高校的数字迎新--项目管理案例

项目管理概论第一章项目管理概述一、项目管理发展的历史二战期间，美、德、日将项目管理用于武器系统开发。二战结束后，军方仍旧扮演主角，开发了PERT（ProgramEvaluationandReviewTechnique）以及WBS（WorkBreakdownStructure).EVM（EarnedValueManagment）等基本方法。1950年代后，建筑业成为推动项目管理的主力。学术界将1980年代以前的项目管理称为“传统的项目管理”1990年代开始，项目管理影响扩展到其他行业。如：电讯、IT业、制造业、金融业、能源和制造业。原因分析：由于项目管理的一次性、单件性特点，不能适应制造业的连续重复特点，所以1980年代以前没有项目管理用于制造业。1990年代后，信息经济环境中，事物的独特性取代了重复性过程，信息的动态性使灵活性成了制造业新程序的代名词，而项目管理是实现灵活性的关键。传统项目管理的弱点：个人负责制不能解决模糊的项目问题项目管理成本较高现代项目管理的特点：重视以知识为核心的管理方法重视人力资源和冲突管理（HRM）重视信息沟通方式和组织结构重视团队管理（TM）重视客户关系管理（CRM）因此，现代项目管理与传统项目管理无太大的关联。随着项目管理领域的扩大，其影响力与日俱增，正在成为组织（或企业）的核心竞争力之一。二、项目管理发展的动力分析1.企业和组织面临的竞争压力在不断增大，而传统的应付竞争的手段不能满足需要。①企业必须不间断地推出新产品，研发新产品需要项目管理。②传统的科层式组织机构是为适应大规模批量生产而发展起来的，但这种机构对外界反映迟钝，无法应对客户需求的变化。而项目管理的矩阵式组织灵活的多，虽然矩阵式组织每个成员受到双重指挥，但它的灵活性弥补了这一缺陷，并且在知识社会中作用更明显。部门部门部门项目项目项目○○×③项目组织不是常设组织，它针对特定的客户需求而产生。项目任务结束后，项目组织即解散，这种项目化的运作方式可迅速适应市场需求的变化，从而赢得优势地位。2.经济系统的日益复杂性需要多个不同的知识领域的协作才能适应，而项目管理正是管理这种复杂性工作的有效工具。计算机管理法律市场地理机械艺术设计电子技术材料环保化工运用项目管理方法高档轿车研发与制造3.经济的全球化浪潮到来，使传统组织面对全球化浪潮挑拣力不从心，例如，一个跨国公司总部在纽约，销售部门在新加坡，制造厂在天津，对于这样一个企业，项目化的运作是其最佳的管理方式。4.按项目组织资源是一种有效的资源配置方式人类到目前为止，发现了三种资源配置方式：企业配置资源是一种计划的方式，它能有效降低交易费用，但目前遭遇到知识经济的阻击，交易费用的降低要依靠一种新的生产关系来降低——项目管理。微观层面企业配置资源计划配置资源市场配置资源客观层面三、项目管理的概念和一般原理项目管理ProjectManagement项目管理的概念项目（Project）:是组织为实现既定的目标，在时间、人员、预算和质量约束下，所开展的一种具有一定独特性的一次性工作。美国PMI认为：项目是为制造特定产品或服务的一项有时限的任务（“时限”是指项目有明确的起点和终点，“特定”是指与其他相似产品和服务的不同之处）。小结：项目是一种有目标、有约束的一次性任务。项目管理(ProjectManagement)日常工作(Operation)一次性执行(One-timeexecution)由现有系统重复执行(Repetitivewithexistingsystems)以目标为导向(Objectiveoriented)效率和有效性(Efficiency&efficiency)与项目经理一起的团队工作(TeamworkwithPM)线性管理(Linemanagement)变更管理(Changemanagement)保持连贯性(Maintainingconsistency)表1项目与日常工作的比较项目管理的概念项目管理就是对项目的管理。