行政部岗位说明书

一、部门职责一、基本信息部门名称行政部部门编号部门负责人行政经理部门编制部门描述时间2012.4二、部门设置目的根据公司经营目标和经营活动，处理解决公司内部和外部的各项事务，与外联部门建立良好的公共关系，为公司各部门提供良好的后勤保障工作。三、主要工作职责1.餐厅管理1.1员工餐厅监管，确保工作正常有序进行；1.2餐厅物料采购、使用监管，确保各种食材的合理利用；1.3餐厅卫生监管、成本控制；1.4合理调整菜品保证饭菜质量，不断提高员工用餐满意度。2.寝室管理工作2.1为异地员工办理入住及退寝手续，并根据实际情况对住寝人员进行相应调整；2.2检查寝室卫生，每月对优秀寝室进行评比；2.3监管寝室安全，发现问题及时处理，确保寝室安全；2.4负责寝室的租赁、退租及相关手续的办理工作。3.车辆管理工作3.1负责车辆的调度、使用、维护保养，保证车辆的安全性能，确保车辆及人身安全；3.2对每次发生的车辆费用进行监管，并进行合理控制；3.3车辆资料建档，保管车辆相关手续，并做详细记录。4.外联工作4.1负责公司公共关系的建立，公司外部事物的协调工作；4.2负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；4.3完成上级交办的工作。5.行政内勤5.1负责公司的资产、设备及办公用品管理，定期对公司资产清查，避免公司资产的流失和浪费；5.2负责公司物品的采购及发放，保证公司各部门的需求；5.3配合物业部进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；5.4负责公司各部门员工工装的订购及发放；5.5对公司电话费用进行监管，并根据实际情况提出合理化建议；5.6负责公司各部门费用预算的统计、审核工作；5.7处理公司及行政部的内部事务。6.行政前台6.1对来访客人做好接待、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员；6.2电话接听，传真接收，确保及时准确；6.3负责整理、分类、保管公司文件；6.4负责上传总部文件的跟进和流转工作；6.5公司节假日及其他重大事件或活动的通知撰稿会签、公布、公示；6.6负责做好公司例会及中高层领导的会议记录；6.7对公司图书室进行管理，确保图书的整洁，无丢失，并详细记录每次的借阅情况。7.保洁管理7.1商场卫生管理；7.2四楼办公区卫生管理；7.3负责保洁公司的招投标工作，选择合适的保洁公司为公司服务。8.法务工作8.1公司日常法律事务的处理；8.2公司各部门合同的审核；8.3接受公司各部门法律咨询；8.4代表公司参与外部法律事务活动；8.5协助集团法律事务工作。二、行政管理组织架构三、岗位说明书（一）行政经理岗位说明书一、基本信息岗位名称行政经理岗位编号所属部门或单位行政部岗位描述时间岗位编制1岗位类别职能类岗位等级经理下属人数14二、岗位设置目的建立、完善公司行政管理体系，确保有效运行；主持公司的行政管理和企业文化建设工作；负责公司内部行政事务与对外联络工作的统筹管理。行政经理行政部长内勤专员外联专员司机保洁主管法务部长三、主要工作职责□工作权重：20%—外联管理：负责外联工作及办理、管理公司各项证照□工作权重：20%—财务计划：组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案，提出成本控制建议□工作权重：15%—制度建立：组织制定行政管理制度，起草归档公司相关文件，督促、检查制度的贯彻执行□工作权重：10%—组织活动：组织、协调公司员工活动、年会、市场类活动及各类会议□工作权重：20%—内部协调：主持部门内部的建设工作，协调公司内部行政等工作□工作权重：5%—寝室安排：督导公司员工寝室的相关管理工作，对异地住寝员工提供服务保障□工作权重：5%—餐厅管理：保证员工用餐安全，提高员工用餐满意度□工作权重：5%—办公用品及耗材管理：负责公司的办公用品采购及费用控制四、工作权限决策权限对部门工作的组织、计划、实施有决策权监督权限对其它部门行政相关工作的执行和落实具有监督检查的权力建议权限对公司内部组织、计划、实施流程或内容具有创新建议权五、工作关系内部直接上级总经理直接下