计算和管理电子表格数据(模块七)

模块七计算和管理电子表格数据主讲老师：***Office2007基础任务实训教程学习目标熟练掌握公式在Excel中的使用熟练掌握管理表格数据的的基本操作熟练掌握在表格汇总数据的方法掌握制作汇总图表的方法熟悉表格的页面设置掌握表格的打印操作任务一计算产品订单金额任务目标通过Excel中公式和函数的使用来计算产品订单的金额，完成后的电子表格最终效果如图所示。计算产品订单金额效果任务一计算产品订单金额操作思路（1）打开素材文件，使用公式计算订单总额。（2）使用函数计算明年生产件数等。计算产品订单金额的操作思路操作一使用公式操作一使用公式（1）打开素材“计算产品订单金额.xlsx”电子表格，选中I3单元格。（2）在数据编辑框中输入等号“＝”，选择E3单元格，再在数据编辑框中输入乘号“*”，选择F3单元格，如图所示。输入公式操作一使用公式（3）按“Enter”键，在I3单元格中将显示出公式的计算结果，如图所示。查看计算结果操作一使用公式（4）选择I3单元格，将鼠标光标移动到单元格的右下方，向下拖动控制柄至I26单元格，释放鼠标完成公式的复制。（5）此时在I3:I26单元格区域中将自动计算出公式结果，效果如图所示。复制公式操作一使用公式（6）在“剪贴板”组中单击“复制”按钮，再单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮下方的按钮，在弹出的下拉菜单中选择“选择性粘贴”命令。（7）在打开的“选择性粘贴”对话框的“粘贴”栏中选中“数值”单选按钮，单击“确定”按钮，将公式转化为数值，如图所示。设置粘贴方式操作二设置表格（1）选择I27单元格，单击“公式”选项卡，在“函数库”组中单击“自动求和”按钮，系统将自动对该列包含数值的单元格进行求和，如图所示。插入“自动求和”函数操作二设置表格（2）按“Ctrl+Enter”键，自动求和的结果将显示在I27单元格中，效果如图所示。自动求和后的效果操作二设置表格（3）选择J3单元格，在“编辑栏”中单击“插入函数”按钮。（4）在打开的“插入函数”对话框的“或选择类别”下拉列表框中选择“常用函数”选项，在“选择函数”列表框中选择“IF”选项，如图所示，单击“确定”按钮。选择函数操作二设置表格（5）在打开的“函数参数”对话框中的“Logical_test”参数框中输入“F3=300”，在“Value_if_ture”参数框中输入“900”，在“Value_if_false”参数框中输入“100”，如图所示。输入条件操作二设置表格（6）单击“确定”按钮，如果F3单元格中的件数大于或等于300时，在J3单元格中显示明年生产件数为900，否则显示生产件数为100。（7）将鼠标光标移动到J3单元格右下角的填充柄上，按住鼠标左键向下拖动到J26单元格中释放，计算出所有明年的生产件数，如图所示。计算结果操作二设置表格（8）选择I28单元格，在“编辑栏”中单击“插入函数”按钮。（9）在打开的“插入函数”对话框的“或选择类别”下拉列表框中选择“常用函数”选项，在“选择函数”列表框中选择“MAX”选项，如图所示，单击“确定”按钮。“插入函数”对话框操作二设置表格（10）在打开的“函数参数”对话框的“Number1”参数框中输入“F3:F26”，如图所示，单击“确定”按钮。输入单元格区域操作二设置表格（11）返回工作表，可以在I28单元格中看到订单最多为多少件，效果如图所示。求最大值后的结果任务二分析汽车各季度销售数量任务目标运用记录单来记录表格数据以及对表格进行排序、筛选和分类汇总等相关知识，分析汽车各季度销售数量，完成后的最终效果如图所示。分析汽车各季度销售数量效果任务二分析汽车各季度销售数量操作思路（1）使用记录单管理表格中的数据。（2）排序和筛选表格中的数据。（3）分类汇总表格中的数据。分析汽车各季度销售数量的操作思路操作一使用记录单（1）单击“Office”按钮，在弹出的菜单中单击“Excel选项”按钮。（2）在打开的“Excel选项”对话框中单击“自定义”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“所有命令”选项，在其下的列表框中选择“记录单”选项，单击“添加”按钮将其添加到右侧的列表框中，如图所示。