办公室环境设计

第四课办公室环境设计与管理本单元主要内容一、了解办公室环境构成知识，理解对个人、上司办公环境的要求，能够维护个人、上司以及公共区域的办公环境。二、掌握办公室布置的原则和要求，能科学合理布置办公室三、掌握整理办公室的技巧，能营造与维护整洁、安全、健康的办公环境课时：4课时（一）办公环境管理的意义办公室环境的营造，与企业的管理思想息息相关。•1、它反映着单位的理念、形象、功能分隔、关系建立等信息•2、它反映着在这个环境中工作的人的精神风貌、审美情趣以及工作作风等•3、它对工作效率和工作效果产生影响。google\感受谷歌（李开复，《世界因你不同》google“美国员工心目中最向往的雇主”。（二）办公环境的内容•（一）硬环境空气环境光线环境颜色环境声音环境办公设备及室内布置•（二）软环境（人文环境）1、个人素质：提高工作人员的个人素质（宽容开朗）2、人际关系：改善工作场所的人际环境（和谐宽松，彼此尊重，以礼相待，心情舒畅）3、工作作风：办公室文化（文明健康、积极向上、团结合作）(三）软环境比硬环境更为重要营造良好的办公室氛围，需要每一个人的共同努力（三）秘书办公环境管理的范围•1、个人工作环境整洁、物品摆放有序•2、公共区域环境接待室、会客室，公用文件柜、档案柜、物品柜、公用物品摆放有序。•3、上司工作环境•指上司的办公室、办公间以及上司使用的办公设备和用品。（一）办公室布置的原则与要求办公室环境管理的根本目的在于提高工作效率。具体原则是：布置原则具体要求1.利于沟通1.整体布局要求：尽可能采用一大间办公室，通风、采光良好，整齐清洁，采取直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成对角的排列。2.部门位置：根据工作需要和工作职能布局，相关部门应置于相邻地点，工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动，接待室的位置常置于入口处3.主管位置：位置位于员工的后方，其办公区域保留适当的访客空间，和秘书保持最紧密的工作联系4.办公桌椅：大小适中、相同，最好选择旋转椅，尽可能一个方向摆放，每个位置之间有充足的通道和充分的工作空间，自然光来自桌子的左上方和斜后上方5.办公柜：尽可能靠墙，也可背对背放置当隔断使用。办公柜、档案柜高度、颜色相同，尽可能靠近使用者。6.办公设备等：充分的电源插座，并安装在隐蔽安全的角落，公告板置于不致引起职工分散精力及造成拥挤之处2.协调舒适3.便于监督1、采光通风良好2、员工面对同一方向，光线来自桌子的斜后方，不直接面对窗户3、公共空间和私人空间相对独立4、直线对称布置5、桌椅统一大小6、家具颜色和谐7、使用办公室隔断，尽可能让个人空间不受干扰。1、接待室置于门口，不干扰其他员工工作。2、光滑、不透明的玻璃屏风当墙，易于架设，且可提供良好的光线和通风3、主管位于员工后方，易于观察工作地点发生的事情。和秘书距离较近，便于工作上的交流。4、采取直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成对角的排列。5、档案柜当做隔断使用。主管的位置相对独立，其办公区域需保留适当的访客空间1、常用的设备和档案柜与使用者相隔太远2、档案柜也可背对背放置，当做隔断使用。根据员工数量的多少，选择大间办公室要比采用同样大小的若干个办公室好得多，更利用采光、通风、监督、沟通等。（二）办公室布置的具体程序1．对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。2．按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。一般而言，每人的办公空间，大者可3—10平方米，普通者1.5—8平方米。3．选配相应得家具、桌椅。4．绘制办公室座位布置图，依图布置。5．对办公设备安放提出合理化建议（见教材P360，优化设备，光源（百叶窗）、办公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、档案柜、屏风、空调、电脑、传真机、复印机）工作任务请根据下列所给条件布置一间既高效、又舒适安全的办公室布置方案，并说明设计的思路。（见教材）1.面积、设备及工作人员要求办公室面积：14平方米。办公人员：经理1人，秘书1人，下属3人。办公设备：文件柜2个，公用复印机一台，5张办公桌，隔离屏风等2.个人办公需求经理：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客）秘书：两项（个人任务，接受上司安排的任务）下属：单项（个人任务）3.个人空间需求•经理：办公桌应该离秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰。•秘书：和经理办公桌最近，和经理频繁沟通不会影响其他同事•下属：不受干扰的个人办公空间德国：开放式办公室(三）两种办公室布局方法的比较布置类型优点缺点开放式办公室1.灵活应变，工作位置随需要而调整2.节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3.易于沟通，便于交流4.易受监督，员工的行动易得到上司的督察5.容易集中化服务和共享办公设备1.难保机密2.难集中注意力，员工易受电话、人员走动等干扰3.房间易有噪音，如说话声、打电话和操作设备声印象他人4.员工难于找到属于自己的私人空间封闭式办公室1.易于集中注意力，便于从事细致活专业工作2.易于保证工作的机密性3.比较安全、可以锁门4.易于保证隐私，明确办公空间与自己使用的空间1.费用高，门、窗等占用空间2.难于监督工作人员的活动3.难于交流、员工被分隔开，易感觉孤独（一）办公环境优化措施一个清洁、有序的办公环境对组织的形象和绩效会产生一定的影响。有助于办公室日常工作的完成，有利于提高工作效率1、办公桌上必备物品的放置(1)电话（放在左手方便拿到的位置）(2）电脑（3）常用参考书、文件夹（靠边放置整齐）（4）常用文具用品(桌面井然有序、办公桌抽屉（零散类文具、物品等有序放在抽屉里）2、整理办公环境的方法（1）将不常用的东西转移到其他的地方（文件柜）；（2）该扔则扔，不要移师暗处，清理过期的文件和旧的阅读材料（销毁或卖掉）；（3）办公桌椅，还是抽屉，不要放置与办公无关的东西。（4）将物品放在固定地方。常用公共物品用后放置原位。（5）下班最后一件事---收拾办公桌（二）营造安全、健康的办公环境序号办公环境中存在的安全隐患安全、健康办公环境的基本要求1办公建筑隐患。如地板滑、窗、天花板、门、窗中的隐患；建筑物坚固安全2办公室环境隐患。如光线、温度、通风、噪音、湿度不合适等；窗口被档案柜占据影响采光等。光线充足、温度适宜、通风良好，噪音低3办公家具隐患。如摆放不当妨碍通道，办公桌没有隔板不隔音，办公椅没有轮子，挪动不便；没有靠背易疲劳，常用的设备和档案柜与使用者相隔太远不方办公空间适当，符合安全要求，物品摆放有序，方便工作流程4办公设备及操作隐患。如电线裸露，违规操作，机器老化有噪音，电话安装不当，拖拽的电话线或电线易使人绊倒。安装、操作符合要求，计算机屏幕避免阳光直射5人为隐患。失密，忘锁门窗；在带轮的椅子上举放物品。提供饮用水，绿色植物，规章制度6消防隐患。如乱扔烟头、灭火设备过期等。设置消防设施（三）办公环境安全管理方法1、要营造一个安全、健康的环境，就必须以下方面加强管理：•（1)防盗。(2)防火。（3）防止意外伤亡。2、办公环境安全检察的程序（1）确定检查周期（2）发现隐患后报告并解决（3）做好记录3、办公设备使用基本规范(1）熟练使用，正确操作。(2)定期保养、维修，及时修理。(3)保持清洁，防尘、防晒。(4)每天下班前关闭设备，切断电源。•综合作业.doc