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第三章工作分析与工作设计第一节工作分析概述一、工作分析的概念也叫职位分析,是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权利、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行收集与分析,以便对该职务的工作做出明确的规定,并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。简言之,就是一个确定职务的任务、活动和责任的过程。工作分析是人力资源管理的基础。工作描述书是职务分析结果之一,即关于某种工作职务所包括的任务、职责及责任的说明,主要包括工作职务目的、任务或职责、权利、隶属关系、工作条件等内容。工作规范书,也称工作说明书,是工作分析的另一结果,即一个人为了完成某种特定的工作所必须具备的知识、技能、能力及其他特征的说明。它主要包括完成工作所需要的知识、能力、行为及人员条件等内容。(二)、工作分析的基本术语工作要素(jobelements):工作中不能再分解的最小动作单位,并不直接于职位说明书之中。任务(task):为了完成某种目的所进行的一系列工作要素,是职位分析的基本单位。职责(responsibility):为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合,它常常用任职者的行动加上行动目标加以表达。职位(position):又称为岗位,是指工作职责的集合。是根据组织目标为员工个人规定的一组任务及相应的责任。一般地,职位与个体一一匹配,有多少职位就有多少员工,二者数量相等。职位是以“事情”为中心确定的,强调的是人所担任的岗位,而不是担任这个岗位的人。职务(job):又称工作,是由一组主要责任相似的职位所组成。在企业中,通常对所需知识技能及所需要的工具类似的一组任务和责任视为同类职务(或工作),从而形成同一职务、多个职位的情况职业(occupation):在不同时间内、不同组织中从事相似的工作活动的一系列工作的总称。职业生涯(career):是指一个人在工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。职位分类:是指将所有的职位(即工作岗位)按其业务性质分为若干职组、职系(从横向上讲),然后按责任的大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等(从纵向上讲),对每一个职位给予准确的定义和描述,制成职位说明书,以此作为对聘用人员管理的依据。职系(Series)是指一些工作性质相同,而责任轻重和困难程度不同的一系列职位集合。职组(Group)是工作性质相近的若干职系总和而成为职组,也叫职群。职级(Class)是指同一职系中职责大小、难易程度、所需资格皆很相似的职位的集合,进行同样的管理、使用并给予同等的报酬。职等(Grade)是指工作性质不同或主要职务不同,但其困难程度、责任大小、工作所需资格等条件充分相同的职级可归纳称为职等。二、工作分析的作用(一).企业为何要进行工作分析1、新建的企业或部门为满足组织设计与人员招聘需要必须进行工作分析。2、由于战略调整和业务发展使工作内容、工作性质发生变化,需要进行工作分析。3、企业技术创新带来劳动生产率的提高,需要重新进行定岗、定员。4、建立调查新制度的需要(二)、工作分析要解决的问题6W2HWho(谁来做)包括责任人以及所需人员的学历、知识、技能、经验等资格要求。What(做什么)包括确定工作内容与工作责任Forwhom(为谁做)工作中于其他职位发生的关系及相互之间的影响Why(为什么做)工作目的。即这项工作在整个组织中的作用。When(何时做)工作的时间安排Where(在哪里做)工作地点和环境How(如何做)工作程序、规范和相对的权力Howmuch(报酬)为此项工作支付的报酬或费用是多少(三)、工作分析所需收集的资料1.背景资料2.工作活动:3.工作行为:4.工作设备5.有形和无形物质6.绩效标准7.