著录、报送、移交和利用课件

城建档案的著录、报送(移交)与利用重庆市城市建设档案馆黄中荣电话：[phone]一、著录（一）、依据1、2001年3月出台国家标准《城市建设档案著录规范》（编号GB/T50323-2001，7月施行。（管理规范：P61）2、2002年8月出台“补充通知”(重庆市建设委员会关于贯彻《城市建设档案著录规范》的补充通知（渝建发[2002]132号。（管理规范：P48）国家标准：《城市建设档案著录规范》市建委的补充通知：重庆市建设委员会关于贯彻《城市建设档案著录规范》的补充通知（二）、意义统一城建档案检索体系，提高管理水平，发挥城建档案在城市规划、建设管理中的作用。（三）、术语1、城建档案著录——编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。2、城建档案著录项目——揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项又分若干小项，小项下又分若干单元。案卷级著录内容档号——档案馆代号——工程名称案卷题名——————————————责任者———————————————编制日期——————————————移交单位——————————————密级——保管期限——共卷第卷本卷共页3、著录格式——著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。4、档案目录——按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。（四）、著录的格式、方式与级别1、格式：表格式、段落式。为了方便操作，我市统一采用表格式著录2、级别：工程（项目级）、案卷级、文件级3、方式：根据城建档案接收现状，采用接收一个项目著录一个项目的原则，工程项目级著录与单位工程级著录并行的方式。即按工程项目级或单位工程级著录。(五）、著录单的填写1、著录单的种类（1）房屋建筑工程（项目）级著录单（适用于各类房屋建筑工程档案的著录）（2）房屋建筑工程（单位工程）级著录单（3）市政基础设施工程（项目）级著录单（适用于道路、桥涵、堤坝、烟囱等构筑物工程档案）（4）市政基础设施工程（单位工程）级著录单（5）城市管线工程（项目）级著录单（适用于给水、排水、供电、供热、电信、工业管线档案）（6）城市管线工程（单位工程）级著录单（7）建设工程规划管理档案项目级著录单（适用于规划管理档案）（8）建设用地规划管理档案项目级著录单（适用于建设用地规划管理档案）（9）工程（项目）级通用著录单（适用于城市规划、园林绿化、科学研究等管理档案）（10）工程（项目）案卷级通用著录单（11）文件级通用著录单2、著录单填写（见著录单案例）（1）房屋建筑工程（项目）级著录单的填写(管理规范P87）（2）市政基础设施工程（项目）级著录单的填写(管理规范P87）（3）城市管线工程（项目）级著录单的填写(管理规范87）填写注意事项：①注意工程名称的统一性②写行政区划，尽量少用经开区、高新区等易混淆和时效性不强的概念③填写单位全名，与公章吻合，不能用缩写。④文号要填写标准⑤开竣工时间要精确到日⑥照片、图纸不统计混合卷图例：二、报送（一）法规依据1、《城市建设档案管理规定》（建设部[2001]90号令）（第6~10条）2、《重庆市城乡建设档案管理办法》（渝府240号令）（第16~22）3、《重庆市建设工程档案编制验收标准（DBJ50-129-2011）（二）报送的时间、责任单位、内容、要求1、报送的时间：建设单位应在建设工程竣工验收合格后，办理建设工程竣工备案前，向城建档案管理机构报送一套完整的建设工程档案。建设单位未报送建设工程档案，建设行政主管部门不予办理建设工程竣工验收备案手续。2、报送的责任单位：建设单位是向城乡建设档案管理机构报送建设工程档案的责任单位，应当组织建设工程参建单位认真编制建设工程档案，建设工程竣工后负责汇总全部建设工程档案向城乡建设档案管理机构报送。