70ISO文件格式标准化讲解

ISO文件格式标准化讲解教材编号：Audit-2015-01版本：A制作单位：制度稽核制作日期：3/24/2015制作者：本次讲解内容：一、ISO文件格式制作二、文件与资料档案管理一、ISO文件格式制作1.文件编写的基本要求2.文件的编制框架3.文件编制技巧4.制流程图-图形形状5.文件格式注意事项1.格式基础要求标准用纸标准A3、A4纸张，不可为二手纸。纸张一定要干净整洁。版本通常以阿拉伯数字1-9做进阶管制，最初发行为1.0版，若内容有任何大小变更，则需进一阶为1.1版，以此类推。版本是控制该文件之修订的管制，故只在封面中记录之。版序通常以A、B、C….顺序编码，最初发行为A版。若修正该页，第一次修正则进位到B版，第二次该页修订为C版，以此类推，每次版本之变更可容许多页版序同时进位。日期第一次发行时撰写日期、版序日期、变更日期这三个日期须一致，如第二次发行时只须变更版序日期及变更日期，撰写日期不管发行到第几次都不能更改。当版之发行日期由文管中心填写。1.ISO文件撰写使用微软Word、Excel2.文件抬头放在「视图/页眉」功能中。3.中文中文字体统一为宋体，封面字体大小如附图，内文字体为14#，标点符号为全角，凡引述名称一律用书名号（《》）表示、引述表单名称则以上下引号（「」）表示，流程图及判断性文字（YES/NO）可视页面大小自行调整，但不得小于8#字。4.版面设定之左边界为1.5cm；右边界为1.5cm；上边界为1.5cm；下边界为1.5cm。5.正文格式之段落的间距中为固定值24磅；与前段距离0.5行，后段距离为0。6.会签至相关单位，以最新组织架构为准1.格式基础要求1.格式基础要求1.文件撰写各段落及其分点说明皆以阿拉伯数字表示并以点（.）分出其层次，如5.0。2.各段落及各阶分点说明，须上、下对齐并于每段叙述结尾以句号（。）作为该段落之结束。3.分点说明最多至第四阶，如6.1.4.3。4.写内容若超过四阶或为举例项时则不用分点说明而一律以左右括号含阿拉伯数字如（1）表示；再下阶则以左右括号含阿拉伯数字如（1）表示；再下阶则以左右号含英文大写字母如（A）表示。二阶文件之架构1.0目的：说明为什么开展该项活动。2.0范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．）范围。3.0职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。4.0定义：说明文件中使用的专有之名词、缩写。5.0作业内容：流程步骤的详细文字说明。6.0流程图：使用统一的符号，以图解方式说明流程。7.0参考文件：列出该文件内所提到作业应参考使用这其他文件名称与编号，以及文件所定义或参考之文件＆表单名称与编号。8.0附件：列出文件所提应参阅之附件之名称、标签、用章等。2.文件的编制框架2.文件的编制框架三阶文件：（其他项目之架构）（如「作业规范」、「编号原则」、「名册」等）1.0目的：该WI之目的。2.0范围：该WI所涵盖之部分。3.0组织与权责：简述该文件相关部门之组织结构及其应负之职责。4.0名词解释：专有名词说明。5.0作业流程图；说明各项作业之流程图。6.0作业说明：作业说明可依需要分类撰写。7.0注意事项：特别说明之部分。8.0参考文件：列出该文件内所提到作业应参考使用之其他文件名称与编号及文件所定义之表单名称与编号。9.0附件：列出文件所定义标签、用章等。2.文件的编制框架三阶文件：检验（测试、试验）规范之架构1.0目的：为该检测规范之目的。2.0范围：受检测物所涵盖之范围。3.0组织与权责：简述该文件相关部门之组织结构及其应负之职责。4.0名词解释：专有名称说明。5.0作业流程图：说明各项作业之流程。6.0作业说明：检测步骤说明。7.0使用设备：检测中所需使用之仪器设备及工具名称。8.0环境规定：检测环境如温度、湿度等之规定。9.0抽样基准：受检测样本之选取方式。10.0判定标准：检测合格与不合格之基准。11.0注意事项：特别说明之部分。12.0图示：可依需要图示说明。13.0附件：列出文件所定义之标签、用章等。2.文件的编制框架三阶文件：设备（仪器）使用保养规范之架构1.0目的：为该操作规范之目的。2.0范围：为该操作规范所涵盖或适用之范围。3.0项目：所需操作之项目说明。4.0名词解释：专有名词说明。5.0环境规定：作业环境如温度、湿度等之规定。6.0辅助器材或工具。7.0程序：操作步骤说明。8.0注意事项：特别说明之部分。9.0图示：可依需要图示说明。10.0附件：列出文件所定义标签、用章等。2.文件的编制框架三阶文件：校正规范之架构1.0目的：为该校正规范之目的。2.0范围：为该校正规范所涵盖或适用之范围。3.0项目：所需校正之项目说明。4.0使用设备：校正作业所需之仪器、设备或工具。5.0名词解释：专有名词说明。6.0环境规定：校正环境如温度、湿度等。7.0程序：校正之程序。