第四章 日常文书

第四章日常文书第一节书信类文书第二节致辞类文书第三节应聘类文书第四节条据类文书第五节宣告类文书第一节书信类文书一、申请书二、倡议书三、慰问信四、贺信五、介绍信六、证明信一、申请书（一）申请书的概念和特点申请书是个人或单位为实现其愿望对上级有所请求时所写的一种专用书信。表现为内容单一，主题明确，一般一事一书，即一份申请书只提出一个问题（二）申请书的写法申请书的结构由标题、受文对象、正文、结尾、落款、日期组成。1.标题在申请书第一行的正中要写上申请书的名称。有的只写“申请书”字样。有的由申请事项和文种构成。2.受文对象受文对象也叫“台头”或“称呼”,即在标题下空一两行顶格处写出接受申请书的组织、机关、团体的名称或有关负责同志的姓名。3.正文正文部分先写清所申请的事情，然后再写依据和理由。正文要从接受申请组织或领导名称下一行空两格处写起,从第二行起再顶格写。4.结尾申请书可以有结尾,也可以没有。结尾一般是写“此致敬礼“之类表示敬重。可以在正文完后接着写“此致”,再起一行顶格写“敬礼”；也可以在正文下一行空两格写“此致”，另起一行顶格写“敬礼”。还可以写表示感谢、表示祝颂的话。此外,还可写些“敬祈核准”、“请领导批准”等语。5.落款正文的右下方,写上申请人姓名或申请部门名称（要盖章）。6.日期在落款下面写上写申请的年、月、日。（三）写申请书时的注意事项1.申请对象要明确。2.申请内容要具体清晰。3.申请语言要朴实。二、倡议书（一）倡议书的概念和特点倡议书是个人或集体提出建议并公开发起，希望共同完成某项任务或开展某项公益活动所运用的一种专用书信。对象的广泛性和群众性是倡议书的根本特征。（二）倡议书的写法倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。1.标题倡议书标题一般有三种形式。可以由文种名单独组成标题还可以由倡议内容和文种名共同组成。另外，还可以由发出倡议者、倡议内容和文种三部分组成。2.称呼倡议书的称呼可依据倡议的对象而选用适当的称呼。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出。3.正文倡议书的正文内容需包括以下一些方面：⑴写明倡议的背景、原因和目的因为发出倡议是要大家响应的，只有交待清楚倡议活动的原因、目的、意义，人们才会理解和信服，才会自觉的行动。⑵写明倡议的具体内容和要求这是正文的重点部分。倡议的内容一定要具体化。4.结尾结尾要表示倡议者的决心和希望，有的还写出某种建议。5.落款落款即在右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的日期。（三）倡议书写作注意事项1.倡议书的内容要有新的时尚和精神，要切实可行，不能违背国家的方针政策。2.倡议书的背景目的要写清楚，理由要充分。3.倡议书的措辞要恰切，情感要真挚，同时要富于鼓动性。4.倡议书篇幅不宜太长三、慰问信（一）慰问信的概念和分类慰问信是以组织或个人名义向对方表示关切、问候和安慰的一种书信。慰问信可分为三种类型。对做出贡献的集体或个人的慰问、对遭受困难或蒙受损失的单位或个人的慰问、节日慰问（二）慰问信的写法慰问信的结构由标题、称谓、正文、尾语和落款五部分组成1.标题标题一般只写文体名,即“慰问信”三个字，也可具体写成“××致××的慰问信”，也可以分两行排列，将“慰问信”三个字置于第二行正中,以便看起来醒目2.称谓写被慰问的单位名称或个人姓名。称谓要顶格写，个人姓名之后还应加上必要的称呼。3.正文另起一行，前边空两格。应分段写以下几个方面：⑴说明写慰问信的原因、背景。有的是节日来临，有的是对方突遇不幸等如“节日来临之际”或“正当……的时候”。然后写表示深切慰问的话，“致以节日的慰问”、“致以亲切的慰问”等。概述和赞扬对方的先进思想、先进事迹，或者鼓励他们战胜困难继续前进，然后表示慰问和学习。4．尾语尾语一般要写表达良好祝愿的话。如“祝愿取得抗灾斗争的胜利”、“祝您节目快乐”、“此致敬礼”等。5.落款落款要写清单位名称或个人姓名,日期写在署名下方。年、月、日都应写全（三）慰问信写作上注意的事项第一，感情要真挚，使对方透过书信,充分地感受到组织的无限关怀和温暖，以及同志之间的深情厚谊。第二，基调要昂扬向上,全文的内容以激励和鼓舞为主。即使面对的是巨大的困难和不幸，也不要过分渲染，更不能写得悲悲切切，使对方只是伤感而不能鼓足同困难顽强斗争的勇气。第三，语言要精炼,表达要朴实,篇幅要短小。四、贺信（一）贺信的概念和特点贺信是表示庆贺的书信的总称。贺信是发信方因节日、庆典、开业、晋升、获奖、乔迁、结婚等喜事，向受信方表达祝贺的文书。（二）贺信的写法1.标题居中写“贺信”。2.称谓另起一行顶格写明收看信函的对象，即被祝贺单位或个人的称呼。3.正文另起一行，空两格起写贺信的内容。可分若干段落。概述对方取得的成绩并简单分析主观和客观原因。热情的鼓励、殷切的希望和双方的共同理想。4.