跟单工作职责及流程

跟单员工作手册目录第一章:职责及流程第三章：工作的细节第一章:职责及流程接收订单确认包装资料料跟进客供物料安排签样跟进生产过程安排大货样（船头版）根据交货日期确认验货日期、申请验货通知船务出货跟进催收货款第一章:职责及流程•1、收到生产订单后，需跟踪订单是否下发到工厂各相关部门，并且关注该单的BOM表是否下发到生产、采购等各个部门。•2、拿到生产订单及客人原始订单后要仔细审视，如果是翻单，则只需要留意一下客人订单号、交货日期及订单数量；如果是新订单，则需要跟单员仔细阅读业务员在生产订单中所注明的每一项要求，标出模糊项，待下一步确认。第节订单的接收第一章:职责及流程一、唛头，相关标贴，胶袋警告语资料确认•1、部分客人在下订单的同时，会连同唛头资料一起发给我们，也会有一部分客人是在下单后几天才会将唛头资料发给我们，如果订单交期比较紧的话，跟单员可以在适当的时间里，E-mail给客人，催一下唛头资料。•2、收到唛头资料后，需第一时间处理。如翻单，则可以找出对应订单，将唛头资料稍作修改即可发给工厂各相关部门；如是新订单，则需要自己根据客人所给的资料来制作唛头排版（如需JPG，需发采购温艳秋找纸箱厂排版），并发回给客户确认，所有资料以客人确认为准。第二节确认包装资料第一章:职责及流程•3、胶袋警告语，新单需与客人确认好资料再发到工厂采购部。•4、价格标、条形码根据实际情况，根据客户提供资料排版给客户确认尺寸，位置等。一般不需要打样，需注意客户有无要求条码扫描等级。•5、仔细检查客人订单及生产订单，并留意客人邮件，是否还有其它的贴标，等资料。第一章:职责及流程二、彩盒及彩卡、彩标等资料•1、翻单订单彩印资料是否新资料需跟户确认好。•2、新客户、新单彩印资料一定是新资料，需追客户提供资料，安排打样确认。拿到客户资料需核对刀模（与技术部），确认好尺寸通知采购小温打样确认（视不同客户而定），寄出样跟进确认时间。打样之前，需转好JPG给客户确认，以免不必要的错误。•3、有些客户需要我们提供刀模图做设计稿，需要请技术部或采购部提供正确刀模给客户。也有些客户需要我们负责做设计稿，则需找技术部，采购部配合或是直接找厂外设计师做。第二节确认包装资料第一章:职责及流程第二节包装物料的确认二、彩印打样确认客户资料研发确认尺寸打样周期4~10天采购打样3-7天寄出客户确认客户签样后大货采购第一章:职责及流程1、客供物料即是客人从另外一家公司采购的配件，需要与我司产品一起包装出货的，一般为一些小配件或是贴标之类的产品。2、客供物料送货时间需提前确认，确保我司在包装前收到所有的客供物料，每天都需要关注一下由工厂发来的《物料点检表》，如果发现有些应该到的客供物料还没有到货的话，则需要跟单员来进行催促跟进，确保不能影响出货。3、等确认好对方客供物料的准确发货时间后，我司需出具一份《客供物送货单》，将此文件需发送到供应商和我司工厂，避免物料到厂找不到对应订单。第三节客供物料的处理第一章:职责及流程1、产前样，签样是客人要求在做大货前，需要先寄一两套样板给客人确认，确认以后，我司工厂应按照此签样进行大批量生产，有些客户验货必须要签样。2、大货样/船头版，出货前安排寄给客户，有些客户必须要收到大货样确认后才放行货，这种情况需特殊处理。2、不同客户对样品确认有不同要求，视不同情况而定。第四节产前样，签样，大货样第一章:职责及流程第五节生产期的跟进Question:Q1:接订单后，如何与其他部门交接与传递信息？沟通上一般容易出现什么问题，如生产无法按订单交期如期交货等，遭遇类似问题该如何处理？Q2:如何对其他部门订单的执行过程与执行结果进行跟进，以保证订单交期？第一章:职责及流程第一章:职责及流程Q3：订单交期已经到客户给的最终交货期，但是现因我司订单多无法按时交货，客户又逼的很紧，且已经出明确条款，如无法按时交货就要罚款或要罚款或是承担空运费。请详细描述你会如何协调处理此问题？Question:第五节生产期的跟进第一章:职责及流程1、工厂会每天发一份《生产计划和日报表》，由此可以看出订单每日的完成情况，要经常提醒生产计划排产员，哪些订单的交期是比较急一点的，哪些订单是可以稍稍推后的，生产计划排产员会根据跟单员的提醒来合理安排生产周期。2、如果有突发情况时，要求工厂及时通知到跟单员或是业务员，发现问题时应尽早处理，勿拖延到濒临交期时才着手处理，尽可能做到不耽误交货期。第五节生产期的跟进第一章:职责及流程3、工厂会每个星期更新一次生产计划排程（由PMC部制定），从生产计划排程中可以看出每张订单的生产进度，根据客人的交期比对生产计划排程，如发现某些订单的进度会影响到交期的，应马上与生产计划排程人员协商排产的问题，在尽量满足交期的情况下，做到生产协调。4、在来不及交货的时候及时与客人沟通，看是否可以延误或是另作安排，总之要避免发生客人要求空运等情况。