档案管理问答

-1-人事代理是政府人事部门所属人才流动服务机构接收单位和个人委托，依据国家有关人事政策和法规，对其人事业务、人事档案及相关事宜进行集中、规范、统一的社会化管理和系列服务。河南省人才交流服务中心人事代理部，是从事职称申报及考试、集体户口管理、婚育证明开具、养老保险代理、医疗保险代理、事业单位专业技术人员和管理人员辞职手续等人事代理服务的专业职能机构，为广大的单位和个人，提供全面优质的人事人才服务。（一）择业期内已落实就业单位的毕业生，如何办理人事代理手续？⒈持由用人单位签章的《毕业生就业协议书》到河南省人才交流中心，由河南省人才交流中心签注人事代理意见；⒉将《毕业生就业协议书》交所在学校，由学校统一到有关部门办理《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》，并将毕业生档案移交河南省人才交流中心；⒊持《毕业生就业报到证》到河南省人才交流中心报到，办理存档手续；持《户口迁移证》到应聘单位办理入户手续。应聘单位无集体户口的，可直接迁入河南省人才交流中心集体户口。（二）择业期内暂未落实就业单位或拟复习考研的毕业生，如何办理人事代理手续？⒈持《毕业生就业协议书》直接到河南省人才交流中心，由河南省人才交流中心签注人事代理意见；⒉将《毕业生就业协议书》交所在学校，由学校统一到有关部门办理《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》，并将毕业生档案移交河南省人才交流中心；⒊持《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》、《身份证》等材料到河南省人-2-才交流中心报到，办理存档和入户手续。（三）择业期内已就业的毕业生，现要求实行人事代理，如何办理手续？⒈持《毕业生就业报到证》和原应聘单位同意解聘的证明到河南省人才交流中心，由河南省人才交流中心签注人事代理意见；⒉凭原《毕业生就业报到证》和河南省人才交流中心签注的代理意见到省毕业生就业办（原省大分办）办理改签手续，而后，凭改签的《毕业生就业报到证》，将档案移交河南省人才交流中心；⒊持改签的《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》、《身份证》等材料到河南省人才交流中心报到，办理存档和入户手续。（四）省外院校河南籍毕业生，择业期内如何办理委托人事代理手续？省外院校河南籍毕业生档案转回本省后，无论是在本省或者外省、公有制单位或者非公有制单位就业，均可到河南省人才交流中心委托人事代理，具体程序如下：⒈持《毕业生就业报到证》到河南省人才交流中心，由河南省人才交流中心签注人事代理意见；⒉凭《毕业生就业报到证》和河南省人才交流中心签注的代理意见直接到省毕业生就业办申办改签手续，而后，凭改签的《毕业生就业报到证》，将档案移交河南省人才交流中心；⒊持改签的《毕业生就业报到证》、《户口迁移证》、《身份证》等材料到河南省人才交流中心报到，办理存档和入户手续。（五）超过择业期的毕业生如何办理人事代理手续？-3-超过择业期的本科以上毕业生，可按以下程序到河南省人才交流中心办理委托人事代理手续：⒈持符合国家有关政策规定的有效文书（证件）到河南省人才交流中心开具商调函，凭商调函回原档案管理单位将人事档案移交河南省人才交流中心；人事档案在个人手中保存或在无档案管理权的单位保存的，须凭《毕业生就业报到证》先到当地政府人事行政部门所属人才交流中心补办存档手续，完善档案材料；私自拆封或无档案管理权的单位拆封的，须退回原毕业院校重新审查密封。而后，再将档案移交河南省人才交流中心。⒉河南省人才交流中心审查档案，个人凭《干部（职工）调动介绍信》或《毕业生就业报到证》、《身份证》办理存档手续。存档后，需要迁移户口的，可按引进人才办理户口迁移手续。超过择业期的大专以下毕业生，如果不要求迁移户口，也可以按以上程序到河南省人才交流中心委托人事代理。（六）什么是毕业生就业报到证？