添加“记录单”命令操作一使用记录单（3）单击“确定”按钮，选择A3:H27单元格区域中的任意单元格，在快速访问工具栏中单击“记录单”按钮。（4）在打开的对话框中单击“新建”按钮，打开新建记录的对话框，在其中输入相应的数据信息，如图所示。新建记录操作一使用记录单（5）数据输入完成后，按“Enter”键，继续输入另一名员工的销售情况。（6）单击“条件”按钮，打开输入查找条件的对话框。在“业务员”文本框中输入“陶雨”，按“Enter”键，Excel将自动查找符合条件的记录并显示出来，如图所示。查找记录操作一使用记录单（7）单击“删除”按钮，打开如图所示的提示对话框，单击“确定”按钮将其删除，然后单击“关闭”按钮将记录单对话框关闭即可。删除记录操作二排序和筛选数据（1）打开素材“汽车各季度销售数量.xlsx”电子表格，选择任意一个有数据的单元格，单击“数据”选项卡。（2）在“排序和筛选”组中的“排序”按钮，打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“市场占有率”选项，在“次序”下拉列表框中选择“升序”选项，如图所示。设置排序条件操作二排序和筛选数据（3）单击“确定”按钮，完成排序操作后的效果如图所示。降序排序后的效果操作二排序和筛选数据（4）单击任意一个有数据的单元格，在“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。（5）此时在每个表头的右边都会出现一个下拉箭头按钮，单击需进行筛选数据的表头右侧的下拉箭头按钮，这里单击“1季度”右侧的下拉箭头按钮，在弹出的快捷菜单中，选择【数字筛选】→【大于】菜单命令，如图所示。选择命令操作二排序和筛选数据（6）打开“自定义自动筛选方式”对话框，在第一行的第一个下拉列表框中选择“大于”选项，在其后的下拉列表框中输入“50”，如图所示。设置筛选方式操作二排序和筛选数据（7）单击“确定”按钮返回，在工作表中将只显示1季度中大于50的相关品牌，且“1季度”字段名右侧的按钮将变成按钮，如图所示。筛选数据后的效果操作三销售数据分类汇总（1）单击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮，取消对表格数据的筛选，并单击“排序”按钮，在打开的“排序”对话框中的“主要关键字”下拉列表框中选择“品牌”选项，在“次序”下拉列表框中选择“升序”选项，单击“确定”按钮进行排序。（2）选择A3:H27单元格区域中的任一单元格，单击“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮。操作三销售数据分类汇总（3）在打开的“分类汇总”对话框的“分类字段”下拉列表框中选择“品牌”选项，在“汇总方式”下拉列表框中选择“求和”选项，在“选定汇总项”列表框中选中“1季度”、“2季度”、“3季度”、“4季度”和“交易额”复选框，其他各项设置保持不变，如图所示。“分类汇总”对话框操作三销售数据分类汇总（4）单击“确定”按钮，完成分类汇总后，相同的“品牌”汇总结果将显示在相应的品牌数据下方，最后还将所有交易额进行总计并显示在工作表的最后一行，如图所示。分类汇总后的效果任务三制作产品销售汇总图表任务目标利用记录单来对数据进行记录，并将数据分类汇总后制作汇总图表的相关操作，完成后的最终效果如图所示。制作产品销售汇总图表效果任务三制作产品销售汇总图表操作思路（1）在表格中制作汇总图表。（2）对制作的汇总图表进行编辑。制作产品销售汇总图表的操作思路操作一制作汇总图表（1）打开素材“产品销售汇总图表.xlsx”工作簿，选择A2：G28单元格区域，单击“插入”选项卡，在“图表”组中单击右下角的按钮，打开“插入图表”对话框。（2）在左侧的列表框中选择“柱形图”，在右侧对应打开的列表框中选择需要的图表样式，如图所示。选择图表样式操作一制作汇总图表（3）单击“确定”按钮，此时工作表中将插入所选图表样式的图表，然后用鼠标单击工作表空白处，确认创建的图表，如图所示。插入的汇总图表操作二编辑图表（1）单击表格中的图表，将鼠标放在图表框周围的4个角点上，拖动调整其大小。