7自学考试公文写作与处理第七章

《公文写作与处理》课程代码：00341授课教师：张群丽学习目的和要求通过本章的学习，理解报告、请示、批复、函、会议纪要、条例、规定这几类公文的概念和特点，明确它们的适用范围，掌握这几类公文的写作要求和写作方法。报告、请示、函是重点一、报告概述二、报告的特点三、报告的类型四、报告的写作第八节报告一、报告概述（p171）1、概念：报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。2、适用范围:《办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关询问。”《条例》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。”报告的发展过程：1、我国古代，下级对上级的陈述性公文有“书”、“表”、“奏”、“状”、“揭贴”、“呈”等等，内容除汇报工作外，也包括提出意见或建议、回答询问等。2、民国时期，下级对上级的陈述性公文用“呈”，如1927年8月国民政府公布的《公文程式条例》规定，“下级官署对于直辖上级官署，或人民对于官署有所陈述时”，用“呈”。3、中国共产党成立后，“报告”列为正式公文文种。4、建国以后，1951年9月29日中央人民政府政务院颁布的《公文处理暂行办法》规定：“对上级陈述或请求事项用‘报告’。”5、1957年10月3日下发的《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》，把“报告”和“请示分开为两个文种，”规定：“报告是下级对上级报告工作，反映情况和问题的陈述性文书。向上级机关报送文件、物件和答复上级机关询问时候，也应当用报告行文。”“请示是下级机关向上级机关的请求性的文书。凡下级机关向上级机关要求审核批示的时候，应当用请示行文。报告和请示必须分开使用。”报告的作用报告的主要作用是上下沟通。从领导者来说，及时了解下属各部门的工作情况，有助于控制全局，克服薄弱环节，更好地发挥领导作用。从下级机关来说，定期向领导汇报工作情况，是避免工作出现差错和问题的重要保证。二、报告的特点（p172）报告的特点：——重陈述：报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。即：实事求是的陈述情况、意见。——有主见：汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点。即：汇报事实同时要提出自己的看法，有助于上级了解下级和考虑问题。三、报告的类型（1504/0810单1010/1404多1010判p173）——按内所容涉及的范围，可分为综合报告和专题报告综合报告多属例行报告，即每隔一定时间，如一季、半年、一年，下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。如每年人大召开时，政府首脑作的《政府工作报告》。专题报告是就某件事或某个问题专门据实撰写的不定期的报告；如卫生部1996年5月6日给国务院的《关于进一步加强血吸虫病地方病防治工作的报告。——按行文的目的不同，报告可分为呈报性报告和呈转性报告。呈报性报告行文目的单纯，即将有关情况报告上级知道。一般汇报工作、情况、答复询问的报告多属此类。呈转性报告的行文目的不仅是汇报，还要求上级机关在同意报告的情况下将报告批转或转发给有关单位执行。新发布的《办法》由于增加了“意见”这一文种，将原“报告”适用范围中的“提出意见或建议”一项删去，因此，今后在机关行文中，如有对重要问题提出见解或处理办法的还是用“意见”行文。四、报告的写作——陈述事实要清楚扼要：突出重点，具有概括性；——表达观点要精炼清晰：文字要精少，意见要明确；——语言要简洁朴实：实事求是、慎用或不用积极修辞；——格式:标题=事由+文种；“关于XX的报告”；正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期；（少部分需要加盖印章）县工商业联合会会员代表大会工作报告各位代表、同志们：我受县工商联第六届执行委员会委托，向大会报告工作，请予审议。一、几年来工作的简要回顾县工商联第六届会员代表大会自XX年10月召开以来，在县委、县政府的正确领导下，在市工商联和县委统战部的指导、帮助下，县工商联认真贯彻党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神，围绕中心，服务大局，认真履行职能，为促进我县非公有制经济的健康快速发展、非公有制经济人士的健康成长，推动**的经济发展和社会进步做出了积极贡献。(一)深入调查研究，积极履行参政议政职能几年来，县工商联充分发挥参政议政职能，认真组织广大非公有制经济人士深入调研，积极反映意见，提出建议，为加快县域经济建言献策。……(二)搞好服务活动，促进非公有制经济健康发展几年来，县工商联以促进非公有制经济健康快速发展为重点，开展了形式多样的服务活……(三)做好思想教育，努力培养一支非公有制经济代表人士积极分子队伍几年来，县工商联按照“团结、帮助、引导、教育”的方针，积极探索做好非公有制经济代表人士思想政治工作的形式、途径和方法。……(四)适应新形势，加强会员队伍和机关自身建设几年来，县工商联重视抓好会员队伍建设和机关内部建设，努力适应新形势、新任务对工商联提出的新要求。会员队伍建设方面，注重抓好会员充实调整……做了什么工作、怎么做（下面的）不足必须一一列出向上级陈述——陈述性回顾过去的几年，县工商联做了一些工作，取得了一定的成绩，但我们也清醒地认识到，我们的工作还有很多不足。从客观上讲，社会各级、各界给予工商联重视关心和支持还需加强，工商联必要的工作条件还需完善。但更多的是从主观上讲，我们的主动意识、服务意识和开拓进取意识不强。主要是，开展的领域还不够广;会务和商务活动形式不够多样，不够正常;对乡镇分会的工作指导不够及时和深入，与会员的联系也不够密切等。这些问题和不足，都需要在今后的工作中努力加以改进和加强。做了什么、成绩、不足——陈述性二、今后五年的工作思路和奋斗目标今后五年县工商联的工作思路和总体目标是：(一)严格要求，加强工商联自身建设……(二)加强教育和引导，努力培养造就一支非公有制经济代表人士队伍……(三)做好会员发展和行业协会组建工作，进一步加强组织建设……(四)积极开展多种形式服务，为促进非公有制经济健康快速发展尽责尽力……各位代表、同志们，展望未来，工商联事业任重道远，大有可为。