属行政部长、法务部长工作流程图内部协调部门或岗位财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部外部协调单位政府相关部门等六、任职资格教育背景最低学历大专专业背景行政管理相关专业职称或专门资格证书无工作经验8年以上相关工作经验行政经理行政部长内勤专员外联专员司机保洁主管法务部长知识与技能知识精通行政管理相关知识熟悉国家和地方相关政策、法规了解治安管理条例技能熟练掌握OA相关计算机操作技能，一定的治安管理经验，一定的文字功底能力要求良好的沟通、组织、协调、控制的管理能力上岗培训要求无其他无七、工作特征使用设备电脑、电话工作环境主要在室内办公，偶尔出差工作时间8:30-17:30(11:30-13:00午休)，（每周作六休一，每日工作8小时）按需加班八、职业发展通道可晋升岗位行政副总可轮换岗位各部门其他平行岗位九、薪酬体系基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+驻外补助（外派员工）+年终奖+五险一金（二）法务部长岗位说明书一、基本信息岗位名称法务部长岗位编号所属部门或单位行政部岗位描述时间岗位编制1岗位类别职能类岗位等级部长下属人数0二、岗位设置目的负责公司法律事务工作，为公司运营提供法律支持，参与公司诉讼和非诉讼活动；负责公司的风险防控，确保公司利益不受侵害，以达到公司利益最大化风险最小化。三、主要工作职责□工作权重：30%—合同管理：推进和完善公司商务合同、劳动合同及合同档案管理制度体系建设□工作权重：25%—参与诉讼和仲裁活动：对公司仲裁和诉讼案件进行处理□工作权重：25%—风险防范和权益维护：确保企业自身行为合法合规，防范法律风险；防控、应对来自企业内外的侵害行为，维护企业合法权益□工作权重：10%—普法管理与推进：对员工进行法律培训，提升员工法律意识，丰富员工与业务相关的法律知识，从源头上防范法律风险□工作权重：10%—知识产权保护：保护公司知识产权四、工作权限决策权限无监督权限监督合同和档案管理体系，防范法律风险建议权限对公司内部组织、计划、实施流程或内容具有建议权五、工作关系内部直接上级行政经理直接下属无工作流程图内部协调部门或岗位财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部外部协调单位律师事务所、派出所、法院、检察院、劳动仲裁部门等六、任职资格教育背景最低学历本科专业背景行政管理相关专业职称或专门资格证书无工作经验5年相关工作经验；3年企业法务工作经验知识与技能知识通晓所属行业法律法规及法律事务具有良好的法律逻辑思维能力、良好的分析、法律事务处理能力具有良好的语言沟通、协调、语言文字表达能力技能获得律师职业资格证或通过国家司法考试能力要求良好的沟通、组织、协调、控制的管理能力上岗培训要求无其他无七、工作特征使用设备电脑、电话工作环境主要在室内办公，偶尔出差工作时间8:30-17:30(11:30-13:00午休)，（每周作六休一，每日工作8小时）按需加班八、职业发展通道行政经理行政部长内勤专员外联专员司机保洁主管法务部长可晋升岗位行政经理可轮换岗位各部门其他平行岗位九、薪酬体系基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+驻外补助（外派员工）+年终奖+五险一金（三）行政部长岗位说明书一、基本信息岗位名称行政部长岗位编号所属部门或单位行政部岗位描述时间岗位编制1岗位类别职能类岗位等级部长下属人数12二、岗位设置目的全面负责公司行政管理体系的建立和完善并确保有效运行；主持公司的行政管理和企业文化建设工作；负责公司内部行政事务与对外联络工作的统筹管理。