18质量技术文件管理制度

LHT/CX18-01质量技术文件管理制度长春老韩头清真食品有限公司2011.9.101质量技术文件管理制度1.目的对与质量管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止质量管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保质量管理体系的有效运行。2.范围本程序规定了质量管理体系文件控制的原则和方法。本程序适用于公司与质量管理体系有关的所有文件的控制，其中包括公司制定的、外来的和顾客提供的文件。3职责3.1管理者代表组织公司质量手册、程序文件和支持性管理文件的编制、评审。3.2行政人事部负责质量手册、程序文件和支持性管理文件和外来文件的归档、发放更改和管理的控制。3.3行政人事部负责本公司的内部作业文件的编制和管理的控制。3.4其他部门/岗位负责本部门及岗位与质量管理体系有关的管理文件的编制。4控制内容4.1文件分类公司质量管理体系文件主要包括：a)质量手册；b)质量管理体系程序：c)公司内部支持性管理文件(包括公司的规章制度、管理办法等)和作业文件(包括规范、作业指导书、表格等)；d)外来文件：各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件；e)其他与质量有关的文件。4.2文件的审批和发布（含外来文件控制）24.2.1质量手册由管理者代表编写、总经理批准后发布。4.2.2技术文件由生产部技术主管批准后向有关人员发布。4.2.3其他与质量有关的文件，由总经理批准后，由管理者代表统一编号、发布。4.2.4公司需要购置的标准、法规性文件（外来文件），由生产部提出申请，总经理批准，向有关人员发放。4.3文件的发放4.3.1管理文件的发放由文件管理人填写文件发放记录表，按范围登记、发放。4.3.2技术文件由生产部发放至生产现场。4.4文件的管理4.4.1公司各部门各岗位要防止文件受潮、损坏或丢失。4.4.2查阅、借阅文件时，须履行借阅手续，借阅的文件要按期归还。4.4.3作废的和超过保管期的文件，由文件管理员收回，在文件发放记录表上做好记录，并组织鉴定。4.4.4作为资料保存的失效文件，文件管理员在文件首页上加盖“参考”印章，由留用部门保管。4.4.5持有文件的人员离岗，应由文件管理员及时收回其领取的受控文件。当公司内部机构调整或变更时，文件管理员负责协调处理文件的交接工作。当文件严重破损或丢失时，使用人到文件发放部门办理文件更换或补发手续。4.4.6各文件审批的原稿由文件管理员负责归档保存。4.5文件的更改、作废4.5.1文件修订或更改时，由原编制部门提出文件制(修)订申请，由原审批部门和人员负责审核、批准。当原编制或审批部门因机构调整已被撤消时，具有相应职能的部门和人员负责文件更改的提出或审批，但必须获取原审批所需的背景资料。文件的更改经审批后，由原3制发部门组织更改。4.5.2工艺单的修改，应由生产部通知生产车间现场。4.5.3文件有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程序4.2条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作废。换版的作废文件由生产部负责收回，按本程序4.4.4和4.4.5条款的规定统一销毁。4.6每年3月份生产部负责组织对公司所使用的现有质量管理体系文件的有效性进行评审，各部门结合平时使用情况进行评审，必要时按照本程序4.5条款的有关规定予以修改。4.2.4记录控制程序1.目的对记录进行有效的控制和管理，以保证能提供产品质量符合规定要求的程度和质量管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。2.范围本程序对记录的填写、标识、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等作出了具体规定。本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。3职责3.1行政人事部负责记录的标识、归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。3.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。4.控制内容4.1记录的控制范围与分类4.1.1记录的控制范围包括：各质量管理体系文件中规定提供的记录，以及在质量管理体系运行中形成的其他记录(如有时包括声像记录、磁带、软盘、文字资料等)。也包括来自供方的记录。44.1.2记录的分类包括：各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测量记录和各种报告等。4.2记录的填写4.2.1按记录设置的项目逐项填写，不得缺项。某些项目不需要填写时，宜用“/”明示。填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。4.2.3记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练。4.2.4各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。4.2.5记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正／预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。4.3记录印制的规定记录原则上采用表格方式(特殊情况除外)，记录必须有规定的编码和顺序号，表格中一般应当设制编制、审批及日期栏目。各程序规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政人事部联系，统一编码、备案。4.4记录的标识4.4.1各质量管理体系程序规定的记录的编号按与相关的质量管理体系程序文件相对应。举例：如文件发放登记表为：LHT－JL-001其中：“LHT”代表“公司缩写”；“JL”代表“记录”；“001”为记录顺序号。其他记录表格的编号原则与上述相同，均与相应的文件编号相对应。54.4.2填写顺序号的要求a)如果记录的表格只有单页，直接在左上方填写顺序号；b)记录的顺序号，一般由记录的填制人负责填写。4.5记录的收集和归档4.5.1各部门按质量管理体系文件规定而形成的记录，由各类人员负责填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。4.5.2各记录保存的责任部门负责收集和管理本部门在生产经营和管理活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。做好防火、防盗、防潮等工作。4.6记录的查阅/借阅4.6.1查阅/借阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查阅/借阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。4.6.2原则上只限在保管处查阅记录，外借时须经批准后方可借阅。4.6.3查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出以上问题时，要追究其查阅/借阅者的责任。4.6.4顾客查阅记录时，需经记录保管部门负责人批准后，方可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。4.6.5第三方质量管理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。4.6.6出于法律证实、处理质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时须经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。4.7记录的保存期及处理记录保存期限通常为3年，台账类保存期长期，具体期限按有关规定执行。如超过保存期限时，由生产部提出执行销毁。