（2）单击“设计”选项卡，在“图表布局”组中单击“其他”按钮，在弹出的菜单中选择“布局6”选项，在图表的相应位置输入图表标题和坐标标题，如图所示。图表布局操作二编辑图表（3）单击“布局”选项卡，在“坐标轴”组中单击“网格线”按钮，在弹出的列表中选择【主要横网格线】→【主要网格线和次要网格线】菜单命令。（4）在“背景”组中单击“图表背景墙”按钮，在弹出的菜单中选择“其他背景墙选项”命令，打开“设置背景墙格式”对话框，并按照如图所示进行设置。设置图表背景墙操作二编辑图表（4）单击“关闭”按钮，即可为图表添加背景，效果如图所示。添加图表背景墙操作二编辑图表（5）单击“标签”组的图例按钮，在弹出的列表中选择“在右侧显示图例”命令，即可为图表添加图例，效果如图所示。添加图例任务四打印销售业绩表任务目标通过对表格的页面进行设置，然后进行打印，包括页眉页脚的设置，表头和分页符的设置以及调整页边距，最后进行打印预览，预览无误后进行打印输出，完成后的效果如图所示。销售业绩表效果任务四打印销售业绩表操作思路（1）为电子表格设置页眉页脚。（2）设置表头和分页符。（3）打印表格。打印销售业绩表的操作思路操作一设置页眉页脚（1）打开素材“销售业绩表.xlsx”电子表格，单击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击右下角的“对话框启动器”按钮。（2）在打开的“页面设置”对话框中单击“页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”按钮，如图所示。“页面设置”对话框操作一设置页眉页脚（3）在打开的“页眉”对话框中的“中”文本框中输入“东方酒水有限公司”，单击“格式文本”按钮，如图所示。“页眉”对话框操作一设置页眉页脚（4）打开“字体”对话框，设置文本的字体为“宋体（标题）”、字形为“加粗倾斜”、字号为“14”、颜色为“蓝色”，如图所示，单击“确定”按钮。“字体”对话框操作一设置页眉页脚（5）返回“页眉”对话框，将文本插入点定位在“左”文本框中，单击“插入图片”按钮，在打开的“插入图片”对话框中选择需要插入的图片，如图所示，单击“插入”按钮。选择插入的图片操作一设置页眉页脚（6）设置成功以后，单击“确定”按钮，返回“页面设置”对话框，如图所示，再单击“确定”按钮，返回工作表。（7）单击“插入”选项卡，在“文本”组中单击“页眉和页脚”按钮。“页眉”对话框操作一设置页眉页脚（8）工作表自动进入页眉和页脚的编辑状态，并且当前功能区为“设计”选项卡，在页眉左侧的图片位置单击鼠标左键，在“页眉和页脚元素”组中单击“设置图片格式”按钮。（9）打开“设置图片格式”对话框，在其中单击“大小”选项卡，在“比例”栏中的“高度”数值框中输入“5%”，如图所示。设置图片格式操作一设置页眉页脚（10）单击“确定”按钮，插入的页眉效果如图所示。设置的页眉效果操作一设置页眉页脚（11）单击“设计”选项卡，在“导航”组中单击“转至页脚”按钮，然后单击“页眉和页脚元素”组中的“当前日期”按钮，在页脚处插入当前系统日期，插入脚后的效果如图所示。设置的页脚效果操作二设置表头和分页符（1）单击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“打印标题”按钮，打开“页面设置”对话框。（2）在“打印标题”栏中单击“顶端标题行”文本框右侧的按钮，在工作表中选择表头，单击按钮，返回“页面设置”对话框，如图7-51所示，单击“确定”按钮即可。“页面设置”对话框操作二设置表头和分页符（3）选择D21单元格，在“页面设置”组中单击“分隔符”按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入分页符”命令。（4）单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中选择【打印】→【打印预览】菜单命令，即可查看插入分隔符的效果如图所示。插入分页符后的效果操作三打印预览（1）在“页面设置”组中单击“分页符”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“删除分页符”命令。（2）单击“Office”按