PMI认为有下列特点：——对项目本身的要求和期望(对范围、工期、造价、质量等)——项目有关各方各自不同的需求(包括业主、承包商、供应商、社区等)——项目已识别的期望与要求(已在合同中明确的造价、质量等)——项目尚未识别的期望与要求(潜在的环境要求，更低的造价等)PMI还对项目管理提出一种新的见解：项目是一种创新的事业，所以项目管理也可间接地成为创新管理。事实上项目管理已发展成为管理学一个独立分支，也成为一种新兴的职业。五、本章总结及思考题总结：①项目是一种有别于日常工作的活动②项目最大的特点是“一次性”③项目管理是一种创新管理活动④当今世界有两大项目管理体系PMI的PMBOK和IPMA的ICB，它们有较大不同。⑤项目管理已从工程建设和军事领域向一般制造业渗透，并在1990年代后形成现代项目管理理论体系。⑥1980年代以前，项目管理只用于工程建设和军事领域。二、知识结构体系（一）项目生命周期图1典型的项目生命周期示意图提出解决方案识别需求执行项目结束项目终点时间资源投资水平项目起点（二）项目管理专业人士（PMP）应获得的基本能力①项目启动过程（ProjectInitiating）:初步确定项目组成员、项目量限、项目计划等；②项目计划过程（ProjectPlanning）:建立WBS（工作分解结构），确认项目流程、项目详细计划，评审、批准计划；③项目执行过程（ProjectExecuting）:组织和协调人力资源和其他资源，激励团队完成工作计划；④项目控制过程（ProjectControlling）:制订项目工作标准、监督、纠偏等。⑤项目收尾（ProjectClosing）:完成项目移交。1.项目的进程管理（动态）图2项目五大过程关系图起始过程计划过程实施过程控制过程结束过程各个项目工作过程之间有信息的传递，有时不仅是单向，而且是双向的。（三）项目管理九大知识领域（静态）1.项目范围管理（ProjectScopeManagement）是指对一个项目从立项到结束所涉及范围进行的管理和控制；2.项目时间管理（ProjectTimeManagement）也就是进度管理或工期管理；3.项目成本管理（ProjectCostManagement）即项目结算、项目预算编制和控制等活动；4.项目质量管理（ProjectQualityManagement）5.项目人力资源管理(ProjectHumanResourceManagement)对人力资源的规划、开发、配置、评估、激励等工作；6.项目沟通管理（ProjectCommunicationManagement）包括项目内外部沟通，信息传递方式、内容和过程管理，项目团体有关思想感情等活动的管理；举例：TCCCE团队的2002年圣诞联欢——确定活动邀请人士的范围、活动任务；——起草请柬——起草2002年圣诞、2003年新年贺词——为每个团队成员精心准备一份独特的礼物，以巧克力为主，配以其他有个性的礼品。——在Friday’s餐厅举行，于12月24日下午5:00--7:30时。——准备菜单、抽奖、确定程序——执行、收尾领导发表祝词赠送礼物1赠送礼物2各位独特表情1各位独特表情2合影请柬翻拍贺词翻拍或考入图3项目管理九大知识领域概貌图项目管理基本概念内外环境项目过程和整体化项目范围管理项目核准范围规划范围定义范围核实范围变更控制项目时间管理活动定义活动排序活动时间估算进度计划进度控制项目成本管理资源规划成本估算成本预算成本控制项目质量管理质量规划质量保证质量控制项目人力资源管理组织规划人员招聘队伍组织项目沟通管理沟通规划信息传输进度报告验收报告项目风险管理风险鉴别风险估量风险对策风险控制项目采购管理采购规划询价与招标资源选择合同管理合同终结项目集成管理项目计划制定项目计划实施综合变更控制项目管理及实例分析—高校数字迎新提纲项目管理基本概念项目定义项目特征