3、报送的内容（1）前期文件：A、立项请示、批复B、建设工程规划许可证C、建设用地规划许可证D、建设用地批准书E、建设用地选址意见书及红线图F、建设工程施工许可证G、设计、勘察、监理、施工合同H、地质勘察报告（文字及附图）K、监理文件（2）验收文件：A、建设工程竣工验收意见书B、建设工程档案验收意见书C、规划验收合格证（确认书）D、消防验收意见书（合格证）E、环境保护验收批复F、防雷验收合格证G、绿化验收意见书（3）施工技术文件：A、文字卷B、图纸卷C、照片卷D、各种专业工程档案（4）数字档案：A、前期文件B、验收文件C、竣工图D、经检查合格4、报送要求（1）、建设工程档案专项验收合格。（2）、内容符合国家标准《建设工程文件归档整理规范》及重庆市的相关规定。（3）、报送的建设工程档案应为原件或者副本。（4）、主城区（含）北部新区以及跨区县（自治县）建设工程向市城建档案馆报送，主城区外其它区县（自治县）建设工程按照属地管理的原则报送。（三）报送的手续和程序1、报送的手续：（1）、建设单位以建设工程或单位工程为基本单位，汇总全部的纸质档案、声像档案、及电子档案，并按照前期文件、验收文件、监理文件、施工文件、竣工图、声像、电子档案的顺序排列《城建档案案卷目录》，并提交《城建档案案卷目录》纸质、电子文件各一份。（2）、填写城建档案著录单，纸质、电子件和一份。（3）、填写《建设工程档案报送交接书》一式六份，要求报送内容填写准确，责任单位盖章，相关人员签字（盖章），并写明报送时间。(交接书样本见标准P97）2、报送的程序：（1）、按照相关法规的要求，提供一套符合要求的建设工程档案。（2）、城乡建设档案管理机构核查报送目录和实物，做到帐物相符，不相符时须整改，达到报送条件。（3）、核查符合要求的，城乡建设档案管理机构办理报送手续。三、移交（一）、专业管线单位的移交：供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线专业管理单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线工程档案及时修改补充到本单位的地下管线专业图上，并在每年6月前将上年度修改补充的地下管线专业图及有关资料移交城乡建设档案管理机构。（二）、停建、缓建的建设工程档案移交：停建、缓建的建设工程档案，暂由建设单位集中保管。单位被撤销的，应当向其主管机关或者城乡建设档案管理机构移交。（三）、业务管理和业务技术档案的移交：由规划、城乡建设、市政等行政主管部门按照有关技术规范进行收集和整理，自形成之日起5年内向城乡建设档案管理机构移交。（四）、基础资料档案的移交：由城乡建设档案管理机构收集，按照有关技术规范整理归档。（五）报送、移交注意事项：1、排列顺序2、案卷号由保管单位给出3、案卷题名小于50个字符4、不允许出现资料二字可用文件材料、文字材料5、标高可写可不写，楼层必须要写出6、题名要清楚明了，不能出现（一）（二）（三）之类7、日期：年为四位数8、页数：照片按张统计9、保管期限由保管单位给出，参照P52P58密级与保管期限划分10、电子文档：excel表格。左上角要有工程名称。图例：四、利用(一）城建档案利用——是以城建档案馆（室）所藏城建档案为基础，按照一定的原则和要求，通过一定的方式、方法直接提供城建档案为利用者服务的一项档案业务工作。（二）利用的意义：一是城建档案中心工作之一二是对城建档案的发展具有重要作用三是输出城建档案信息，实现城建档案价值的主渠道（三）利用的指导思想1、明确服务方向，加快城建档案利用的改革步伐2、坚持依法治档，健全利用制度3、正确利用档案，处理好利用和保密之间的关系（四）利用的法律依据1、《重庆市城乡建设档案管理办法》第26~32条2、重庆市城建档案馆《查阅利用制度》(五)、利用要求1、掌握信息，研究利用规律2、熟悉库藏，提高服务能力3、定量管理，提高利用率和效益4、了解情况，开展分析预测服务（六）、利用方式1、以城建档案原件提供利用；2、以城建档案复制品提供利用；3、综合城建档案内容编写书面资料提供利用。