结尾写上表示祝愿的话,如“此致”“祝您健康长寿”等。5.署名另起一行，在右下方写发信单位名称或个人姓名。署名下边写年、月、日。（三）写贺信应注意的事项1.表示祝贺的感情要饱满、充沛，给人以鼓舞、力量。冷冰冰的陈述、说明是表达不出祝贺者的心愿的。2.贺信的内容要实事求是，评价成绩要恰如其分，表示决心切实可行，不可言过其实。3.语言要精练、明快、通俗流畅，不能堆砌华丽的词藻，篇幅要短小。五、介绍信（一）介绍信的概念和特点介绍信是把自方的同事或业务关系介绍给对方，进行联系和沟通的常用信函。它有介绍和证明的双重作用。（二）介绍信的写法1.书写式介绍信书写式也可称为普通介绍信。是用一般公文信纸书写。其格式如下：⑴标题手写式介绍信的标题一般是在第一行居中写上“介绍信”三个字，有些也可省略。⑵称谓称谓在第二行，要顶格写，要写明联系单位或个人的单位名称(全称)或姓名，称呼后要加上冒号。⑶正文正文要另起一行，空两格写介绍信的内容。介绍信的内容要写明如下几点：①要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。②写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。③要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。⑷结尾介绍信的结尾要写上“此致——敬礼”等表示祝愿和敬意的话。⑸署名出具介绍信的单位名称写在正文右下方，并署上介绍信的成文日期，加盖单位公章。2.填写式介绍信这是一种正式的介绍信，铅印成文，内容格式等已事先印刷出来，使用者只需填写姓名，单位及事项，另加盖公章即可。填写式介绍信又可以细分为两种，一种为有存根的介绍信，一种为不带存根的介绍信。带存根的印刷式介绍信一般由存根联、正式联和间缝三部分组成。⑴存根部分①存根部分的第一行：正中写有“介绍信”三个字，字体要大；紧接“介绍信”的字后，用括号注明“存根”两个字。②第二行：在右下方写有“××字×号”字样。如是市教委的介绍信就写“市教字×”，③正文：正文要另起一行写介绍信的内容，具体有以下几项构成。A：被介绍对象的姓名、人数及相关的身份内容介绍，还要写明前往何处何单位。B：具体说明办理什么事情，有什么要求等。④结尾：结尾只注明成文日期即可，不必署名，因为存根仅供本单位在必要时查考。⑵介绍信的间缝部分存根部分同正文部分之间有一条虚线，虚线上即有“××字第××号”字样。数字要大写，便于从虚线处截开后，字迹在存根联和正文联各有一半。同时，应在虚线正中加盖公章。⑶正式联部分①第一行正中写有“介绍信”字样，字体较大。第二行在右下方有“××字××号”字样，内容照存根联填写。称谓：称谓要顶格写，写明所联系的单位或个人的称呼或姓名。正文：正文应另起一行，空两格起再写介绍信的具体内容。内容同存根内容一样，⑤结尾：写明祝愿或敬意的话，后边还要写“此致——敬礼”。最后要注明该介绍信的有效期限。⑥署名：在右下方要署上本单位的名称全名，并加盖公章，同时另起一行署成文日期。（三）介绍信的写作要求1.不得虚假编造，冒名顶替。2.介绍信要简明扼要不可太长。3.介绍信务必加盖公章。查看介绍信时，也要核对公章和介绍信的有效期限。有存根的介绍信，存根联和正式联要内容完全一致。存根底稿要妥善保存，以备今后查考。介绍信书写不得涂改，要书写工整。有涂改的地方，可加盖公章。六、证明信（一）证明信的概念和特点证明信是以行政机关、社会团体、企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信一般也直接称作证明。它具有凭证的作用。有的证明信有长久地证明作用，可归档。（二）证明信的种类及写法1.证明信的种类证明信大致有三类，单位证明信、个人证明信、随身携带的证明信。写法大致相同。以组织名义所发的证明信。以个人名义所发的证明信。随身携带的证明信。这种证明信由被证明者随身携带，他有证件的作用。它区别于前两种的是，注明有效期。过期自动失效。2.证明信的写法一般都有标题、称呼、正文、署名和日期等构成。标题证明信一般都是单独以文种名作标题。称呼称呼要写在第二行顶格，一般是写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。正文正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其它无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用。落款落款即署名和写明成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章。（三）证明信的写作要求1.实事求是，严肃认真，要言之有据。2.对于随身携带的证明信，一般要求在证明信的结尾注明有效时间、过期无效的期限。3.语言要十分准确，不可含糊其辞。不能用铅笔、红色笔书写，若有涂改，必须在涂改处加盖公章。