毕业生就业报到证是由国家统一格式、省级毕业生就业主管部门签发、仅限于由国家统招并被列入国家就业方案的毕业生才能持有的有效报到证件，它的全称是《全国毕业研究生就业报到证》、《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》、《××省普通中等学校毕业生就业报到证》。报到证只能一人一份，除省级毕业生就业主管部门外，其他部门印制或签发的报到证无效。2000年之前的毕业生就业派遣报到证，因“派遣”二字带有指令性含意，已于2000年停止使用。-4-毕业生在离校前应检查自己的报到证、身份证、户口迁移证上相关项目是否一致（如姓名、出生年月日、身份证号码），若发现有误差，请及时向有关部门申请更正。河南省人才交流中心以毕业生就业报到证为依据，接转委托人事代理的毕业生的档案、户口。毕业生凭就业报到证享受相关人事待遇。（七）毕业生档案怎样转入河南省人才交流中心？根据人事档案管理规定，毕业生无权携带个人档案。凡到省直实行人事代理的国有企事业单位和各类非公有制经济组织就业的毕业生以及以个人名义到河南省人才交流中心委托人事代理的毕业生，其档案应在离校后15日内，由学校通过机要交通转递或密封后派专人送交河南省人才交流中心人事代理部。（八）存档凭证丢失，怎样申请补办？河南省人才交流中心签发的存档凭证，是个人办理相关人事事项的基本依据。存档人员应妥善保管，不得涂改或转借他人，一旦遗失，须声明作废。个人要求补办存档凭证，应持身份证到河南省人才交流中心，提出书面申请，说明档案号、存档时间；单位存档的，还须由单位出具遗失证明。经河南省人才交流中心核对后，将有关信息录入微机，办理补发存档凭证手续。（九）毕业生见习期满后，为什么要办理转正定级手续？实行人事代理的毕业生,无论到什么性质的单位应聘工作，见习一年期满后，均应按国家规定转正定级。转正定级的本身，对在一般单位应聘期间可-5-能没有实际意义，因为实际工资、职务都是由单位内部自行确定的，转正定级对此影响不大。但转正定级后，意味着干部身份的正式确立。如果以后变动工作，调到国有单位，是否转正定级，将直接关系到个人的切身利益。因此，人事档案、人事关系在河南省人才交流中心管理的毕业生，见习期满后，应按照规定及时到河南省人才交流中心办理转正定级手续。（十）毕业生见习期满后，怎样办理转正定级手续？⒈个人对一年来的工作进行总结，提出转正定级申请；⒉持存档凭证到河南省人才交流中心领取并填写《普通高等学校（中等专业学校）毕业生见习期满确定工资等级审批表》；⒊河南省人才交流中心会同用人单位对毕业生进行全面考核（可结合初聘专业技术职务一并考核），考核合格的，由用人单位在《普通高等学校（中等专业学校）毕业生见习期满确定工资等级审批表》上签注意见，报河南省人才交流中心；⒋河南省人才交流中心对单位报送的材料进行审核，并将审核结果通知用人单位，将有关材料归入本人档案。注：见习期间变换工作单位的，所工作过的单位均须出具工作鉴定。（十一）委托人事代理的毕业生要求流动，怎样办理手续？委托人事代理的毕业生，一年内要求流动到其他具有人事档案管理权的单位的，须持与新单位签订的《毕业生就业协议书》和原《毕业生就业报到证》，到省毕业生就业办申办改签手续，之后,凭新的《毕业生就业报到证》到河南省人才交流中心办理档案、户口转移手续；代理一年期满后，要求流动到-6-其他具有人事档案管理权的单位的，须提供接收单位商调函，到河南省人才交流中心办理流动手续。（十二）怎样办理人事档案转出手续？本条所述人事档案转出，仅指将人事档案由河南省人才交流中心转往其他具有人事档案管理权的单位。具体程序如下：⒈个人提供县级以上政府人事行政部门所属人才服务机构出具的商调函或符合国家人才流动政策规定的有效文书，同时，根据不同情况还须提交以下材料：⑴、属单位集体存档的，由单位出具解聘证明；单位注销的，应到有关工商部门出具注销证明。⑵、律师档案转出，须由省司法厅律管处出具同意转出证明；⑶、注册会计师、注册资产评估师档案转出，须由省注协出具同意转出证明。以上材料交河南省人才交流中心核对无误后，发给《终止人事代理关系通知单》；⒉持《终止人事代理关系通知单》到社会保险、组织关系、集体户口、收费等窗口办理转移或结算手续；⒊将《终止人事代理关系通知单》和存档凭证一并交工作人员办理档案转出手续；⒋工作人员对转出的档案进行核对、整理，开具人事关系、工资关系介绍信，填写《人事档案转递通知单》，将人事档案密封后移交接收单位。