三、主要工作职责□工作权重：20%—外联管理：协助经理管理外联工作及办理公司所需各项证照，管理公司重要资质证件，组织好来客接待和相关的外联工作□工作权重：10%—保洁管理：负责公司外包保洁公司管理，跟进检查保洁工作情况□工作权重：10%—财务计划：协助经理制定行政部工作发展规划、计划与预算方案，对成本控制提出建议□工作权重：20%—餐厅管理(20%)：保证员工用餐安全，不断提高员工用餐质量□工作权重：5%—寝室安排（5%）：督导公司员工寝室的相关管理工作，对异地住寝员工提供服务保障□工作权重：5%—制度建立（5%）：起草及归档公司相关文件，组织制定行政管理制度及督促、检查制度的贯彻执行□工作权重：5%—组织活动（5%）：组织、协调公司员工活动、市场类活动及年会等□工作权重：15%—内部协调（15%）：主持部门内部的建设工作，协调公司内部行政等工作；□工作权重：5%—办公用品及耗材管理(5%)：办公用品采购及费用控制□工作权重：5%—公司安排的其它工作（5%）：及时完成公司安排的其它工作四、工作权限决策权限对部门工作的组织、计划、实施有决策权监督权限对其他部门行政相关工作的执行和落实具有监督检查的权力建议权限对公司内部组织、计划、实施流程或内容具有创新建议权五、工作关系内部直接上级行政经理直接下属内勤专员、外联专员、司机、保洁主管工作流程图内部协调部门或岗位财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部外部协调单位政府相关部门等六、任职资格教育背景最低学历大专专业背景行政管理相关专业职称或专门资格证书无工作经验8年以上相关工作经验知识与技能知识精通行政管理及相关知识熟悉国家和地方相关政策、法规了解治安管理条例技能熟练掌握OA相关计算机操作技能，一定的治安管理经验，一定的文字功底能力要求良好的沟通、组织、协调、控制的管理能力上岗培训要求无其他无七、工作特征使用设备电脑、电话工作环境主要在室内办公，偶尔出差工作时间8:30-17:30(11:30-13:00午休)，（每周作六休一，每日工作8小时）按需加班八、职业发展通道可晋升岗位行政经理可轮换岗位各部门其他平行岗位九、薪酬体系基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+驻外补助（外派员工）+年终奖+五险一金行政经理行政部长内勤专员外联专员司机保洁主管法务部长（四）仓库管理员岗位说明书一、基本信息岗位名称仓库管理专员岗位编号所属部门或单位行政部岗位描述时间岗位编制1岗位类别职能类岗位等级员工下属人数0人二、岗位设置目的根据项目发展的实际需要，完成企业的日常行政事务，落实企业仓库进出库事务，确保各项业务顺利完成。三、主要工作职责□工作权重：45%—资产管理：负责公司资产管理和办公用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费□工作权重：20%—宿舍管理：负责公司的宿舍管理，对异地住寝员工提供全方位服务保障；□工作权重：15%—办公秩序维护：负责公司各部门的办公秩序和纪律检查，确保工作正常有序无违纪□工作权重：10%—协助处理事项：配合物业部进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作□工作权重：5%—配合事项：协助公司处理各项突发事件□工作权重：5%—其它事项：及时完成上级交办的工作四、工作权限决策权限无监督权限对各部门行政制度、流程执行和落实负有监督检查权建议权限对本岗位的工作创新有建议权五、工作关系内部直接上级行政部长直接下属无组织流程图内部协调部门或岗位财务部、人资部、设计部、企划部、物管部、运营部、客服部行政经理行政部长内勤专员外联专员司机保洁主管法务部长外部协调单位无六、任职资格教育背景最低学历大专专业背景行政管理、文秘等相关专业职称或专门资格证书无工作经验1年以上相关工作经验知识与技能知识精通资产管理流程及宿舍管理制度熟悉公司相关部门办事流程了解各部门的业务状况，全面掌握企业内外部的行政后勤动态技能计算机操作技能：熟练能力要求良好的沟通协调和关注细节能力上岗培训要求行政制度其他无七、工作特征使用设备电脑、电话工作环境主要在室内工作，偶尔出差工作时间8:30-17:30(11:30-13:00午休)，（每周作六休一，每日工作7小时）按需加班八、职业发展通道可晋升岗位行政部长可轮换岗位各部门其他平行岗位九、薪酬体系基本工资+绩效奖金+餐补+工龄工资+年终奖+五险一金（五）司机岗位说明书一、基本信息岗位名称司机岗位编号所属部门或单位行政部岗位描述时间岗位编制2岗位类别职能类岗位等级员工下属人数0人二、岗位设置目的合理调度车辆，保障各项工作的正常用车三、主