秘书学第九章

第九章秘书部门的经常工作第一节值班工作一、值班与值班工作1、值班值班是指在固定的时间、岗位和场所轮流从事的日常事务工作。2、值班工作的作用（1）联络作用；（2）过滤作用；（3）应急作用；（4）窗口作用。二、值班工作的任务1、接纳传递文电2、负责电话应对3、接待来访人员4、掌握领导人的行踪5、承办临时事项6、确保机关安全7、编写值班材料三、值班工作制度1、岗位责任制度2、请示报告制度3、交接班制度4、保密制度5、安全防范制度四、对值班的要求1、坚守岗位，保持通讯渠道的畅通。2、起好问事处的作用，作好分流工作。3、保持警惕。4、信息的汇总与存储。思考题：1、什么是值班？2、值班的作用有哪些？3、值班的任务是什么？4、值班工作有哪些制度及要求？一、接待工作的作用1、展示形象的重要窗口。2、牵线搭桥的主要形式。3、获得信息的有效渠道。第二节接待工作二、接待的类型1、内宾和外宾（按接待对象的国别划分）2、上级来访接待、平级来访接待和下级来访接待三、接待的原则1、热情大方2、细致周到3、确保安全4、俭省节约5、内外有别四、接待的程序1、接待准备2、迎宾及安排来宾的生活3、看望及商定活动日程4、礼仪性会见与宴请5、按日程开展活6、送别7、小结思考题：1、秘书接待工作的作用是什么？2、接待的原则有哪些？3、秘书接待的程序如何？第三节印章管理一、印章的作用1、权威作用2、代表作用3、凭信作用二、印章的管理1、印章的刻制必须持上级单位有关公文，按照规定尺寸到指定的公安机关办理核准手续后到指定部门刻制。2、印章的启用应由制发或批准刻制单位颁发启用通知，并由文到后方能正式启用。3、印章的管理＊指定专人管理＊一把钥匙管理的原则＊保管要安全可靠4、印章的使用＊严格使用手续＊领导人名章需经本人签字同意后加盖＊严禁将印章带出单位或在空白介绍信上盖印5、盖印＊盖印总原则：骑年压月、上大下小＊带存根的介绍信、抄写文件两页以上的要盖骑缝章。6、印章的停用停用作废的印章要及时送交原颁发单位处理，不得在原单位留存。练习题：1、印章的作用有哪些？2、印章的管理要注意哪些问题？第四节编写大事记一、大事记的概念大事记是每个机关和单位发生、处理的“大事”的逐日记载。二、大事记的编写方法1、通常采用流水帐式的编年体。2、主要是用记叙和说明文体。3、一天发生几件大事就记几件，以序号或题花区分。4、如一件事情延续数天，可依事情始末进程逐日记载，也可综合记载。三、注意问题1、“大事”的标准要掌握好，否则就详略失当。2、坚持不懈。3、指定专人负责记载，领导经常检查。4、注意保密，及时存档。5、记载规范，字迹清楚。1、什么是大事记？2、编写大事记方法怎样？思考题：