采购管理程序03-催交

宁夏石化500万吨/年炼油改造项目NX.Q/CX-09-2010宁夏石化炼油项目经理部-1-采办管理程序（A版）催交中国石油工程建设公司宁夏石化炼油项目经理部发布时间2010年02月10日实施时间2010年03月01日宁夏石化500万吨/年炼油改造项目NX.Q/CX-09-2010宁夏石化炼油项目经理部-2-目录3催交3.1目的............................................33.2职责............................................33.3关键的物件......................................43.4供货商图纸和资料................................43.5催交级别划分....................................53.6材料状态........................................63.7附件............................................7宁夏石化500万吨/年炼油改造项目NX.Q/CX-09-2010宁夏石化炼油项目经理部-3-3.1目的项目的催交组应采取必要的步骤使各种材料和设备及时运输以满足现场施工进度计划，并获取供货商的全部图纸和资料。催交人员应对所有采购订单授予后CPECC和供货商之间的非商务活动进行协调。3.2职责3.2.1催交员负责对分配给他们的采购订单的执行进度进行监督以保证供货商迅速提交图纸资料，材料即时订购，制作及时完成，设备/材料按合同要求准时装运。这些情况要记录在“催交情况登记表”（表No.EXP01）和“催交和供货商进度检查报告”（表No.EXP02）。3.2.2催交员要保持与采办部经理的联系，告知他所有可能会对项目产生不利影响的问题。他们将直接与设计一起工作使供货商方面的设计问题迅速得到解决和答复。他们可通过电话、用户电报、信函、传真与供货商联系，在某些情况下可对供货商的工厂进行查看访问。并记录“催交联系登记”（表No.EXP03）、“电话谈话记录”（表No.EXP04）和“催交要点报告”（表EXP05）。3.2.3派员赴货源催交需事先请求采办部经理、项目经理批准。并填写“催交任务委托书”（表No.EXP07）。3.2.4赴货源催交员直接与供货商的设计、采购、计划和生产人员一起工作并获取有关情况，通过在货源处的查证，确认设计和生产进度，督促图纸提交和材料物资装运计划得到改善，并形成“赴货源催交报告”（表No.EXP06）报送到采办部经理。报告中应包括可能对采购订单及时装运产生不利影响的内部和外部环境。宁夏石化500万吨/年炼油改造项目NX.Q/CX-09-2010宁夏石化炼油项目经理部-4-3.2.5采办部经理将报告发送到有关各方。需予以立即注意的特殊问题，应用电话或传真发送到公司采购部以便采取特别行动或获得特别的帮助。3.3关键的物件3.3.1项目各专业计划员应尽早分析、确定影响项目进度计划的关键物件，形成记录并告知采办部经理。3.3.2采办部经理组织讨论、确定关键的物件催交计划（包括产地催交）并实施。3.4供货商图纸和资料在催交员收到催交用的采购订单拷贝后，即与供货商联系并指出所有图纸和资料的交送要得到催交员的注意。在与供货商初次口头联系后，催交员要详细阅读CPECC在采购订单中所规定的图纸和资料要求。然后确定文件提交的日程安排。初次发出的联系传真是对来自供货商的那些必要的基本信息进行再次确认，列出图纸的类型和数量，图纸和资料上必要的标志，焊接文件包说明，操作手册和说明书的数量。还可提出图纸，装运和制作的状态计划表。当经催交而收到供货商的图纸和其它资料后，指派的催交员要对图纸/资料是否符合采购订单要求进行检查。图纸必须含有CPECC的采购订单号，规范号，采购订单要求号，供货商图号，版本号，图纸说明和设备位号。然后将图纸亲手交文控。3.4.1设计审查。要向主要专业的工程师提供可复制的，所需数量的图纸拷贝以便进行审阅。允许审阅时间是从文件传送日算起35天。主专业工程师宁夏石化500万吨/年炼油改造项目NX.Q/CX-09-2010宁夏石化炼油项目经理部-5-还要将图纸拷贝发送到其它专业和施工计划员以便他们提出意见。3.4.2提有意见的图纸。当图纸审阅时提有意见。文控要将这审阅后的组合图纸返回给供货商。如果只有一些次要的意见。供货商就通过了设计这一关可着手进行制作，否则供货商就要按指示将意见包括进去并重新提交图纸。3.5催交级别划分3.5.1催交级别级别1：办公室催交—例行更新，至少一月作二次联系；级别2：办公室和赴货源产地催交—强化更新，一月一次赴源查看和报告；级别3：办公室和赴货源产地催交—强化更新，一月二次赴源查看和报告；级别4：办公室和赴货源产地催交—强化更新，一周一次赴源查看和报告；级别5：办公室和赴货源产地催交—最强更新，赴货源催交员常驻在供货商并每周一报告。3.5.2催交级别确定采办部经理和项目经理以货物的关键性，供货商以往的业绩，施工日程要求和制造车间的工作负荷为基础而商讨决定赴源催交，确定催交级别。采购员将采购订单拷贝发送给催交员并指定催交级别。