工作条件8.人员条件:1.使招聘活动有了客观依据和明确的目的2.使培训和开发员工有合理的方向3.为制定公平和公正的薪酬政策奠定了基础4.为绩效评价提供客观评价标准5.使人员换岗更有效率6.帮助明确劳动关系三、工作分析的意义1.明确工作分析的目的明确工作分析的目的即为什么要进行工作分析?它的结果有什么用?根据目的的不同,分析的侧重点也有所不同。例如,工作分析是为了明确工作职责,那么分析的重点在于工作范围、工作职能、工作任务的划分;如果目的在于选聘人才,那么工作重点则是工作责任、工作量、工作环境、工作条件等因素的界定。四、工作分析的战略性决定2.界定工作分析的范围界定工作分析的范围是对所有的职务都进行分析呢?还是仅对关键岗位进行分析?或是仅仅针对新出现的、变化了的工作进行分析?如果只是针对部分工作进行分析,要注意该职务与其他职务的关系,从整体和系统的角度去把握相关职务的变化,避免前后矛盾和衔接脱节等情况出现。3.选择进行工作分析的人选择进行工作分析的人即由谁来做工作分析?企业可以交由人力资源管理部门负责,也可以委托专业咨询公司进行。两者各有利弊,需要视工作分析的目的难度、预算和企业的具体情况而定。但是,不管是选择哪一种,一项有效的职务分析都必须体现工作分析专家、直线主管人员和任职者本人三者的合作4.确定工作分析的时间确定工作分析的时间即何时做工作分析?是出现战略调整或其他变化以后及时进行职务(再)分析,还是使职务分析成为企业的一项常规性工作,定期进行?如果是定期进行,多长时间进行一次为好?这些问题都需要提前规划。第二节工作分析的流程一、工作分析的原则1.以战略为指导的原则。2、以现状为基础,强调职位对未来的适应3、以工作为基础,强调人与工作的有机融合4、以分析为基础,强调对职位的系统把握5、以稳定为前提,但是重视对职位说明书的动态管理(二)工作分析的要求客观性广泛参与性科学性战略与预见性19确定目标确定参与人员搜集工作分析信息编写工作说明书实施及反馈选择分析样本首先是确定工作分析的目标。在此基础上解决四个问题1.确定工作分析需要的信息类型工作分析需要的信息类型其实质就是上述所讲的规范的职务描述应包括的几个方面的内容或要素,即工作活动和工作程序、物理环境、社会环境、个人条件。二、工作分析的流程2.工作分析的信息形式工作分析的信息形式分为定量和定性或介于两者间的某个点上等三种形式。典型的定性形式是用词语表示职务分析结果,一般性地描述工作内容、工作条件、社会关系和个性要求等内容。定量信息是使用数量单位表示测量的结果。3.工作分析(信息收集)的方法实质上就是收集工作分析所需的信息资料的方法,一般有观察法、面谈法(包括个人访谈法和小组访谈法)、与专家进行的技术会议、问卷、工作日记法、关键事件记录、设备设计信息、工作活动记录等。4.确定由谁来收集信息收集信息的人员可以是组织内部或外部的管理者或专家承担;若组织规模很大,而且不同区域有独立的报酬管理,工作分析则由这些部门的分析人员完成。信息收集人员收集信息所需的仪器设备,可以是照相机、生理记录仪等等。另外,企业要对分析员进行培训。(二)调查阶段调查阶段是一个收集信息的实质性过程,全面地调查工作过程、作业环境、工作性质、难易程度、责任、人员条件等内容。这种调查分析一般集中在(针对)工作和人员两个方面展开。主要任务有以下几项:1、设计调查方案:根据工作分析的目的,制定时间计划进度表,确认工作分析的内容与方法。2、收集背景资料:企业所在的产业、企业的经营战略、企业文化、组织结构和职业分类等。3、收集与被分析工作的相关信息工作活动:工作行为:工作设备:有形和无形物质:绩效标准:工作条件:人员条件:(三)分析阶段该阶段的主要任务是对前阶段围绕工作和人员所作的调查分析的结果(去掉)进行深入全面的总结分析。具体工作如下:1.整理资料。2.审查资料。3.分析资料。(四)、完成阶段1.根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”与“任职说明书”;2.将草拟的“职务描述书”与“任职说明书”与实际工作对比;3.根据对比结果决定是否修正和如何修正,甚至是否需要进行再次调查研究;4.