我们相信，即将产生的新一届县工商联领导班子，一定能够以饱满的工作热情和与时俱进的工作精神，团结和带领广大会员，同心同德，锐意进取，继往开来，进一步开创工商联工作的新局面，为促进非公有制经济的健康快速发展，为构建美好**、富强**、和谐**，实现**率先崛起做出新的更大的贡献。工商业代表：王强三OO五年十月一日情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。•注意结语：•呈转报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行。”最后写明发文机关和日期。打报告要注意做到：一、请示概述二、请示的特点三、请示的类型四、请示的写作第九节请示一、请示概述1、概念：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。2、适用范围：《办法》规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准。”《条例》规定：“请示用于向上级机关请求指示、批准。”二、请示的特点（p177）——超前性：请示必须在办事之前。凡请示中需要上级批准、指点、帮助的部分，都应该是还没有付之实行的。先干后请示、边干边请示，是违反办事原则的。——说明性：请示的目的在于向上级说明情况，请求帮助（如各种资源）；一是要说明理由，理由越充分，越能说服打动上级；二是要说明有什么请求，请求越明确具体，越便于上级考虑。——单一性：请示必须一文一事，不能在一分公文中同时评有示两件以上的事情。主要是为了便于上级处理，避免产生混淆或延误。关于追加基建经费的请示市人民政府：我局新建一幢办公楼，市人民政府按预算已拨款360万元。现因原材料涨价及基建人工费标准上调，原来的拨款已严重不足。根据测算，尚需追加60万元才能完成基建任务，而局里又无力自筹这笔资金。为了保证办公楼按时竣工如期投入使用，恳请上级追加拨款60万元，以解燃眉之急。当否，请批复！贺州市财政局(盖章)二○一一年三月十日三、请示的类型（p177）根据行文目的的不同，请示可分为三大类：——请求批准类：重点说明申请事由的必要性和可行性；凡要做超越权限的事，都必须请示上级批准。重大项目立项、大型涉外活动、机构变革、重要人事任免等等，都必须由上级批准。如P177《关于丹霞山风景区列为国家重点风景名胜区请示》——请求帮助类：下级机关在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。可以是人力、物力、财力以及政策上的帮助；另一种是，下级想做某件工作，但政策界限还把握不准，或者思想上还有些问题不明确，也可以通过请示，求得上级的帮助。例如：P178《关于承办省第六届大学生运动会经费的请示》——请求批转类：一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意见提出意见或建议，请求让级同意，并批转各有关部门执行。（如P179关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示）第四节请示的写作（p180）要遵守行文规范：1、请示应当一文一事。2、请示一般只写一个主送机关。3、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。4、受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。理由要充分，要求要合理：无论请求上级批准还是帮助，都要先写理由。提要求而不说理由，属于“无理要求”，上级不认可。陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性；如请求帮助的，还要说清楚自己的困难所在。格式要正确，语言要得体：标题=事由+文种；（关于XX的请示）；不能只写“请示”二字正文=请示理由+请示事项+结束语；受文单位在正文之前，发文单位和日期在正文之后；语气要谦虚、委婉、实事求是，商量口吻；结束语习惯用语结束语根据请示内容的不同而有不同的习惯写法，常用的有“可否，请批示”、“当否，请指示”、“请审批”、“以上请示如无不当，请批转有关单位执行”等。在日常的公文处理中，向上级机关请求指示、批准时，常出现请示与报告不分的现象。其实，从公文的功能和处理过程来看，请示与报告都属于上行文，格式也比较相近，但二者有明显的区别！请示报告上行文报告和请示的区别1、报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文，请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。2、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。请示用于向上级机关请求指示、批准。3、向上级机关报送文件、答复上级机关询问时用报告行文，向上级机关要求审核批示时，用请示行文。第十节批复一、批复概述（p183）1、概念：批复是答复下级机关请示事项的指示性公文。（单选）2、适用范围：《办法》规定，批复适用于答复下级机关请示事项；《条例》规定，批复用于答复下级机关的请示。批复，最早见于1948年11月18日华北人民政府政务会议《办事通则》。二、批复的特点（p183单/多选）——针对性：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。批复是针对性最强的文种，一定要有请示才答复。——指导性：批复针对下级请示表态或发表意见，对下级的工作具有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。上级不批准的事，就不能做，上级规定要做的事，要千方百计完成。省商业厅关于财产损失问题的批复市商业局：你局[97]市商财字第287号《关于两项商品损失的请示》收悉。经研究批复如下：一、市百货公司钟表商店营业室被强抢，纵火烧毁，罪犯已被处决，流动资产损失97127.66元，同意以“财产损失”核销，列入1979年度会计决算之内。针对二、百货公司批发商店库存白蜡线、青蜡线，残损变质，属于两项正常损失，按财务管理办法规定，在你局批准权限之内，省厅不予审批。一九九七年八月九日（公章）抄送：省财政局、**市财政局、**市百货公司。鲜明、指示三、批复的类型（p183）针对请求的内容主要是请求批准和请求帮助两个方面，批复也可以分为两类：——表态性批复：答复请求批准类的请示，同意或不同意；注意不同意需说明理由；——指示性批复：提出处理意见，指导下级工作，作用上相当于指示；关于要求拨给抢修校舍专款请示