最初时推荐宁夏石化500万吨/年炼油改造项目NX.Q/CX-09-2010宁夏石化炼油项目经理部-6-的催交级别是级别2，这就是指催交联系出自北京无须赴货源地进行催交协助。3.5.3赴源催交的请求催交员接到来自采办部经理的指示，提出赴源催交的请求并获取采办部经理和项目经理部的批准后才对采购订单进行催交。每周赴源催交员应将下周的行程告知采办部经理，以对每位赴源催交员的工作计划建立档案。3.6材料状态：催交报告的功能是对材料状态进行审查，向项目经理、施工人员、业主和其它人员告知物资设备订单的采购进度。3.6.1材料状态/车间检查状态报告。催交员通过采购订单状态报告对采购订单进行逐日更新。经更新的报告送交材料控制员，他把新的信息输入计算机并向催交员提供更新的报告。3.6.2材料状态审查会议。审查会议每两周举办一次或按需要举行，会议在指定的地点和时间举行。3.6.3会议程序。在审查会议上，各催货员对分配给他们的每一个采购定货单的进度作口头汇报，汇报自上次汇报后所发现的计划变更和产生的问题。对新的采购订单进行审查，并介绍图纸，材料和装运计划的状态。3.6.4材料状态/车间检查状态报告。报告上的数据将逐日更新。依靠这一系统，我们对工程设备和大宗材料的状态进行报告。催交跟踪和物件状态报告直到运输货物被确认在现场收到为止，在材料状态/车间检查状态报告宁夏石化500万吨/年炼油改造项目NX.Q/CX-09-2010宁夏石化炼油项目经理部-7-上将标志出所有采购订单的状态。3.6.5定单关闭。一旦订单下的物件在现场收到点清，所有需要的图纸和资料收到，则催交员对采购订单催交工作就完成了。这还包括检查文件，会计文件和运输文件的收集整理。一旦所有文件的收集整理完成，催交员通知采办经理，采办经理进而通知财务部，并交付出所留的图纸和资料，那时采购订单文档就关闭了。3.7附件：催交情况表（表No.EXP01）催交和检验分供货商进度报告（表No.EXP02）催交联系记录（表No.EXP03）电话谈话记录（表No.EXP04）催交要点报告（表No.EXP05）赴货源催交报告（表No.EXP06）催交任务委托书（表No.EXP07）宁夏石化500万吨/年炼油改造项目NX.Q/CX-09-2010宁夏石化炼油项目经理部-8-（表No.EXP01）催交情况表合同号采购定单供货商地点：销售参考号电话号码传真号码联系人1联系人2制造商：地点车间参考号电话号码传真号码联系人1联系人2工程师车间催交员：采购员车间检查员：名称和位号假日停产劳务协定期满收到定单回执版本1版本4版本2版本5版本3版本6交货期变更日期变更变更原因定单运输日期CPECC供货商初版运输日期1版运输日期2版运输日期3版运输日期最初文件最终文件承诺的收到的承诺的收到的总布置图详图详图计算书计算书焊接工艺焊接工艺性能曲线性能曲线数据单数据单推荐的备件清单推荐的备件清单材料试验报告无材料试验报告测试结果无测试结果资料手册无资料手册总的情况总的情况日程安排计划不相符报告已解决分定单缺损已解决检查证书全部发出收货记录已收到催交认为定单完成日期宁夏石化炼油项目经理部-9-（表No.EXP02）催交和分供商进度检查报告合同号.：日期：供货商：采购定单号：地点：报告号：名称和位号原材料名称数量型号/等级分定单和日期分供货商名称和日期出厂编号交付日期原来现在实际中国石油工程建设公司（表No.EXP03）催交联系登记采购定单号：设计请购单号：用户/项目：供货商：电话：联系人：传真：日期联系中国石油工程建设公司（表No.EXP04）电话谈话记录采购定单号：设计请购单号：日期：供货商：联系人：电话号：通话人：地点：主题：电话谈话内容：中国石油工程建设公司（表No.EXP05）催交要点报告日期：页码：用通户：项目：催交员：合同号：项目经理：采购定单号：采办经理：供货商：地点：联系：设备位号：电话：传真：原定发货时间：所需的交货时间：目前的承诺：会话重点：所需的额外行动：催交员签字中国石油工程建设公司（表No.EXP06）赴货源产地催交报告访问日期：报告编号：用户：项目：赴源催交员：合同号：项目经理：采购定单号：采办经理：供货商/分供货商资料主供货商分供货商供货商：分供货商：供货商地点：分供货商地点：供货商合同：分供货商合同：供货商车间编号：分供货商车间编号：供货商电话号：分供货商电话号：上次访问日期：上次访问日期：设备和位号：工作状态：原定完成日期：目前完成日期：必须确认下列资料：设计/材料/制作和分供货商的资料赴源催交员：日期：采办负责人：审阅日期：中国石油工程建设公司（表No.EXP07）催交任务委托书访问日期：报告编号：委托说明按下面所列内容代表CPECC对采购订单进行催交委托催交承包商：地址：委托的催交员：委托人：日期：没有CPECC事先批准，委托的催交员不能被替代催交类型：每月二周每周常驻估计完成日期：主供货商分供货商采购定单号：采购定单号：名称：名称：地点：地点：联系对象：联系对象：电话号码：电话号码：车间定单号：车间定单号：报告对象：报告对象：问题联系对象：问题联系对象：警告若每一报告未写入每次察访所用的工时数或工时数与发票不合，则发票拒付并退回特别说明：用户：项目：项目经理：采办经理：中国石油工程建设公司