职场邮件编写技巧PPT

玉柴联合动力股份有限公司Y&CEngineCo.,Ltd.职场邮件编写技巧综合管理部1版权归玉柴联合动力股份有限公司所有你是否曾经在邮件上遇到过很多麻烦？第2页你是否是职场新人，从未写过职场邮件？版权归玉柴联合动力股份有限公司所有如果你是职场新人。。。。。。主题该怎么写？第3页收件人收件人??抄送人抄送人??哇塞，还有密送？好危险的说哇塞，还有密送？好危险的说接下来，我们一起探讨、学习！版权归玉柴联合动力股份有限公司所有课程目的1、了解写邮件的目的与意义2、掌握职场邮件编写技巧3、提升个人修养，体现专业第4页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有目录一、为什么职场要写邮件？二、职场邮件该写/慎写区别？三、职场邮件该怎么写？第5页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有第6页正式交流随意交流一、为什么职场需要写邮件版权归玉柴联合动力股份有限公司所有第7页可保存/追溯无法保存/追溯一、为什么职场需要写邮件版权归玉柴联合动力股份有限公司所有第8页强商业效力弱/无商业效力一、为什么职场需要写邮件版权归玉柴联合动力股份有限公司所有第9页法律效力30万封邮件的较量一、为什么职场需要写邮件故事分享版权归玉柴联合动力股份有限公司所有第10页一、为什么职场需要写邮件小结：1、正式交流2、可保存、追溯3、商业效力4、法律效力版权归玉柴联合动力股份有限公司所有第11页二、职场邮件该写/慎写区别？版权归玉柴联合动力股份有限公司所有二、职场邮件该写/慎写该写1、正式的工作报告2、同时与多人交流，而此时不方便安排会议3、需要对方做出回复前仔细思考此话题4、难以简单用口头表达说明清楚的事项5、知识推荐和信息传递第12页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有二、职场邮件该写/慎写慎写1、处于激烈的负面情绪2、沟通敏感话题时3、需要对方立刻反馈4、需要保密的内容5、话题复杂需要多方深入解释或讨论第13页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有1.内容2.语气3.结构第14页三、职场邮件该怎么写？版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构为什么要写这封邮件？想让对方做什么？对方为什么应该做？写邮件之前首先问自己三个问题：注意不是写自己想写的，而是写对方需要知道的第15页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复是信息接受者了解邮件的第一信息，因此要提纲契领，使用有意义的标题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。标题发送第16页你到底要写什么内容?版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复发送第17页压缩成一句话主题Subject版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复发送1、一定不要空白标题，这是最失礼的2、标题要简短，不能冗长，不要使用下拉才显示完3、要真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，例如“王总收”4、一封邮件只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，便于日后整理5、引用特殊符号来突出标题，引起收件人注意，但应适度不要随便就用“紧急”之类的字眼第18页注意事项版权归玉柴联合动力股份有限公司所有案例内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复邮件：质量绩效2发送第19页标题要简短并含有信息，好标题提高邮件打开率版权归玉柴联合动力股份有限公司所有第20页只看这些书名，你想看哪本？版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。应按职务尊称对方，如“陈经理、王主管”；如果不清楚职务，首先制造型企业通常称呼“XX工”，其余习惯称为“XX姐、XX哥”，但一定要把性别弄清楚。常见的开头写“尊敬的各位领导、王主管您好、各位同事好”。称呼发送第21页对方有职务：切忌不能直呼其名，更不要明显的套近乎，显得熟络；在多个收件人的情况下可以称呼大家、All。不熟悉的人：开头的问候语：版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复不要一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”有的至多用个“你好”这些都是不礼貌的做法。正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位），如果不清楚职位，可用姓氏+工/哥/姐。当然十分熟悉的情况下，可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。发送比较忌讳的是管所有人都叫总/经理，普通员工自然很高兴，但会冒犯比经理职位高的人。通常称呼他人可省去“副”字，但尽量不要跳级，更不可给别人降级。例如对方是副经理，可以称呼“姓氏+经理”。邮件中不要随便称呼“姓氏+总”；除非对方的确是副总、总助、总师等。称呼中的两忌：第22页一忌不称呼：二忌乱称呼：版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复正文正文是一封邮件表述事情的核心部分，内容应简明扼要，行文通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。发送第23页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应作摘要介绍，单独写个文件作为附件进行详细描述。发送第24页正文应简明扼要版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复正文多用list1234罗列如果事情复杂、表述内容多，最好用list，1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长，没人有时间看你没分段的长篇大论。发送第25页用list的好处：1.愿意看下去2.逻辑条理清晰3.方便理解记忆版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复一次邮件交代完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一份“补充”、“更正”之类的邮件，会让人反感。