第五节生产期的跟进第一章:职责及流程1、大货样也叫船头版，根据客人的要求，有些订单是需要我司在出大货之前，寄一两套大货样进行确认，此项要求，客人一般会在下订单时会同时写在订单要求中或是唛头资料中，当然也有特殊时期，是等我司通知客人货好后，客人才会提出需要确认大货样的要求，明白要求后，让工厂准备大货样，需在一星期内准备好并寄出给客人确认。2、跟踪并催促客人在两天内确认样板。3、确认好样板后，需及时的将信息反馈到工厂去，准备出货事宜。第六节大货样的确认第一章:职责及流程1、通常情况下，先查看一下由工厂发过来的《生产计划和日报表》，知道生产进度及完成量额后，再与排产计划人员进行协商，确认是否能按时交货。根据客人的交期，适当加紧工厂完成生产的进度，一般情况下，都会依据客人的交期，让工厂提前七个工作日来完成生产，这样可以确保交期的准时性。2、如果遇到突发事件，客人需要提前或摧迟交货期，需将此信息第一时间发通知到工厂生产计划排产员处，根据信息适当调整生产排程。第七节交货日期的确认第一章:职责及流程第八节验货日期的确认及安排Question：你已按订单要求与客户约好验货时间，但是现在由于该订单中的其中一个物料采购不到位，不能按时验货，需要推迟一周验货。现需要与客户重新约验货时间，如何同客户沟通？第一章:职责及流程1、在确保生产包装完成了80%以上或是完全完成后，根据客人提供的验货期，需提前一个星期通知客人来验货。部分客人的验货期，一般是在下订单的同时就已经定下来的，但还有部分客人，是在我们告知客人基本快完成生产或是已经完成生产后，再通知我司验货期的。2、验货期确认以后，不同客人委派来的验货人员也是不同的，部分客人是委派他们内部的QC来验货的，还有些客人是委托公证行的人员来进行验货的。验货时，跟单员可根据具体情况，需提前向工厂品管部发送验货通知及一些验货时需要用的资料。第八节验货日期的确认及安排第一章:职责及流程3、验货通过后，品管部需传真一份通过的验货报告，如果客人需要此份报告，则需在收到报告后第一时间发送给客人。4、如果验货没有通过，要与客人沟通，找出最好、最简单、最有效的方法来解决问题。（目标：尽可能减少公司、工厂负担，有时也可以征询工厂的意见，看是否有好的方法，与客人商量好后，再通知生产部、品管部进行返工。）第八节验货日期的确认及安排第一章:职责及流程1、验货通过后及时通知公司船务安排出货。出货分两种情况，一是客人直接给我司S/O，我司根据客人提供的S/O发货；二是我司直接订仓出货。务必分清每个客人的走货形式。2、如果是我司订仓出货，根据不同的客人，需在交期前一个星期或是两个星期提醒船务同事订仓，并做好资料等出货前的工作。第九节通知船务出货第一章:职责及流程1、船务出货后，提交单证给客人请款，请款时需附有订单的、客人需要的所有资料，请款后，应在适当的时间内催客人付款，如客人逾期不付，则请业务员协助催收工作。2、财务收款后，会出一份收款明细到跟单组长处，收款明细包括已收货款和未付货款，已收货款只需作好标记即可，而跟单员主要是针对的是未付货款，需要反复去督促客人付款，直到收到货款为止。第十节财务收款第一章:职责及流程Question：总结回顾从接单到收款的主要流程有哪几步？第二章新员工考核第一节招聘录用的要求作为一个新入职的跟单员，应具备以下条件：A.良好的英文应用基础B.熟练的电脑办公应用技巧C.对一个公司或是工厂有一定的认识程度D.开朗大方地与人沟通的技巧E.良好的个人素质第三章工作的细节1、每天需关注工厂发的各类报表，能及时了解订单生产进度，物料到位状态，并做相应的跟催，优先处理紧急的订单，并随时记录好待处理事项。3、关注客人的邮件，需第一时间回复客人，让客人感觉到我们的工作效率。4、关于订单的样板单，应根据不同的业务员作出不同的分类，因为公司需收取业务员的样板费，所以，每个业务员都有各自的样板单的形式及存放文件夹，需区分开来。日常工作细节及注意事项：第三章工作的细节5、每个订单收款后，应将生产订单及客人订单一起交给业务员保管。6、在跟进一个客人的订单前，需知道有关此客人的一些详细资料，比如：下单方式，收款方式及走货的方式。7、工作中应非常的认真、耐心及灵活，特别是针对订单的唛头资料及其它包材资料，做完之后必须重复的审核，尽量避免一些不必要的损失。日常工作细节及注意事项：第三章工作的细节8、跟客人沟通时多使用礼貌用语，需注意商务礼仪，尽量不要激怒客人的情绪。如有棘手的问题解决不了，需与相关业务员，领导沟通，一起协商解决问题。9、与工厂同事沟通，应掌握每个人的说话及做事的方式，并保持语气随和，语句简炼到位。日常工作细节及注意事项：第三章工作的细节当然，要想做好跟单工作，需要学习注意的地方非常之多，这些都需要我们根据自身的情况，在工作中不断地摸索前进，不知不觉中，自己就会找到一种适合自己的工作方式，以上几点细节及注意事项仅供参考，如有不妥之处，请自行更改。日常工作细节及注意事项：