作业标准化SOP流程图制作规范

教育部1教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範主辦單位：國立科學教育館主講人：林騰蛟教育部2教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範目錄壹、前言貳、目的參、流程圖符號肆、流程圖結構說明伍、流程圖繪製原則陸、範例柒、問題研討教育部3教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範壹、前言(1/2)標準作業流程的意義「標準作業流程」（SOP）是企業界常用的一種作業方法，其目的在使每一項作業流程均能清楚呈現，任何人只要看到流程圖，便能一目了然，有助於相關作業人員對整體工作流程的掌握。教育部4教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範壹、前言(2/2)製作流程圖的優點：（一）所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。（二）更換人手時，按圖索驥，容易上手。（三）所有流程在繪製時，很容易發現疏失之處，可適時予以調整更正，使各項作業更為嚴謹。教育部5教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範貳、目的一、為建立本部作業標準化（SOP）流程圖之可讀性及一致性，參考美國ANSI系統流程圖標準符號，及道勤企業管理顧問有限公司「效率會議」標準流程，製作符號及範例。二、本規範流程圖繪製，採用由上而下結構化程式設計（Top-downStructuredProgramming）觀念。三、對於製作流程圖共通性目標，本規範亦列出流程圖繪製原則。教育部6教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範參、流程圖符號(1/2)選取圖示電腦的Word軟體中，工具列─插入─圖片─快取圖案─流程圖教育部7教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範參、流程圖符號(2/2)常用圖形符號名稱意義準備作業（Start）流程圖開始處理（Process）處理程序決策（Decision）不同方案選擇終止（END）流程圖終止路徑（Path）指示路徑方向文件（Document）輸入或輸出文件已定義處理（PredefinedProcess）使用某一已定義之處理程序連接（Connector）流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口註解(Comment)表示附註說明之用教育部8教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(1/13)循序結構（Sequence）（一）圖形：（二）意義：處理程序循序進行。（三）語法：DO處理程序1THENDO處理程序2處理程序1處理程序2教育部9教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(2/13)循序結構（Sequence）（四）實例：（五）運用時機：本結構適用於具有循序發生特性之處理程序，而繪製圖形上下順序就是處理程序進行順序。1.研考室：成立推動小組2.研考室：小組成員工作分配教育部10教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(3/13)選擇結構（Selection）˙二元選擇結構（基本結構）（一）圖形：（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（三）語法：IF條件THENDO處理程序1ELSEDO處理程序2條件處理程序1處理程序2是否條件處理程序3是否或教育部11教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(4/13)選擇結構（Selection）˙二元選擇結構（基本結構）（四）實例：8.主席指裁示事項是否列管9.主席指裁示事項持續管理10.結案7.辦理主管會報(暨縣務會議)主席指裁示事項是否教育部12教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(5/13)（五）運用時機：1.本結構適用於須經選擇或決策過程，再依據選擇或決策結果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結果，可以用「是、否」、「通過、不通過」或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如：僅有「是」或「否」的處理程序。教育部13教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(6/13)選擇結構（Selection）˙多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）（一）圖形：（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。（三）語法：FOR條件PCASE1DO處理程序1CASE2DO處理程序2.CASEnDO處理程序nP=1P=n條件P處理程序2處理程序n處理程序1.........P=2教育部14教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(7/13)選擇結構（Selection）˙多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）（四）實例：4.普通件處理程序3.速件處理程序2.最速件處理程序1.公文會簽會核時限判定教育部15教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(8/13)（五）運用時機：1.本結構是二元選擇結構之變化，流程依據選擇或決策結果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。教育部16教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(9/13)重覆結構（Iteration）˙REPEAT-UNTIL結構（一）圖形：（二）意義：重覆執行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（True）為止。（三）語法：REPEATDO處理程序UNTIL條件條件處理程序否是教育部17教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(10/13)重覆結構（Iteration）˙REPEAT-UNTIL結構（四）實例：4.選定要建立標準化項目5.成立標準化項目小組6.提報計畫至研考室7.審核計畫8.研擬教育訓練計畫通過不通過教育部18教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(11/13)（五）運用時機：1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一個流程。2.本重覆結構是先執行處理程序，再判斷條件是否要繼續執行。教育部19教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(12/13)˙DO-WHILE結構（一）圖形：（二）意義：除了在執行處理程序之前，得先測試條件外，DO-WHILE結構和REPEAT-UNTIL結構很相似，若條件為偽（False），就不再執行處理程序。（三）語法：WHILE條件DO處理程序END條件處理程序否是重覆結構（Iteration）教育部20教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範肆、流程圖結構說明(13/13)˙DO-WHILE結構（四）實例：（五）運用時機：1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一個流程。2.本重覆結構是先判斷條件是否成立，再執行處理程序。重覆結構（Iteration）1.受理案件未辦結？2.辦理稽催列管否是3.已辦結，登錄銷案解除列管教育部21教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範伍、流程圖繪製原則(1/8)一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入KEYWORD，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛線旁支說明，每點以不超過二行為原則。二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。三、各項步驟有選擇或決策結果，如（可、否）、「通過、不通過」或其他相對文字時，請回饋校正流程是否有遺漏，以避免懸而未決狀況。四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表或合成簡要總表，分表與總表應以符號、顏色或欄位等區隔，使人一目瞭然。教育部22教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範伍、流程圖繪製原則(2/8)五、流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。六、處理程序請以阿拉伯數字，由1開始，依處理程序排列順序編號，並以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以「動詞＋受詞」及簡明扼要敘述為原則。若須表示處理程序之單位，則在編號之後，加上單位名稱。【實例1】1.研考室：成立推動小組2.研考室：小組成員工作分配教育部23教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範伍、流程圖繪製原則(3/8)【實例2】7.提報計畫至研考室9.標準化項目文件撰寫8.2實施教育訓練8.1審核計畫通過未通過教育部24教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範伍、流程圖繪製原則(4/8)七、處理程序須以單一入口與單一出口（Single-Entry,Single-Exit）特性繪製。【實例】【修正前】【修正後】1.2.是否1.2.是否教育部25教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範伍、流程圖繪製原則(5/8)八、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明流程連接性。連接符號內請以文數字標示，以資區別。九、相同流程圖符號宜大小一致。十、路徑符號宜避免互相交叉。【實例】1.2.是否3.1.2.3.否是【修正前】【修正後】教育部26教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範伍、流程圖繪製原則(6/8)十一、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。【實例】【修正前】【修正後】1.2.是否3.是否1.2.是否3.是否教育部27教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範伍、流程圖繪製原則(7/8)十二、開始符號在流程圖中只能出現一次，但結束符號則不限。若流程圖能一目了然，則開始符號及結束符號可省略。十三、選擇結構及重覆結構之選擇或決策條件，文字敘述應簡明清晰，路徑並加註「是」及「否」或其它相對性文字指示說明。十四、流程圖中若有參考到其他已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重複繪製。【實例】1.研考室：填據請購單2.秘書室：辦理採購教育部28教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範伍、流程圖繪製原則(8/8)十五、流程圖若一頁繪製不下，可以使用階層性分頁繪製方式，並在處理程序編號上表示其階層性。【實例】【第一頁】【第二頁：處理程序2的階層性分頁繪製】1.2.3.2.12.2是否2.3教育部29教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範陸、範例兩種重覆結構的差異條件處理程序否是條件處理程序否是教育部30教育部作業標準化（SOP）流程圖製作規範柒、問題研討教育部31敬請指教簡報結束