项目成果的制约因素项目管理在高校信息化过程中的应用项目生命周期项目计划与控制项目人力资源管理项目定义以一套独特而相互联系的任务为前提有效地利用资源为实现一个特定的目标所做的努力项目特征明确的目标相关的任务必要的资源独一无二&一次性客户不确定性项目成果的制约因素工作范围项目成本进度计划客户满意度项目管理在高校信息化过程中的应用信息软件的开发现场迎新的软件业务的信息化改造办公自动化实施数字迎新全校的数字校园建设按建设期设立项目数字迎新项目明确的目标：实现新生入学的数字化和一站式服务加强参加迎新的各个部处间的信息流通和工作配合，使迎接新生的工作流程更为有序，提高了学校各相关部门工作效率。新生数据的纵向连通，实现新生入学数据与新生在校学籍数据的无缝连接规范新生报到程序，为新生提供了方便、高效、一体的入学报到环境和服务数字迎新项目（续）相关的任务：录取通知书打印、下发，分班分学号迎新现场环境准备相关软件开发及现场实施迎新数据处理、下发给各部门和各院系打印密码封报到接站、接待新生照相新生检疫现场收费助学贷款安排住宿户口迁入餐卡发放发放澡票组织关系转入回收录取通知书新生电子邮件帐号数字迎新项目（续）必要的资源：现场迎新环境各岗位工作人员现场发卡系统新生照相系统收费设备……数字迎新项目（续）客户：新生校方（校办）*各部处、各院系计算中心、网络中心数字迎新项目（续）不确定性：数据是否及时多部门协调沟通是否顺畅迎新环境的稳定性新生报到的时间提纲项目管理基本概念项目生命周期识别需求提出解决方案执行项目结束项目项目计划与控制项目人力资源管理识别需求投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目识别需求从客户角度识别需求项目的选择准备招标文件征集投标文件识别需求（续）关键的成功因素清楚地定义需求选出最大收益的项目考虑周详的评估和选择程序好的需求建议书能充分理解客户的期望公平竞争优势识别需求（续）招标文件工作陈述客户要求交付物客户提供物品客户审批内容合同类型–付款方式–进度计划–投标文件的格式和内容–最后期限–评价标准–预算资金识别需求实例分析数字迎新对需求的识别新生入校前后数据无缝连接，省市招办数据至学校学籍数据的流动各部门新生数据的集中管理，在最大范围内实现数据的共享报到现场，能够方便、快捷的完成报到手续，缩短报到时间各部门明确了各自的责任，提高工作效率各部门迎新过程分为三个阶段：迎新前数据准备现场迎新迎新后部分数据处理识别需求实例分析（续）迎新前数据准备阶段迎新前数据准备阶段主要是招办对招生数据处理，导入新生库，由学籍管理部门处理相应的学籍信息，进行分班分学号等。现场迎新现场迎新准备，开准备会议，确定参加部门，场地位置确认，会场布置等问题；现场迎新的现场迎新预演，让各个部门了解相应操作；现场迎新组织。迎新后数据处理校医院户口办公室现场照相提出解决方案投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目提出解决方案（续）从投标方或客户内部的项目团队角度招标/投标前的营销策略是否投标决策提交能获胜的投标文件准备投标文件投标文件的内容*定价理由提交投标文件以及后续行动*客户评估投标方案合同类型及合同条款提出解决方案（续）投标文件内容技术部分理解问题*提出方法或解决方案*客户的收益管理部分工作任务描述*交付物项目进度计划*项目组织*相关经验设备和工具*–成本部分•劳动力*•原材料*•分包商和顾问•设备和设施租金•差旅费•文档*•一般管理费•物价上涨•意外开支准备金•奖金或利润提出解决方案（续）关键成功因素招标/投标前的努力很重要；在客户准备提出招标文件之前就与潜在客户联系；尽可能多的了解客户的需求、问题以及决策过程*；根据客户的需求、要求和期望准备重点突出的投标文件；实事求是的评价自己准备投标文件的能力；简明扼要地书写投标文件；投标文件必须