（七）、查阅利用城建档案的范围及手续1、查阅利用国家已公布开放的城建档案：（1）个人查阅的需提供查阅人身份证。（2）单位查阅的需提供单位介绍信和查阅人身份证。2、移交单位查阅本单位移交的城建档案：需提供单位介绍信和查阅人身份证。3、建设单位、业主及房屋产权人查阅相关产权范围内城建档案：（1）、建设单位、产权单位查阅本单位城建档案，查阅人应当持有本单位介绍信。（2）、业主委员会或个人查阅所购房屋或拆迁房屋的城建档案，除持有身份证、介绍信外，还需提供房屋产权证或购买合同、拆迁协议等原件，并且只能查阅产权范围的城建档案。（3）、物业公司因物业管理需要查阅城建档案须由产权单位出具介绍信或业主、业主委员会出具委托函。（4）、房屋拍卖后的买方办理产权证、国土证需查阅城建档案应提供单位介绍信或身份证，并出示相关的购买证明。4、政府投资项目、城市建设（规划、建设、管理）、公、检、法、纪检等机关办案和当事人因诉讼查阅档案需按下列要求提供手续：（1）、公、检、法、纪检机关因办案需要在法定职责范围内利用城建档案，应当持有单位介绍信、执行公务证件、立案文件。（2）、当事人因诉讼活动调查取证利用城建档案的，应当持有人民法院的立案或者应诉通知文件。法人或其它组织还应当持有法定代表人或者负责人、授权委托书、查阅人身份证；个人还应当持有身份证；委托他人的，还应当持有当事人委托书原件和委托人、受委托人的身份证，委托律师的，应当持有当事人委托书原件和律师执业证书。（3）、因工程建设需要，查阅城建档案的，应当持有建设单位介绍信和该建设项目的规划许可或施工许可审批手续。（4）、政府投资项目实施市政基础设施建设、旧城改造或者其它工程建设的单位查阅城建档案须提供单位介绍信及关于承建该项目的相关批复等文件。（八）、查阅利用城建档案的收费（一）查阅、摘录城建档案的不收取费用。（二）提供证明（依据）利用和复印城建档案按规定标准收费。五、习题：单选1、著录用文字必须（规范化）A.标准化B.规范化C.详细化D具体化2、著录信息来源于（被著录）的档案A.被归档B.被整理C.被利用D.被著录3、题名是（直接）表达档案中心内容、形式特征的名称A.直接B.间接C.具体D.详细4、责任者指文件材料的（形成）单位或个人A.归档B.形成C.撰写D.利用5、重庆市所采用的著录格式为（表格式）A.表格式B.段落符号式C.两种并用D.两种都不用6、填写著录单上的专业记载项时，长度、高度、宽度、建筑面积、工程预决算均保留到小数点（后两位）A.后一位B.后两位C.后三位D.后四位7、著录时间项时，如2009年8月5日应著录为（2009.08.05）A.2009.8.5B.09.8.5C.2009.8.05D.2009.08.058、（表格式）著录格式为机读目录的首选格式A.表格式B.段落符号式C.两种都是D.两种都不是9、国家标准《城市建设档案著录规范》自（C）起施行A.2007年7月1日B.2009年7月1日C.2001年7月1日D.2002年5月1日10、向城建档案管理部门移交一套完整的工程档案的是（A）A.建设单位B.勘察单位C.监理单位D.施工单位多选1、档案目录分为（案卷目录、卷内目录）A.案卷目录B.照片目录C.卷内目录D.文件目录2、下列哪些是制定《城市建设档案著录规范》的原因（ABC）A．为建立健全全国统一的城建档案检索体系B．提高城建档案的管理水平C．充分发挥城建档案在城市建设中的作用D．为加强建设工程文件的归档整理工作3、城建档案著录是编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容进行（ACD）的过程A.分析B．提取C．选择D．记录4、条目是档案著录的结果，是反映（ABCD）的著录项目的组合。A.工程（项目）B．案卷C．文件内容D．形式