（十三）怎样办理学历、工龄、身份、存档等情况证明？-7-个人持存档凭证及身份证到河南省人才交流中心，提供有关单位索取证明材料的函件或说明索要证明的理由，河南省人才交流中心将按照有关规定，依据本人档案出具相关证明材料。（十四）怎样办理现实表现证明？委托存档人员，因考研、报考公务员、参军入伍、调动工作等原因，要求出具现实表现证明材料的，按以下程序办理：⒈出示存档凭证，提交拟接收单位索要证明的表格或函件，同时提供现工作单位的鉴定材料，无工作单位的由户口所在地居委会提供；⒉河南省人才交流中心依据本人档案，参考现单位或居委会出具的证明，对个人现实表现情况进行考查了解；⒊河南省人才交流中心根据考查结果，出具书面证明材料。（十五）什么是单纯存档？单纯存档是指当事人将个人档案委托河南省人才交流中心进行单一保存，但不享受任何人事待遇。以下人员的档案属单纯存档范围：一是非在职的“五大”毕业生的档案；二是因自动离职（除名）、开除等原因离开原单位的人员的档案。河南省人才交流中心对以上人员的档案均按单纯存档受理。单纯存档人员一旦办理了就业或重新就业手续，河南省人才交流中心将按规定为其认定身份，计算工龄；个人可享受相关人事待遇。同时，其档案也将由单纯存档转为按个人（或单位）委托存档管理。（十六）什么是“五大”毕业生，“五大”毕业生在待业期间档案应当如何-8-保存？“五大”毕业生一般是指电大、夜大、业大、职大、函大毕业生，亦泛指包括高等教育自学考试毕业生、成人高等教育毕业生。“五大”毕业生在待业期间，其学籍档案应当送交县级以上政府人事行政部门所属人才服务机构保存（按单纯存档受理），其好处是：一方面可以免费办理求职登记，以便得到更多的就业机会；另一方面可以为将来办理就业、申报职称资格考试或评审、报考国家公务员等提供有利条件。“五大”毕业生一旦办理了就业手续，其档案即按个人（或单位）委托存档管理，同时享受相关人事待遇。（十七）流动人员人事档案是指哪些档案?按照中共中央组织部、国家人事部人发[1996]118号文件及我省豫人[1997]18号文件规定，流动人员的人事档案包括：1、辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的档案；3、待业的大中专毕业生的人事档案；4、自费出国留学人员的档案；5、外商投资企业、股份制企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企事业单位聘用的专业技术人员、管理人员、大中专毕业生、留学回国等人员的人事档案；6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；-9-7、其他流动人员的档案。（十八）什么是单位委托存档？单位委托存档是指用人单位以集体名义将其聘用人员的人事档案、人事关系委托河南省人才交流中心进行统一的社会化管理。单位办理委托存档，应首先与河南省人才交流中心建立人事代理关系，确定人事代理综合服务项目。单位委托存档期间，河南省人才交流中心将按照双方的约定提供相关人事代理服务。比如，为单位存档人员办理转正定级、身份认定、工龄计算、职称资格考评、档案工资记载、出具相关证明等。（十九）哪些单位应当委托人事代理？根据河南省人事厅《河南省人事代理暂行办法》（豫人才[1996]9号）文件规定，下列单位应当实行人事代理：⒈股份制企业、外商投资企业（包括外国商社、外国企业派出机构）、集体企业、乡镇企业、各类民办机构、民营企业及无人事主管部门或不具备人事档案管理权限的单位；⒉实行聘用（劳动）合同制的国有企事业单位、社会团体、民间组织；⒊实行聘用（劳动）合同制的中央驻豫机构、省外各类用人单位驻豫机构；⒋其他需要实行人事代理的单位。（二十）单位如何办理委托人事代理手续？⒈单位委托人事代理，应根据单位的不同类型提供以下材料及经办人身份证复印件：⑴各类企业单位：工商营业执照副本复印件（验原件）；-