第七章 办公自动化系统

2020/1/241第七章办公自动化系统7.1办公自动化系统的基本概念7.2办公自动化系统的结构与功能7.3办公自动化系统建设理论7.4办公应用软件7.5会议系统7.6电子数据交换2020/1/2427.1办公自动化的基本概念7.1.1办公自动化系统的产生与发展7.1.2办公自动化系统的特点2020/1/2437.2办公自动化系统的结构与功能7.2.1办公自动化系统的层次结构7.2.2办公自动化系统的功能2020/1/2447.3办公自动化系统建设理论7.3.1办公自动化系统模型7.3.2计算机支持的协同工作与群件7.3.3工作流管理技术2020/1/2457.4办公应用软件7.4.1LotusDomino/Notes简介7.4.2LotusDomino/Notes的结构7.4.3LotusDomino/Notes的功能2020/1/2467.5会议系统7.5.1会议系统的概念7.5.2多媒体视频会议系统7.5.3虚拟空间会议系统2020/1/2477.6电子数据交换7.6.1电子数据交换的基本概念7.6.2电子数据交换的工作原理7.6.3EDI的标准7.6.4安全性2020/1/2487.1办公自动化系统的基本概念办公自动化系统是一种办公室计算机信息处理系统。它是以先进的技术设备为基础，由办公人员和技术设备共同构成的服务于日常办公事务的人-机信息处理系统。办公自动化系统的目的是充分地利用设备资源和信息资源，提高办公工作效率和质量，辅助决策，达到既定的目标。2020/1/2497.1.2办公自动化系统的特点以解决非结构化的管理问题为主设备驱动即席式的工作模式人-机信息系统信息的分布存储和分散处理2020/1/24107.2.2办公自动化系统的功能日常管理信息通讯办公数据处理办公决策支持文档资料管理2020/1/24117.3办公自动化系统建设理论7.3.1办公自动化系统模型7.3.2计算机支持的协同工作与群件2020/1/24127.3.2计算机支持的协同工作与群件计算机支持的协同工作(CSCW，ComputerSupportedCooperativeWork)最早产生于20世纪80年代初期。20世纪90年代以来，计算机和网络技术的发展为异地协同工作的开展奠定了物质基础。计算机支持的协同工作开始兴起。所谓计算机支持的协同工作，是指在基于计算机支持的共享环境中，一个群体协同工作完成共同的任务。计算机支持的协同工作的目的在于从理论和具体应用的角度出发，计算机支持的协同工作的目的在于从理论和具体应用的角度出发，研究协同工作的本质和特征，解释人们协作与交流行为，探讨利用计算机技术设计支持协同工作的信息系统的方法。其中，“共同任务”和计算机支持的“共享环境”是计算机支持的协同工作中的关键内容。2020/1/2413群件群件是信息传递(messaging)与文件数据库(documentdatabase)的集成，是通过协调和协同处理无规则“事物”的系统。群件一般是一个超文档型的数据库管理系统，该系统提供的主要功能包括基于C/S结构和支持Internet标准的电子邮件服务、工作流管理、信息发布与内部网功能服务、协同办公与信息共享。群件以讨论区为核心，在此可以进行议题讨论、建议、决策沟通与存储。信息的来源可以是组织内部，也可以是外部环境，如因特网等。目前，群件最成功的应用系统主要有两类：计算机会议系统和工作流管理系统。比较成熟的群件产品有IBMLotus公司的LotusNotes，Microsoft公司的ExchangeServer及Attachmate公司的OpenMind等。其中LotusNotes功能较强，更多地体现了计算机支持的协同工作的理论，是目前实现办公自动化系统较理想的软件平台。2020/1/24147.3.3工作流管理技术工作流管理技术是支持综合、集成化的办公自动化系统解决方案。在组织的日常活动中，约有70％的活动属于流程类活动，如各类表单填写、公文签审、信息传递与签收等。组织的工作流贯穿于管理活动的各个阶段。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，工作流管理技术实现了依靠文档传递的办公工作自动化。2020/1/2415工作流工作流(workflow)就是为提高组织流程性活动的工作效率而提出的概念。工作流管理联盟(WFMC，WorkflowManagementCoalition)认为：在业务过程中，文档、信息或任务按照组织规范在参与者之间传递、处理和执行，通过组织成员间的协调工作，实现了基于计算机自动化处理的部分称为工作流。2020/1/2416工作流管理技术的内容业务流程建模及工作流描述业务流程重组工作流执行和自动控制2020/1/2417工作流管理系统的结构过程定义工具过程定义工作流执行子系统和工作流引擎工作流控制数据工作流相关数据工作表和工作表处理程序应用程序和应用数据