8.0注意事项：特别说明之部分。9.0附件：列出文件所定义标签、用章等。3.文件編制技巧确定过程的涉及部门及职责。先绘制流程图。首先確保流程正确。结合ISO要求和实际工作，確定流程图应涉及的內容。根据流程图的步骤及內容编写程序作业说明。4.制流程图－图形形狀1.绘制流程图时，应将事物之单位顺序排列以减少线的交叉，使流程简洁明白；流程之走向为由左而右，由上而下，并需注明此流程所涉及之表单及文件。2.由一符号连至另一符号时，必须使用箭线。3.流程之进同需以「作业」、「判断」、「存档」或「终（节）点」为起迄，或是从箭线本身进出，但须考虑其美观性。4.流程图所使用之标题应以括号包含名称，（如〈文管〉）表示4.制流程图－图形形狀4.制流程图－图形形狀（列图）5.格式注意事项1.使用部门名称应统一会签。2.在ISO文件或流程图中所引用的文件名称或记录、表单的名称亦应正确统一。3.会签之前请以E-mail的形式传电子档先给到DCC初审文件格式。4.ISO文件撰写完成后需附上「新/修订文件(表单)审查申请单」(QP-001-FM01)传签。5.各相关单位在进行文件资料(记录)会签/核准时，会签及核准人员必须采用手签的方式进行签名（中文名）和填写日期，不可以采用盖章的方式。6.文件传至与该程序文件相关之执行配合单位的一系列签核作业，审核及核准权限可依文件（QP-001）《文件与资料控制程序》3.3之内容作业。7.会签栏位以最新的组织架构去会签各单位。8.文件每次撰写的最新日期与发行日期之间的时间间隔不可超过1个月。9.受控文件在发行后，如工作需要在复印件上进行内容修改时，请责任单位半个月内必须重新变更内容版本升级，会签完后到文管发行。10.受控文件不得私自影印，相关单位有需求时可填「文件申请单」（QP-001-FM04）申请。二、文件与资料档案管理1.文件与资料管理的重要性2.文件处理流程3.档案管理1.文件与资料管理的重要性文件管理人员的工作就像一部机器的小螺丝钉，如果掉了或放的位置不对，这部机器就沒办法运作的好。2.文件处理流程※文件的分发及传阅的登记工作往往被忽视，主办人员认为自己经手的工作处理的很清楚，勿需注明。但实际上时间一长便会记不清情况，或是有相关人员提取资料会不知从何查起，工作交接人员也会因不了解过去的狀况而造成文件找不到或丟失！2.文件处理流程收文处理签收→登记→传阅→归档1、文件的签收，应建立文件签收单2、文件的登记2.1、收文登记的项目；(收文日期、收文编号、来文单位、文件緩急程度、标题及內容摘要、份数、附件、处理状況)2.2、收文登记力求及时、准确、简便、易查找等。3、文件的借阅登记3.1登记清册借阅部门、姓名、工号、借阅时间、归还时间，以便文件的追踪。2.文件处理流程文件的送签1、如有与来文相关的资料或需参照的资料可一并附上。2、文件的装订。3、文件的签办及传签，可充分利用卷宗或文件夾等工具。4、注意区分文件的审核会签及知会，减少大量的会签动作，加强文件时效。5、把关文件品质(內容及附件是否齐全，字迹是否清晰)6、文件会签方式，由文件传送人员传快递会签。2.文件处理流程文件的分发、传阅1、认夫阅读文件，了解文件內容，准确划分文件类型，把握轻重緩急，避免将需签办的文件作为知会文件貽误工作，或将知会文件作为签办文件处理，給上司和办理部门不必要的工作。2、熟悉了解各部职掌，減少不必要的周转环节，以求文件及时准确传送。3、做好分发、传阅文件的登记，有据可查，便于追踪。4、文件传签单的利用。5、传阅文件为非办理性文件，应合理调度、分清主次，与主题相关性较大的优先传阅。6、各单位需指派专人负责文件的收发及保管，使文件迅速准确传递，确保文件之整洁、完整，不得于管制文件上随意书写涂改，亦不得丢失。版本更新时，配合旧版资料及时回收作业，防止误用。3.档案管理档案管理十项注意：1、每個文件柜应建立文件夹目录导卡(排列及编号)；2、每天的首件工作是文件归档，确保最新文件入档；3、档案资料应分类按順序排列，並编制目录索引；4、文件装订及打孔要一致，使文件存放平整；5、去掉所有文件的回型针，必须放在一起的文件用订书针订好。否则散页会误入其他文件，按时间顺序分类入卷，把最新文件放在最上面或前面；6、对文件夹中被取走的文件或作废的文件要在目录索引中说明备注；7、及时清理装满的文件，纠正分类不正确的文件，作分类转移或区隔；8、文件索引需使用方便及随时更新；9、及时仔细归档将大大提高办公效率；10、下班前锁好文件柜。3.档案管理文件归档文件是作业的记录与依据，所以在归档的时候既要保证文件品质，又要做好检索工具(文件目录、资料清单等)，以利于相关人员快速查找。档案专人保管分类文件保存期限并区隔，注意防潮、防火、防盜等，并建立查阅制度。确保文件整洁、完整，不得于文件上随意书写标示及涂改，并要时常留意文管每日发文、核对文件是否为最新版，将文件编列索引一览表列册至存档文件夹，以便识别文件是否为最新版本。利用电子工具进行档案管理将更安全、准确、迅速、方便！并定期备份电子档案。交流时间