发送第26页案例版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示会让人抓不住重点，影响阅读。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在发送之前，务必仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，是否有错别字等。发送第27页一至三句话内直击要点（20个字以内），逻辑重心左移。合理提示重要信息注意检查、避免错误打造直击目的的好开头版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复案例发送第28页问题点：标注太多，突出重点多，不易记忆版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍、图纸说明或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。发送第29页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复不要动不动就用O(∩_∩)O之类的笑脸字符，某些场合会显得轻佻，职场邮件不是你的情书，所以O(∩_∩)O之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松氛围的场合，比如现在O(∩_∩)O。发送第30页合理使用笑脸等符号版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复提高邮件的易读性和说服力内容上语言上格式上所有必需的信息信息化的语言最有说服力三个“凡是”凡是能分段，尽量分段凡是能用小标题，尽量用小标题凡是能用清单，尽量用清单发送第31页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复6、如果附件过大（不宜超过4MB），应分割成几个小文件分别发送(OA文档管理)附件发送第32页1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2、附件应按有意义的名字命名，不可用外星人才能看懂的文件名3、正文中应对附件做简要说明，特别是带有多个附件时4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复案例邮件：5S公发送第33页问题点：附件过多，没有重点问题点：没有对附件内容进行简要说明，给不相关的人带来垃圾邮件版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复签名增加人情味根据发件人代表身份的不同，签署信息也不同，例如：代表公司/部门/个人友好而开放“如果您有任何问题，请随时和我联系”（居高临下）“我会联系您，看看您是否有其他问题需要我协助解决”（合作心态）将单项沟通变成双向商量“我期待能和您在电话里进一步讨论，欢迎您的建议”结尾结尾署名对于对外联系非常重要，他包含着个人信息，例如：部门、职称、姓名、电话、邮箱等，这样对方可以清楚的知道发件人信息，同时也是出于礼貌。结束语可以这样：发送第34页版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复收到他人重要邮件后，最短时间内回复对方，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是紧急重要的邮件。当回件答复问题时，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免反复交流、浪费资源。对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的，怎么着也得凑够10个字，显出你的尊重。（领导对下属除外）回复礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文，且只回复一个人是不礼貌的。发送第35页针对性回复及时回复回复不得少于10个字版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采取电话沟通、安排会议等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。此种情况经常出现在对于较复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越回复越高。发送第36页不要同一问题多次回复讨论，不要盖高楼版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复4、点击“回复全部”前，应三思而后行发送第37页区分单独回复及回复群组1、如果只需要单独一个人知道的事，单独回复一个人即可2、如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该回复群组，让大家都知道3、如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的回复来回复去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家，不要频繁的发送没有确定结果的邮件版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复已读回执，通常两个功能：1、很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个“很重要”，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级/催办功能。2、仅个人目的，看收件人究竟打开过没有。发送第38页关于已读回执版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复发送发送需要区分：收件人、抄送人、密送人的用法，否则可能会导致邮件没人回应，还有甚至因为不注意这些抄送用法而导致部门、同事、主管之间产生纷争。第39页如何选择、发给谁？版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复发送第40页会议纪要要发送给谁？目的：保护隐私–不方便让其他人知道-单独回复确认内容--防止漏听，误会做出响应--按照任务计划开始工作保存归档--以后可能要追溯回看知道就好–知道有这些事发生不用响应--您下属直接去做就OK欢迎拍砖–有意见尽管提出参加会议的所有人关于XXX会议纪要举例说明领导收件人抄送人密送版权归玉柴联合动力股份有限公司所有内容语气结构标题称呼正文附件结尾回复CC的是“希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系”的人，通常对方会是你的直属领导，或者是你“To”的人的直属领导，也有可能是横跨部门，但是不跟此任务直接相关的人，却是希望他知晓的对象。发送是