若需要,则重复2—3步工作,尤其是特别重要的岗位,可能对“两书”作多次修订;(四)、完成阶段5.形成最终的职务分析的“职务描述书”与“任职说明书”;6.将“两书”运用于实际工作中,并收集运用的反馈信息,以不断完善“两书”;7.对工作分析的工作本身进行总结评估,并将“两书”归档保存,为今后的工作分析提供借鉴和信息基础。第三节工作分析的方法定性方法:观察法、访谈法、问卷调查法、关键事件法(CIT)、工作日志法与工作实践法等;定量方法:美国公务员委员会工作分析法、职位分析问卷法(PAQ)、管理职位描述问卷法(MPDQ)、美国劳工部工作分析法(DOL)、职能性工作分析法(FJA)等。一、观察法在工作现场直接观察员工工作的过程、行为、内容、工具等,并进行记录、分析和归纳总结。适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作。二、访谈法与任职者或相关人员一起讨论被分析职位的特点和要求,从而获得相关信息。运用最广泛。三种形式:对任职者进行个别访谈;对做同种工作的任职者进行群体访谈;对了解被分析工作的主管人员进行访谈。四个关键:培训访谈人员;选择访谈对象;确定访谈提纲;注意访谈技巧。四个阶段(1).准备阶段:将面谈安排通知到每一位被面谈者,选定私密性的合适场所,不使用表示面谈者与被面谈者的身份标志。(2).开局阶段:面谈者先作自我介绍,建立和睦气氛;然后讲清楚目的、内容、重要性;引导并鼓励对方谈话。(3).过程控制:控制面谈内容;控制面谈的针对性和时间。(4).结束阶段:面谈者用一定的方式表明面谈趋于尾声。三、问卷调查法让任职者或相关人员以填写问卷的形式回答被分析职位问题的方法。该方法成败的关键在于问卷设计的质量。适用于需要对很多工作者进行调查的情况;节省时间和人力,费用低,调查资料可以量化。但问卷设计费用高;不易了解被调查对象的态度动机等深层次信息四、关键事件法(criticalincidentstechniqueCIT)要求管理人员、员工以及其他熟悉工作职务的人员记录工作行为中对他们的工作绩效来说比较关键的工作特征和事件,从而获得工作分析资料这种方法对每一事件的描述内容包括:导致事件发生的原因和背景;员工特别有效或多余的行为;关键行为的后果;员工能否支配或控制上述后果。五、工作日志法让员工以日记的形式按照时间顺序记录工作过程,然后经过归纳提炼,获得工作信息。要求:及时;具体;真实;完整六、参与法又称工作实践法,指工作分析人员亲自参与工作活动,体验工作的过程,从中获得工作分析的第一手资料。适用于短期内可以掌握的工作第四节工作说明书的编写工作说明书又称职务说明书,是工作分析的最终成果之一,它包括两个部分:一是工作描述(jobdescription),说明有关工作的特征;二是工作规范(jobspecification),又称任职说明,说明对从事工作的人的具体要求。一、工作描述的编写工作描述是关于一种工作中包含的任务、职责以及责任,这三者可以被观察到的活动的目录清单。核心内容:工作标识、工作概要、工作职责、工作关系选择性内容:工作权限、工作程序、工作范围、业绩标准、工作条件、工作负荷等391、工作标识又称工作识别、工作认定,是一个职位区别于其他职位的基本标志。主要包括职位编号、工作名称和工作地位。40又称职务摘要,指用简练的语言概述工作的总体性质、中心任务和要达到的工作目标。2、工作概要41是指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标,并取得什么样的成果。是在工作标识和工作概要的基础上,对职位的内容加以细化。首先要将职位所有工作活动划分为几项职责,然后再将每项职责进一步细分,分解为不同的任务。3、工作职责424、工作关系又称工作联系,指任职者与组织内外其他人之间的关系。包括此工作受谁监督,可晋升的职位、可转换的职位以及可迁移至此的职位,与哪些部门的职位发生联系等。435、工作条件与工作环境机器、设备及工具列出工作中用到的所有机器、设备及辅助性工具等。工作条件与环境噪音水平可能遇到的危险工作场所布局44
本文标题:工作分析与工作设计
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