②被代理人签发的授权委托书；③代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。3、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。4、签订